Zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, określają przepisy prawa pracy. Trzeba pamiętać, że w tym obszarze funkcjonują postanowienia RODO, które przewidują pewne instrumenty, na podstawie których administrator danych – ze względu na swój uzasadniony interes – może wystąpić o udostępnianie dodatkowych informacji przez kandydata do pracy. Jak przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy z ograniczeniami rzeczywiście wygląda w praktyce – piszemy na ten temat poniżej w artykule.
Przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy z ograniczeniami – podstawy prawne
Omawiając tematykę przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy z uwzględnieniem ograniczeń, należy sięgnąć do przepisów zawartych w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.), zwanej dalej „kp”.
Drugim aktem normatywnym znajdującym zastosowanie w tym zakresie jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1), określane dalej jako „RODO”.
Dane osobowe wymagane od kandydata do pracy na podstawie Kodeksu pracy
Zakres przedmiotowy informacji mających cechy danych osobowych, których można żądać od kandydata do pracy, określają przepisy art. 22(1) § 1 kp. Oznacza to, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
W zasadzie jest to zamknięty katalog informacji – może on zostać poszerzony jedynie wówczas, gdy istnieje ku temu wyraźna podstawa prawna.
Ponadto pracodawca żąda podania danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Przepis ten dotyczy regulacji szczególnych, które określają dodatkowe wymagania kwalifikacyjne dla osób zamierzających pracować w pewnych zawodach.
Kolejną kwestią jest dopuszczalność wymagania od kandydata do pracy zaświadczenia o niekaralności – tutaj sprawa jest jasna, bowiem ogólne przepisy prawa pracy nie upoważniają pracodawcy do kierowania tego typu żądań. Jest to natomiast dozwolone, jeżeli wymóg przedłożenia takiego zaświadczenia wynika wprost z przepisu rangi ustawowej.
Przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy z ograniczeniami a postanowienia RODO
Katalog danych osobowych, jakich można żądać od kandydata do pracy, wskazują omówione wcześniej przepisy kp. Postanowienia RODO określają z kolei prawa i obowiązki zarówno pracodawcy (administratora danych), jak i osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
W tym kontekście trzeba wspomnieć o podstawowym warunku niezbędnym do przetwarzania danych, czyli o zgodzie osoby, której dane dotyczą.
W konsekwencji zgoda na przetwarzanie danych osobowych może przybrać formę oświadczenia lub działania jednoznacznie wskazującego na akceptację procedur dotyczących przetwarzania danych podejmowanych przez dany podmiot.
Warto podkreślić, że osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili wycofać zgodę na przetwarzanie swoich danych, przy czym nie może to nieść dla niej negatywnych skutków, co jednoznacznie wynika z przepisów kp.
Przetwarzanie danych osobowych w rozszerzonym zakresie tylko za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Po krótkiej analizie przepisów kp i RODO możemy przyjąć założenie, zgodnie z którym nie można żądać od kandydata do pracy innych danych osobowych, niż to wynika z omawianych regulacji prawnych. Takie arbitralne rozszerzenie mogłoby stanowić pole do rozmaitych nadużyć, zaś kontrola przetwarzania uległaby istotnemu zachwianiu. W konsekwencji takie działania mogą spowodować problemy także dla pracodawcy (właśnie poprzez zarzut nieuprawnionego prowadzenia operacji na danych osobowych osoby ubiegającej się o pracę). Co zatem w takiej sytuacji, jeżeli pracodawca chciałby mieć możliwość dostępu do informacji o przyszłym pracowniku w szerszym zakresie? Odpowiedzi na to pytanie dostarczają zapisy ujęte w art. 22(1a) § 1 kp.
Oznacza to, że kandydat na pracownika może z własnej woli przedstawić inne informacje niż te wymagane na podstawie art. 22(1) § 1 kp. Mimo zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie przedłożone dane nie mogą zawierać adnotacji dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa (informacja o karalności).
Przykład
Pani Marianna odpowiedziała na ogłoszenie jednej z firm prowadzących rekrutację na stanowiska biurowe, w tym obejmujące pracę w dziale kadrowo-płacowym. Kandydatka posiada już doświadczenie w zakresie wymagań do pracy na tych stanowiskach. Podczas wstępnej rozmowy oceniającej pani Marianna przedstawiła wymagane przez kp dane. Ponieważ bardzo zależało jej na uzyskaniu zatrudnienia, przedłożyła także referencje z poprzednich miejsc pracy oraz zaświadczenie o niekaralności. O ile kandydatka do pracy może udostępnić ze swojej woli opinie od dotychczasowych pracodawców, o tyle informacja o karalności nie może być zawarta w dokumentacji rekrutacyjnej, co wynika wprost z ograniczenia wprowadzonego na mocy art. 22(1a) § 1 kp w związku z art. 10 RODO.
Ponadto, w myśl art. 22(1b) § 1 kp, zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę tzw. wrażliwych danych osobowych, czyli takich, które zostały wskazane w art. 9 ust. 1 RODO. Jest to dopuszczalne wyłącznie w przypadku, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, przy czym brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata do pracy, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.
Przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy z ograniczeniami – podsumowanie
Dane osobowe, jakie kandydat do pracy jest obowiązany przedstawić przyszłemu pracodawcy, określają przepisy kp. Generalnie jest to zamknięty katalog informacji, zaś jego poszerzenie jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu wyraźna podstawa prawna.
Brak takiego umocowania wyrażonego w konkretnym zapisie ustawowym nie zezwala na żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie przedłożenia danych wykraczających poza kodeksowy wykaz. Przetwarzanie danych w rozszerzonym zakresie jest możliwe tylko za zgodą osoby objętej rekrutacją. Wspomniana zgoda nie może jednak wykazywać danych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa (informacja o karalności).
