Poradnik Przedsiębiorcy

Dlaczego warto zadbać o potwierdzenie odbioru wynagrodzenia za pracę?

W dzisiejszych czasach pracownicy z reguły otrzymują wynagrodzenie na konto bankowe, jednak zdarzają się jeszcze sytuacje, kiedy wynagrodzenie wypłaca się w gotówce do rąk pracownika. O tym, czy konieczne jest wówczas potwierdzenie odbioru wynagrodzenia za pracę, przeczytasz w artykule.

Wypłata wynagrodzenia za pracę – na jakich zasadach?

Jak wskazuje Kodeks pracy (dalej kp), pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę (art. 84 kp). Wynagrodzenie za pracę wypłacane jest co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 § 2 kp). Miejsce, termin i czas wypłaty powinien zostać określony w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy (art. 86 § 1 kp). Od 2019 roku wynagrodzenie powinno być domyślnie wypłacane w formie bezgotówkowej, na rachunek bankowy pracownika, o czym stanowi art. 86 § 3 kp.

Art. 86 § 3 Kodeksu pracy
„Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych”.

Według przytoczonego przepisu wypłata wynagrodzenia do rąk własnych może mieć miejsce jedynie w przypadku, gdy pracownik złoży u pracodawcy odpowiedni wniosek.

Wynagrodzenie wypłacane do rąk pracownika – na co należy zwrócić uwagę?

To pracownik decyduje o formie przekazania mu pensji za wykonaną pracę. W przypadku wypłat w gotówce warto pamiętać o podpisaniu przez pracownika potwierdzenia odbioru wynagrodzenia, przy czym przepisy prawa pracy nie zobowiązują pracodawcy do stosowania tej zasady.

Pracodawca wypłacający pracownikowi wynagrodzenie do rąk ma prawo zażądać od niego pokwitowania (art. 462 Kodeksu cywilnego). Jeżeli pracownik odmówi, pracodawca może nie wypłacić pracownikowi wynagrodzenia lub złożyć je do depozytu sądowego.

Wypłacając wynagrodzenie w gotówce, pracodawca ma prawo zażądać od pracownika potwierdzenia odbioru.

Przykład 1.

Pan Michał złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, W sierpniu 2020 roku pracownik odmówił pracodawcy podpisania odbioru wynagrodzenia za lipiec, w związku z czym pracodawca nie dokonał wypłaty. Pan Michał wniósł pozew do sądu, a ten nakazał pracodawcy wypłatę wynagrodzenia. Sąd zaznaczył również, że ze względu na odmówienie pokwitowania odbioru wynagrodzenia pracodawca nie miał obowiązku jego wypłacenia.

Jeżeli mimo braku pokwitowania odbioru wynagrodzenia pracodawca je wypłaci, a pracownik wystąpi na drogę sądową, pracodawca może mieć problem z udowodnieniem dokonania wypłaty. Konsekwencją tego może być podwójne wypłacenie wynagrodzenia pracownikowi.

Pokwitowanie odbioru wynagrodzenia jest dokumentem, który powinien być przechowywany w dokumentacji płacowej. Dodatkowo ma znaczenie dowodowe.

Pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić dla każdego pracownika indywidualną kartę z wypłaconymi wynagrodzeniami za pracę i innymi świadczeniami z nią związanymi. Taki obowiązek nakłada rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z § 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy).

Potwierdzenie odbioru wynagrodzenia na zbiorczej liście

Nieraz można spotkać się ze zbiorczymi listami płac, na których pracownicy kwitują fakt odbioru wynagrodzenia. Czy jednak jest to zgodne z prawem? Tu należy uwzględnić przede wszystkim przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Zgodnie z RODO zbiorczy dokument zawierający informację takie jak imię, nazwisko i wysokość wynagrodzenia każdego zatrudnionego pracownika nie narusza niczyich praw, pod warunkiem że osoby, których dane znajdują się na dokumencie, wyraziły zgodę na odczytanie ich przez współpracowników.

Z powyższych względów bezpieczniejsze jest stosowanie indywidualnych list dla każdego pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie w gotówce do ręki. W sytuacji gdy pracodawca prowadzi kasę, wówczas potwierdzeniem może być również dokument KW (kasa wypłaci).

Potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia pracownikowi w wFirma.pl

Potwierdzenie odbioru wynagrodzenia za pracę może stanowić dokument KW. Użytkownik systemu wFirma.pl, który ma włączony moduł kasowy, w prosty sposób doda potwierdzenie wypłaty. Po sporządzeniu listy płac należy przejść do zakładki START » KASA » DODAJ DOKUMENT KASOWY i z listy wybrać DODAJ ROZCHÓD KW.

Po pojawieniu się okna w pierwszym polu wybrać należy kogo dotyczy dokument – tu będzie to pracownik. Kolejne pole to miejsce, w którym wskazuje się, komu konkretnie zostanie wypłacona gotówka. Następnie wyznacza się datę przekazania środków. Ważne jest wpisanie tytułu, z jakiego występuje zapłata, np. Wynagrodzenie za miesiąc czerwiec 2020 roku. Na samym końcu podaje się kwotę wypłaty zgodną ze sporządzoną listą płac.

Tak sporządzony dokument można wydrukować poprzez zaznaczenie wpisu i wybór DRUKUJ DOKUMENT KASOWY.

Wtedy na dysk zostanie pobrany druk w formacie PDF, który można przekazać do podpisu pracownikowi.

Podpisane KW należy przechowywać wraz z innymi dowodami wypłaty – mogą zostać podpięte pod listę płac czy indywidualną kartę wypłat gotówkowych pracownika.