Praca zdalna w Kodeksie pracy – 10 rzeczy, o których należy pamiętać

Praca zdalna w 2023 roku na stałe znalazła swoje miejsce w przepisach. Kodeks pracy porządkuje zasady pracy zdalnej i wprowadza nowe reguły, które należy stosować. W artykule przedstawimy 10 obowiązków związanych z chęcią wprowadzenia tego rozwiązania w firmie.

Czym jest praca zdalna?

Nowe przepisy wprowadzają definicję pracy zdalnej. Zgodnie z nimi jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracownik może więc świadczyć pracę całkowicie zdalnie, jak i w tak zwanym modelu hybrydowym (zarówno zdalnie, jak i w siedzibie pracodawcy).

10 obowiązków związanych z wprowadzeniem pracy zdalnej w firmie

Ustawodawca przewidział dodatkowe obowiązki dla pracodawców wprowadzających w swoim zakładzie pracę zdalną na stałe. Poniżej przedstawiamy kilka istotnych zmian, o których nie wszyscy wiedzą.

1. Przygotowanie oceny ryzyka zawodowego

Praca zdalna musi odbywać się w bezpiecznych i higienicznych warunkach, dlatego pracodawca zobowiązany jest do dokonania oceny jej ryzyka zawodowego. Natomiast pracownik może rozpocząć pracę zdalną po zapoznaniu się z tą oceną oraz z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Potwierdzeniem zapoznania się tymi przepisami jest złożenie przez niego odpowiedniego oświadczenia.

2. Przygotowanie procedury ochrony danych osobowych

Przepisy wprowadzają konieczność sporządzenia procedury ochrony danych osobowych oraz gdy jest taka potrzeba – przeprowadzenia instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Co ważne, pracownik powinien potwierdzić odbycie takiego szkolenia. Jest to istotne, ponieważ przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Takiej kontroli mają podlegać procedury ochrony danych osobowych.

3. Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej

Wprowadzając pracę zdalną, należy określić zasady jej wykonywania. Co istotne, wprowadza się je w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub
• regulaminie – jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (konieczne są tu konsultacje z przedstawicielami pracowników) lub
• poleceniu wykonywania pracy lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem – gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin.

Dokumenty te powinny zawierać zasady:

• pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
• ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu za wykorzystywanie prywatnych sprzętów pracownika w celu wykonywania pracy;
• porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, m.in. sposób potwierdzania obecności;
• kontroli wykonywania pracy zdalnej;
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• kontroli w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji;
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

4. Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną

Pracodawca w przypadku niektórych grup pracowników musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. Dotyczy to przede wszystkim:

1. kobiet w ciąży;

2. rodziców dzieci:

• do ukończenie przez nie 4. roku życia;
• posiadających zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• posiadających opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;

1. tych, którzy sprawują opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobami pozostającymi we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca ma prawo do odmowy uwzględnienia takiego wniosku. Jest to jednak dopuszczalne tylko w przypadku, gdy taki rodzaj pracy nie jest możliwy:

• ze względu na organizację
• lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W razie odmowy konieczne jest podanie na piśmie przyczyny podjęcia takiej decyzji w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.

5. Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy

Zgodnie z nowymi przepisami pracownik wykonujący pracę zdalną powinien mieć zapewnione:

• materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub
•  pokrycie kosztów związanych z tymi czynnościami.

6. Pokrycie kosztów pracy zdalnej

W związku z pracą zdalną pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi koszty:

• eksploatacji narzędzi pracy;
• energii elektrycznej;
• usług telekomunikacyjnych;
• bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został zawarty w akcie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej.

Pokrycie kosztów lub ekwiwalentu (w przypadku niezapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy) może być zastąpione wypłatą ryczałtu. Jego wysokość powinna wówczas odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Zwrot kosztów, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych – czyli są nieopodatkowanie i nieoskładkowane.

7. Uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia

W przypadku pracy zdalnej konieczne jest rozszerzenie o dwa dodatkowe punkty:

• informację o warunkach zatrudnienia, którą przekazuje się pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (w przypadku uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę);
• treść informacji przekazywanej pracownikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej (w przypadku zmiany formy wykonywania pracy na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia).

W tych dokumentach konieczne jest:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
• wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

8. Zaakceptowanie wniosku o zaprzestanie pracy zdalnej

Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą złożyć wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Po jego złożeniu strony ustalają termin, od którego nastąpi powrót do pracy w biurze – co ważnie, nie może on być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Gdy strony nie ustalą daty powrotu do pracy w biurze, wówczas przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

9. Zapewnienie równości w zatrudnieniu

Przepisy wprowadzają obowiązek traktowania pracowników wykonujących pracę zdalną w zakresie:

• nawiązania i rozwiązania stosunku pracy;
• warunków zatrudnienia;
• awansowania;
• dostępu do szkoleń

– nie mniej korzystnie niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, przy czym powinien on uwzględniać sposób wykonywania pracy.

10. Praca zdalna na polecenie pracodawcy tylko w dwóch przypadkach

Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy jest możliwe tylko w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Dopuszczalne jest to tylko wtedy, gdy pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie pracy zdalnej może zostać cofnięte w każdym momencie z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem.

Nowelizacja w zakresie pracy zdalnej była długo wyczekiwana przez pracodawców i pracowników. Jak widać, ustawodawca przygotował związany z nią szereg dodatkowych obowiązków, jakie powinien spełnić pracodawca decydujący się na to, że w jego zakładzie zostaje wprowadzona praca zdalna.