Przedsiębiorcy coraz częściej dają swoim kontrahentom różne prezenty. Dotychczas były to głównie różne gadżety z logo firmy. Obecnie coraz częściej podatnicy dają swoim kontrahentom w prezencie alkohole. Planując zakup alkoholu dla klienta przedsiębiorcy zastanawiają się, jak taki zakup mają rozliczyć.
Reprezentacja – wyłączenie z kosztów
Na wstępie przypomnijmy, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.
Tym samym, dokonując oceny, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.
Powyższe wydatki nie są kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
W świetle treści tego przepisu za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz definitywnie poniesione wydatki, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, o ile nie zostały one wymienione w katalogu kosztów (wydatków) zawartym w art. 16 ust. 1.
W kontekście tym istotne jest również, aby ocena zachowania podatnika kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu – osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła – co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty.
Przy ustalaniu dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów takich wydatków, które zostały wymienione w tym przepisie.
Zatem ustawa o CIT wprost eliminuje z kategorii kosztów uzyskania przychodów te wydatki, które poniesiono na reprezentację, w szczególności zaś na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Co do zasady, elementem kosztu determinującym niedopuszczalność zakwalifikowania go do kosztów uzyskania przychodów jest sam cel jego poniesienia. W konsekwencji takiej redakcji cytowanego przepisu wymienione w nim przykładowe wydatki (ponoszone na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów) będą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że nie zostaną poniesione na reprezentację podatnika.
Pojęcie „reprezentacja” nie zostało zdefiniowane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych oraz przepisach innych ustaw. Było ono natomiast wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć organów podatkowych i sądów administracyjnych, w tym m.in. wydanym w składzie siedmiu sędziów wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 roku, sygn. akt II FSK 702/11.
W tym wyroku sąd podniósł, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika na potrzeby ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie reprezentacji kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Celem zatem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie – jak stwierdził NSA w powyższym wyroku – pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.
Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ich ponoszenia jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Jednocześnie sąd podkreślił, że kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.
Zakup alkoholu dla klienta a koszt podatkowy
W przypadku jubileuszu firmy, świąt lub innych okazji przedsiębiorcy rozdają swoim kontrahentom alkohole.
Przykład 1.
Spółka obchodzi 5-lecie swojej firmy. Z tej okazji przekazała swoim głównym kontrahentom alkohol (wina ze średniej półki cenowej). Powyższe ma na celu podziękowanie kontrahentom za współpracę. Czy zakup i rozdanie alkoholu można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu?
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, lecz także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.
Podkreślić należy, że pomiędzy zakupem upominków w postaci wina a przychodem podatnika występuje związek przyczynowo-skutkowy. Zakup wina bardzo często pozostaje w pamięci klientów, co przyczynia się do pozytywnego odbioru oraz budowania pozytywnych relacji z klientem. Wydatek ten wpływa na zabezpieczenie źródła przychodu. Darując kontrahentom przedmiotowe upominki, podatnik dba o swój pozytywny wizerunek na rynku, a to wpływa na zabezpieczenie źródła przychodów.
Zakup powyższych upominków i wręczanie ich kontrahentom jest ogólnie przyjętym zwyczajem, czymś, czego oczekują klienci. W obecnych realiach prowadzenia działalności gospodarczej stały się one zwykle przyjętym obyczajem. W naszej sprawie należy zauważyć, że rozstrzygnięcia wymaga, czy wymienione wydatki ukierunkowane będą na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też mają na celu zachęcanie kontrahentów do utrzymania kontaktów oraz nabywania oferowanych towarów. W przypadku alkoholu należy podkreślić, że ma on cel bardziej reprezentacyjny. Tym samym w naszym przypadku podatnik nie zaliczy do kosztów zakupu alkoholu.
Podsumowując, mimo że rozdawanie alkoholu kontrahentom stało się przyjętym zwyczajem, nadal zakupu nie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu.
