Każda, nawet najmniejsza firma, działa w ramach określonej strategii. Początkowo jest to plan w głowie jej właściciela, później - wraz z rozrastaniem się działalności - zostaje on przelany na papier i przekazany kolejnym pracownikom (i/lub wspólnikom). Ważnym, ale traktowanym często po macoszemu elementem ogólnej strategii firmy, jest strategia personalna (strategia HR). Czym ona dokładnie jest? Po czym poznać, że nadszedł czas, by poświęcić jej trochę czasu? Jak ją zbudować? Odpowiedź na te i inne pytania związane ze strategią personalną znajdziesz w niniejszym artykule.
Czym jest strategia personalna?
Zanim powiemy o tym, w jaki sposób powinna zostać stworzona strategia personalna firmy, przybliżymy, czym ona tak właściwie jest. Jak zostało wspomniane na wstępie, stanowi ona element ogólnej strategii firmy, razem z np. strategią finansową, strategią marketingową, strategią produkcyjną. Dotyczy ona - jak sama nazwa wskazuje - zarządzania kapitałem ludzkim w firmie.
Mówi się o dwóch głównych zasadach, jakimi należy kierować się, tworząc efektywną strategię personalną:
- wywodzi się z ogólnej strategii biznesowej firmy,
- wzmacnia interesy zarówno pracodawcy, jak i zatrudnionych pracowników.
W literaturze przedmiotu można znaleźć wiele klasyfikacji strategii personalnych, jednak nie zostaną one zaprezentowane w niniejszym artykule. Warto wspomnieć o tym, że każda firma ma własną specyfikę, w związku z czym nie można przedstawić jednej sprawdzonej strategii personalnej. Korzystanie z dostępnych modeli działania i odpowiednie dopasowanie ich do konkretnych potrzeb, uwarunkowań i okoliczności może jednak przynieść bardzo dobre efekty.
Jakiego rodzaju działania strategiczne obejmuje strategia personalna? Należy tu wspomnieć przede wszystkim o:
- planowaniu - ilu i jakich pracowników będziemy potrzebować, których pracowników należałoby zwolnić, których przesunąć do innego działu,
- rekrutacji i selekcji - w jaki sposób będą pozyskiwani pracownicy, z jakich źródeł,
- rozwoju i doskonaleniu pracowników - jak wygląda kariera w firmie, jakie są możliwości awansu, jaka jest strategia szkoleń,
- badaniu zasobów pracowniczych - jaki jest poziom określonych kompetencji wśród kadry, czy poczynione działania przyniosły pożądany efekt,
- motywowaniu i wynagradzaniu pracowników - jak kształtuje się system wynagradzania w firmie, na jakich działaniach będzie opierał się system motywacyjny firmy,
- systemie ocen - jak będą oceniani pracownicy, przez kogo, według jakich kryteriów,
- sposobie zwalniania pracowników - jak należy postępować przy zwalnianiu personelu.
Zgodnie z ww. zasadami strategii personalnej każde z ww. działań powinno ściśle wiązać się z ogólną strategią funkcjonalną firmy.
Małej firmy nie stać na działanie bez strategii personalnej
Ktoś mógłby powiedzieć, że taka strategia personalna to zbędny element w małej firmie. Przy zatrudnianiu kilku pracowników nie ma mowy o zarządzaniu - każdy wykonuje powierzone mu obowiązki i tyle. Nic bardziej mylnego! Okazuje się, że jedną z poważnych barier blokujących rozwój małych firm jest nieodpowiednie kierowanie ludźmi, a co za tym idzie - nieefektywne wykorzystanie potencjału ludzkiego.
Każdy właściciel firmy powinien zdawać sobie sprawę z tego, że największym skarbem jego przedsiębiorstwa są ludzie. Zarówno na etapie jednoosobowej działalności (gdzie wszystko zależy od zaangażowania jedynego pracownika - właściciela), jak i przy zatrudnianiu kilkunastu czy kilkuset pracowników cała działalność firmy zależy od ludzi. Tak było, jest i będzie - przynajmniej do czasu aż za obsługę klienta i wykonywanie większości zadań będą odpowiedzialne komputery.
