Przekazanie pracownikowi alkoholu w formie prezentu

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy przekazanie pracownikowi alkoholu w formie prezentu może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Upominki wręczane podczas wyjazdów integracyjnych czy okazji świątecznych są popularną praktyką, jednak kwestia kwalifikacji wydatków na alkohol wymaga szczególnej uwagi ze względu na przepisy podatkowe oraz stanowiska organów skarbowych.

Wydatki dotyczące pracowników na cele prowadzonej działalności a koszt uzyskania przychodu

Aby móc określić, czy dany wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu, należy każdorazowo dokonać indywidualnej oceny pod kątem określenia występowania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem z działalności gospodarczej.

Nawiązując do art. 22 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT), wydatki firmowe będą uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli:

zostały poniesione przez podatnika, z jego środków;
zostały przeznaczone na cele prowadzonej działalności gospodarczej;
są definitywne, tzn. nie zostały podatnikowi zwrócone w żadnej formie, np. dotacji, subwencji, innego typu zwrotu kosztów;
zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
nie znajdują się w katalogu wydatków ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów;
zostały prawidłowo udokumentowane.

To podatnik, a więc przedsiębiorca ponoszący każdy wydatek firmowy, musi być w stanie wykazać jego racjonalność w prowadzonej działalności gospodarczej. W razie ewentualnej kontroli powinien on uzasadnić, że dany wydatek (dane wydatki przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów) ma związek z uzyskiwanymi z działalności przychodami.

Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

Koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności to także koszty związane z pracownikami. Mogą one dotyczyć:

wynagrodzenia zasadniczego;
wszelkiego rodzaju nagród, premii, innych benefitów;
diety i wydatków związanych z podróżą służbową;
wydatków związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, z imprezami integracyjnymi;
wydatków związanych z zapewnieniem pracownikom świadczeń medycznych, benefitów dotyczących poprawy kondycji fizycznej, innych;
wydatków związanych z wyżywieniem;
wydatków okolicznościowych;
pozostałych dodatkowych świadczeń dla pracowników.

Powyższe wydatki są jak najbardziej związane z prowadzoną przez podatnika działalnością i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, zwiększenie motywacji do pracy, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy.

Zobacz też:

Przekazanie pracownikowi alkoholu w formie prezentu a koszty uzyskania przychodu

Prawodawca w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT wyszczególnił wydatki wprawdzie poniesione na cele działalności gospodarczej, ale które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przepis ten wprost określa, że kosztem uzyskania przychodów nie jest wydatek na alkohol. Co więcej, kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki na koszty o charakterze reprezentacyjnym.

Ustawa nie zawiera jednak definicji pojęcia „reprezentacja”. Z wydanych wyroków oraz interpretacji indywidualnych można jednak wysunąć wniosek, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności.

W sytuacji, gdy przeważającym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu, wówczas koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Reprezentacja to każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Należy w tym momencie przywołać interpretację ogólną MF z 25 listopada 2013 roku (sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), w której odniesiono się do wydatków na alkohol na gruncie kosztów firmy o cechach wydatku reprezentacyjnego: „[…] Jakkolwiek NSA w wyroku tym podkreślił potrzebę indywidualnej oceny stanu faktycznego konkretnej sprawy dotyczącej kwalifikowania kosztów (wydatków) jako kosztów reprezentacji, analiza tego orzeczenia pozwala na wysunięcie poniżej wskazanych tez o charakterze ogólnym, które powinny być pomocne przy wykładni przepisów art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. Z wyroku tego wynika zatem, iż:

wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków.
dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych etc., tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności, w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi przepisów art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. lub art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na »obiady dla rodziny«, »fundowane przyjęcia dla znajomych«, »na usługi rozrywkowe«. Tego rodzaju, przykładowo podane wydatki, niemieszczące się w kategorii kosztów uzyskania przychodów, nie mogą być w ogóle rozważane w kontekście wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. […]”.

Wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT to takie, które w zdecydowanej większości mają cechy reprezentacji.

Jeżeli przekazanie określonych upominków czy prezentów ma za zadanie jedynie stworzenie pozytywnego obrazu przedsiębiorstwa, wówczas takie wydatki podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów, ponieważ stanowią koszty o charakterze reprezentacyjnym.

Czy przekazanie pracownikowi alkoholu w formie prezentu stanowi wydatek reprezentacyjny?

W interpretacjach indywidualnych występują jednoznaczne stanowiska fiskusa, które wskazują na obowiązek wyłączenia z kosztów wydatków na zakup alkoholu przekazanego pracownikom w formie upominku czy prezentu.

Potwierdza to od lat zdecydowana większość interpretacji indywidualnych, np. z:

5 kwietnia 2023 roku o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.25.2023.2.SG,
17 października 2025 roku o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.430.2025.2.AW,
8 lipca 2025 roku o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.253.2025.4.PK,
21 stycznia 2021 roku o sygn. 0115-KDIT3.4011.705.2020.1.KR,
18 maja 2021 roku o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.86.2021.2.JS,
5 czerwca 2026 roku o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.243.2026.2.GG,
16 czerwca 2021 roku o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD.

Bardzo często w interpretacjach indywidualnych przytaczane są przepisy Ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Nawiązując do nich, Dyrektor KIS wskazuje, że promocja spożywania alkoholu, i to niezależnie, w jakiej formie, np. poprzez przekazanie prezentu dla pracownika, jest uznawana za działanie sprzeczne z obowiązkami pracodawcy dyskwalifikujące taki wydatek z katalogu kosztów uznanych za podatkowe. Nie znajdują one żadnego związku z osiąganymi przez pracodawcę przychodami.

Ponadto wydatki na zakup alkoholu równie często są uznawane za koszty reprezentacji, które także są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Tego typu wydatki pracodawca musi więc uznać za pozostający poza związkiem przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą, o którym mowa w art. 22 ust.1 ustawy o PIT.

Już od lat stanowiska organów podatkowych zdecydowanie wykluczają możliwość ujęcia wydatków dla pracowników na zakup alkoholu w kosztach podatkowych.

Jeśli więc pracownik otrzymuje alkohol, to taki wydatek należy wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej. Jeżeli natomiast w składzie prezentu, zestawu upominkowego obok innych prezentów występuje alkohol, wówczas pracodawca musi wyłączyć jego wartość z tego prezentu i zakwalifikować jako wydatek niestanowiący kosztów uzyskania przychodów.

Polecamy:

Kasa fiskalna w 2026 roku dla kogo?