Symbol OFF w pliku JPK_V7 – kiedy należy go stosować?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pociąga za sobą zmiany w sposobie raportowania danych podatkowych. Jedną z nowości jest symbol OFF w pliku JPK_V7, który będzie stosowany w szczególnych okolicznościach. Przedsiębiorcy muszą wiedzieć, kiedy jego użycie jest obowiązkowe, aby prawidłowo rozliczać podatek VAT i składać comiesięczne pliki JPK.

Obowiązek przesyłania plików JPK_VAT

Zgodnie z art. 109 ust. 3 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT): podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1. rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
2. kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
3. kontrahentów;

dowodów sprzedaży i zakupów.

Zgodnie zaś z art. 99 ust. 1 ustawy o VAT: podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.

Natomiast w myśl art. 109 ust. 3b ustawy o VAT: podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji. 

Ewidencja podatkowa jest elementem pliku JPK_VAT, który składa się z części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Poszczególne składniki pliku JPK zostały wskazane w Rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie). Dokument ten określa szczegółowy zakres danych zawartych w: 

• deklaracjach podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1–3 ustawy o VAT,
• ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy.

Symbol OFF w pliku JPK_V7

Zgodnie z § 11 rozporządzenia w części ewidencyjnej podatnik jest obowiązany wykazać wysokość podstawy opodatkowania oraz kwotę podatku należnego. Ponadto w określonych przypadkach musi też stosować oznaczenia kodami GTU. 

W treści § 11 ust. 5 rozporządzenia, obowiązującej do 31 stycznia 2026 roku, można było znaleźć informację, że ewidencja powinna zawierać następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:

• „RO” – dowód zbiorczy o sprzedaży z kas rejestrujących;
• „WEW” – dowód wewnętrzny;
• „FP” – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy.

Treść tej regulacji uległa zmianie i od 1 lutego 2026 roku brzmi następująco: ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

1. faktur:
• „OFF” – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
• „BFK” – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,
• „FP” – faktura, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy;
2. innych dowodów sprzedaży:
• „DI” – dowód inny niż faktura,
• „RO” – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,
• „WEW” – dowód wewnętrzny.

Jak wynika z powyższego, oznaczenie OFF będzie stosowane w przypadku faktur, o których mowa w art. 106nf ustawy o VAT. W myśl tego przepisu: w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej.

Zgodnie z art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT: Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

W myśl art. 106nf ust. 2–3 ustawy o VAT: faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

Z kolei według art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT: w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Natomiast art. 106nf ust. 9 ustawy o VAT stanowi, że: za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

Ponadto zgodnie z art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT: za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Przykład 1.

28 lutego ogłoszono komunikat o awarii systemu KSeF. Tego samego dnia czynny podatnik VAT wystawił fakturę elektroniczną zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT, a 2 marca przesłał plik JPK_VAT za luty.

W jaki sposób powinna być oznaczona faktura wystawiona 28 lutego?

Omawiany dokument nie posiada przydzielonego numeru identyfikacyjnego KSeF. Podatnik nie przesłał go do systemu, ponieważ nie ogłoszono jeszcze komunikatu o zakończeniu awarii. W związku z tym w złożonym pliku JPK_VAT fakturę tę należy oznaczyć symbolem OFF.

Podsumowując, w nowym pliku JPK_VAT podatnik będzie co do zasady zobowiązany do wpisywania numeru KSeF faktury. Natomiast w sytuacjach, gdy faktura zostanie wystawiona w formie elektronicznej w trakcie trwania awarii, konieczne będzie zastosowanie symbolu OFF.