Jest to jej fundament, który jeżeli zostanie odpowiednio wzmocniony, może dać silne podstawy to stworzenia czegoś naprawdę wielkiego. Co więcej, ludzie stanowią zasób, którego konkurencja nie może od nas skopiować. Inne firmy mogą się dwoić i troić, próbując powielić nasz produkt czy usługę, jednak nigdy nie uda im się skopiować posiadanych przez nas zasobów ludzkich. Zrozumienie znaczenia kapitału ludzkiego w firmie jest podstawowym zadaniem osoby, która rozkręca i prowadzi własną działalność.
Po czym poznać, że nadszedł czas na opracowanie i wdrożenie strategii personalnej?
Właśnie dlatego również w małych firmach strategia personalna to niezwykle istotny czynnik. Oczywiście do pewnego etapu może być ona wynikiem przemyśleń i intuicji właściciela, jednak z czasem konieczne może okazać się opracowanie strategii z prawdziwego zdarzenia. Po czym można poznać, że nadszedł ten moment?
Przede wszystkim po niepokojących wnioskach z analizy wskaźników finansowych firmy. Niekorzystne wyniki mogą być bowiem skutkiem spadku wydajności pracy pracowników lub niezdolności kadry do realizacji założonych celów (np. przez brak odpowiednich kompetencji lub przeładowanie obowiązkami). Inny symptom stanowią niepożądane zachowania pracownicze, jak np. duża rotacja, częste absencje, brak zrozumienia celów organizacji, brak inicjatyw i zaangażowania, konflikty w zespołach.
Przedsiębiorca może również odbierać sygnały docierające spoza wewnętrznego otoczenia firmy. Do zewnętrznych czynników, które powinny skłonić właściciela firmy do wdrożenia dokładnie przemyślanej strategii personalnej, należy zaliczyć np. wzrost oczekiwań klientów, spadek udziałów w rynku ze względu na działalność konkurencji, pojawienie się nowych technologii.
Powyższe sygnały powinny skłonić przedsiębiorcę do zastanowienia się nad tym, czy firma zatrudnia ludzi, których naprawdę potrzebuje, czy pracownicy są odpowiednio motywowani, czy nie brakuje rąk do pracy, czy kadra posiada właściwe kompetencje, czy właściwie wykorzystuje się potencjał pracowników...
W jaki sposób opracować strategię personalną?
Nie ma jednej recepty na stworzenie właściwej i efektywnej strategii personalnej. Jednak opracowując taki wzorzec działań, w pierwszej kolejności warto odpowiedzieć na następujące pytania:
- gdzie teraz jesteśmy?
- gdzie chcemy znaleźć się za dwa, cztery lata?
- jak chcemy to osiągnąć? jakie metody i zasoby wykorzystamy w tym celu?
Odpowiedzi na te pytania wymagają od przedsiębiorcy:
- określenia mocnych i słabych stron zasobów personalnych w organizacji,
- ustalenia, jaki jest udział pracowników w procesie podejmowania decyzji na poszczególnych szczeblach zarządzania,
- zdefiniowania systemu doboru i stosowania bodźców motywacyjnych w procesie kierowania personelem,
- określenia, jak wygląda polityka wynagradzania,
- opracowania systemy podnoszenia kwalifikacji pracowników,
- stworzenia systemu rekrutacji i ewaluacji pracowników.
Tworząc strategię personalną, należy mieć w głowie jej główny cel - lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich. Nie można również zapominać o powiązaniu z ogólną strategią funkcjonalną firmy. Uświadomienie i zrozumienie tej ostatniej jest niezwykle ważne, ponieważ pozwala na zdefiniowanie kluczowych sił napędowych danego biznesu. Dzięki temu możliwe jest również określenie, jaki wkład mają pracownicy w sukces przedsiębiorstwa (a jest to niezbędne do zbudowania efektywnej strategii personalnej).
Dobrym pomysłem może okazać się przeprowadzenie tzw. analizy SWOT przedsiębiorstwa. Na tej podstawie możliwe będzie zdefiniowanie punktów krytycznych w zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz zaproponowanie rozwiązań, które następnie zostaną wdrożone.
Należy pamiętać, że budowanie i wdrażanie sprawnej strategii personalnej w firmie to proces długotrwały, ale bardzo opłacalny. Już na samym etapie opracowywania wzorca zachowań można rozwinąć swoją wiedzę o przedsiębiorstwie i dostrzec czynniki, które sprzyjają lub utrudniają realizację celów.
