Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, która finalizuje wejście KSeF 2.0 – nowego modelu e-fakturowania. Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla największych firm oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Dzięki KSeF organy skarbowe będą miały natychmiastowy dostęp do danych o transakcjach, co oznacza fundamentalną zmianę nie tylko w rozliczeniach VAT, ale również w zakresie podatku dochodowego.
Harmonogram wprowadzenia KSeF 2.0 — kluczowe terminy i etapy
Obowiązkowe przejście na KSeF 2.0 w dwóch etapach:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców (sprzedaż z VAT w 2024 r. > 200 mln zł)
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów
Przy czym wprowadzone zostało wyłączenie, a mianowicie mikro i mali przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli spełniają warunek: sprzedaż miesięczna ≤ 10 000 zł brutto.
Co to oznacza wprowadzenie KSeF 2.0. w praktyce?
Dla przedsiębiorców:
- Konieczność pełnej integracji systemów księgowych i sprzedażowych z KSeF.
- Obowiązek generowania faktur w formacie ustrukturyzowanym XML i przesyłania ich do systemu przed przekazaniem kontrahentowi.
- Potrzeba dostosowania procesów obiegu dokumentów, archiwizacji i ewidencji księgowej.
- Zwiększone wymagania techniczne, np. związane z obsługą certyfikatów KSeF, nadawaniem uprawnień i korzystaniem z trybu offline.
Dla biur rachunkowych:
- Zmiana modelu pracy – faktury trafiają bezpośrednio do KSeF, a nie do biura.
- Konieczność wdrożenia narzędzi umożliwiających pobieranie faktur z systemu, kontrolę poprawności danych i obsługę wielu klientów w nowym środowisku.
- Potrzeba przeszkolenia zespołów z zakresu obsługi KSeF i zarządzania uprawnieniami do wystawiania i odbierania dokumentów.
- Ryzyko większej presji czasowej i błędów w rozliczeniach w okresie przejściowym.
Projekt ustawy o KSeF 2.0. podpisany!
Ustawa została podpisana, co oznacza, że wdrożenie KSeF 2.0 staje się faktem. Warto więc już teraz przyjrzeć się temu, co dokładnie się zmienia i jak nowe przepisy mogą wpłynąć na codzienne funkcjonowanie firm oraz biur rachunkowych.
Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy, które Ministerstwo Finansów uwzględniło w nowelizacji ustawy:
- wystawianie faktur na kasach rejestrujących - będzie możliwe wyłącznie do 31 lipca 2026 roku,
- numer KSeF przy realizacji płatności za fakturę - nie będzie obowiązkowe jego wskazywania wyłącznie do 31 lipca 2026 roku,
- tryb offline - podatnicy będą mieli możliwość stosowania dobrowolnie trybu offline do 31 grudnia 2026 roku (w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF), natomiast po tym terminie jego zastosowanie będzie możliwe tylko podczas awarii systemu lub trybu offline u podatnika,
- dobrowolne wystawianie faktur dla osób prywatnych - podatnicy będą mogli dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF dla osób prywatnych, przy czym wystawienie e-faktury zobowiązuje podatnika do zapewnienia dostępu nabywcy do tej faktury,
- załączniki do faktury - dostosowanie schemy e-faktury do możliwości dołączania załączników, opcja ta będzie dobrowolna i dostępna za zgodą US,
- instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF - jak wskazuje MF w uzasadnieniu do ustawy "(...) zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Narzędzie w postaci certyfikatu wystawcy jest niezbędne do wystawiania wyżej wskazanych faktur.(...)"
- obowiązek wskazywania na fakturze NIP jednostki podległej JST - dzięki temu jednostki te będą miały bezpośredni dostęp do e-faktur.
- Nowe sposoby uwierzytelniania - wprowadzenie certyfikatu KSeF jako nowego środka autoryzacji dostępu do systemu, obok podpisu kwalifikowanego i profilu zaufanego.
- Numer KSeF i kod QR - obowiązek umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF oraz kodu QR na jej wizualizacji (np. PDF lub wydruk).
- Moment rozpoznania korekt - w nowym modelu KSeF korekta VAT zostanie rozpoznana w momencie przesłania faktury korygującej do systemu, co uprości rozliczenia i ograniczy konieczność oczekiwania na akceptację kontrahenta.
Ustawa wprowadza również tzw. samoidentyfikację nabywców. Oznacza to, że nabywca faktury ustrukturyzowanej będzie zobowiązany do podania:
- numeru VAT – jeśli jest zarejestrowany jako podatnik VAT,
- numeru NIP – jeśli nie jest zarejestrowany na potrzeby VAT (w tym korzysta ze zwolnienia), ale dokonuje zakupu na potrzeby działalności gospodarczej i posiada ten numer.
Wprowadzenie KSeF 2.0 to nie tylko zmiana techniczna, ale całkowita transformacja sposobu dokumentowania sprzedaży i kontaktu z administracją skarbową. Odpowiednie przygotowanie – zarówno pod kątem systemowym, jak i organizacyjnym – będzie kluczem do bezproblemowego wdrożenia.
