KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Z informacji przekazywanych przez resort wynika, że ten, kto zdecyduje się wystawiać i przesyłać faktury przez Krajowy System e-Faktur (w skrócie nazywany KSeF), uzyska dodatkowe korzyści podatkowe.

Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem komputerowym, który umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur. Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. W ten sposób systemy fakturowania i księgowości będą połączone z KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system. Co więcej, system KSeF umożliwia również odbieranie faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez KSeF. Dodatkowo, KSeF posiada funkcję zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.

Automatyzacja i nowe technologie w biurze rachunkowym

Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kiedy?

Wiele przedsiębiorców, biur rachunkowych oraz doradców podatkowych przygotowywało się na wdrożenie w prowadzonej działalności rewolucji w wystawianiu faktur. Działania te nie są jednak stracone, bowiem obwiązek fakturowania w KSeF nie został wycofany. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców dopiero od 2026 roku. 

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt zmiany ustawy o KSeF!

5 listopada 2024 roku na Rządowym Centrum Legislacji pojawił się projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (tzw. ustawa o KSeF).

Poniżej przedstawione są aspekty, jakie Ministerstwo Finansów zawarło w projekcie ustawy:

• wystawianie faktur na kasach rejestrujących - będzie możliwe wyłącznie do 31 lipca 2026 roku,
• numer KSeF przy realizacji płatności za fakturę - nie będzie obowiązkowe jego wskazywanie wyłącznie do 31 lipca 2026 roku,
• tryb offline - podatnicy będą mieli możliwość stosowania dobrowolnie trybu offline do 31 grudnia 2026 roku (w przypadku problemów z przesłaniem faktury do KSeF), natomiast po tym terminie jego zastosowanie będzie możliwe tylko podczas awarii systemu lub trybu offline u podatnika,
• odroczenie obowiązku stosowania KSeF dla mikro-przedsiębiorców - od kwietnia 2026 roku do 30 września 2026 roku podatnicy, u których pojedyncza wartość faktury nie przekracza 450 zł i łączną sprzedaż w trakcie miesiąca nie przekracza 10 000 zł będą mogli dokumentować sprzedaż bez użycia KSeF,
• dobrowolne wystawianie faktur dla osób prywatnych - podatnicy będą mogli dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF dla osób prywatnych, przy czym wystawienie e-faktury zobowiązuje podatnika do zapewnienia dostępu nabywcy do tej faktury,
• załączniki do faktury - dostosowanie schemy e-faktury do możliwości dołączania załączników, opcja ta będzie dobrowolna,
• instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF - jak wskazuje MF w uzasadnieniu do projektu "(...) zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Narzędzie w postaci certyfikatu wystawcy jest niezbędne do wystawiania wyżej wskazanych faktur.(...)"
• obowiązek wskazywania na fakturze NIP jednostki podległej JST - dzięki temu jednostki te będą miały bezpośredni dostęp do e-faktur.

Dla kogo obowiązkowy KSeF?

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w dodatkowym rozporządzeniu.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur w ramach KSeF co wynika z art. 106s ustawy o VAT. Wydając rozporządzenie minister uwzględnia:

1. specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;
2. konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników;
3. możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników;
4. konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.

KSeF jak działa?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).

Sposób wyrażenia tej zgody nie jest precyzyjnie określony w przepisach i pozostawia to odbiorcy dowolność (standardowo wszelkie wskazywanie zgód odbywa się np. mailowo czy poprzez akceptacje regulaminu fakturowania dostawcy). Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody, wystawca nadal może korzystać z KSeF, ale powinien udostępnić dokument drugiej stronie transakcji w tradycyjny sposób - w formie papierowej lub elektronicznej. Co ważne nabywca może wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, nawet jeśli nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Warto tu wspomnieć, że podobne rozwiązanie Ministerstwo Finansów pilotażowo prowadzi już na bazie tzw. PEF, czyli platformy elektronicznego fakturowania służącej wymianie faktur ustrukturyzowanych w obrocie z instytucjami budżetowymi. Natomiast są to dwa różne działające obok siebie rozwiązania.

Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym wzorem takiej faktury. Dodatkowo system służy do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?

Należy podkreślić, że obecnie przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest jeszcze dobrowolne, w związku z czym przedsiębiorcy mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą z platformy korzystać, czy też nie. W związku z powyższym rząd przygotował bonusy zachęcające do przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur, takie jak:

• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmuje KSeF;
• zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
• bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich, a nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni m.in. wymianę korekt;
• większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur;
• możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

Wprowadzenie jednego wspólnego krajowego systemu e-faktur, przez który przepływać będą wszystkie transakcje fakturowane, da fiskusowi bieżące informacje odnoszące się do dokonywanych przez podatników transakcji zakupu/sprzedaży, co uprości i przyspieszy kontrole na gruncie VAT, a czego konsekwencją będzie uszczelnienie podatku VAT i zwiększenie dochodów budżetu państwa.

Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Mimo, że cyfryzacja z roku na rok jest na coraz wyższym poziomie, również w obrocie gospodarczym, to póki co – według zapowiedzi ministerstwa – ustrukturyzowane faktury będą tylko jedną z opcji do wyboru. Faktury papierowe nie znikną zatem, chociaż z czasem będzie ich coraz mniej. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) wygasłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur się przyjął w pełni jako obligatoryjny dla wszystkich. Warto w tym miejscu podkreślić, że z obowiązku fakturowania KSeF zostaną wyłączone m.in.:

• faktury konsumenckie (tzw. B2C);
• bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
• faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Czy KSeF zastąpi OCR?

Obecnie wielu księgowych i przedsiębiorców korzysta z OCR, czyli systemów odczytujących dane z obrazu faktury. Niestety nawet najlepsze OCR-y są omylne i wymagają przy rozliczaniu dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, danych kontrahenta i zaksięgowanych wartości. Mimo, że przyspieszają znacząco proces księgowania to wciąż nie są doskonałe. Do doskonałości może natomiast przybliżyć nas KSeF. W jaki sposób? KSeF wprowadza jeden ustandaryzowany format faktury - tzw. faktura ustrukturyzowana. Oznacza to, że każda faktura wystawiana w formacie przygotowanym przez KSeF będzie miała ujęte w sobie takie same dane. Technicznie daje to możliwość odczytania danych z takiej faktury przez systemy informatyczne bez wystąpienia błędów. To jeszcze bardziej usprawni proces rozliczania a księgowy czy przedsiębiorca będą mogli skupić się na merytorycznym aspekcie a nie na problemach z błędnym odczytaniem przez OCR numerów faktury.

Jak wygląda proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF?

Proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF składa się z następujących kroków:

1. Przygotowanie merytoryczne faktury. Obejmuje to określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury, takich jak nazwa i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwota netto, stawka podatku VAT, kwota podatku VAT i kwota brutto.
2. Przygotowanie techniczne faktury. Polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF.
3. Autoryzacja użytkownika w KSeF. Użytkownik, który ma wystawiać faktury w KSeF, musi posiadać uprawnienia do tego. 
4. Wysłanie faktury do KSeF. 
5. Walidacja faktury i jej przyjęcie (bądź nie) do KSeF. Po wysłaniu faktury do KSeF zostanie ona zweryfikowana pod względem poprawności formatu i zawartości. Jeśli faktura jest poprawna, zostanie przyjęta do KSeF i nadany jej zostanie numer referencyjny.
6. Nadanie numeru referencyjnego. Numer referencyjny jest unikalnym identyfikatorem faktury w KSeF. Numer referencyjny można wykorzystać do wyszukiwania faktury w KSeF.

Jak przystąpić do KSeF?

Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest aktualnie dobrowolne. Aby dołączyć do KSeF, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur token. Wówczas wejście do systemu KSeF odbywa się po raz pierwszy na stronie rządowej - Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF?

Podatnik (sprzedawca) ma pełne uprawnienia pierwotne i domyślne (właścicielskie) w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Te uprawnienia umożliwiają mu między innymi nadawanie uprawnień w KSeF, co pozwala np. na wskazywanie podmiotów, którzy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania jako nabywcy.

Jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?

W przypadku biura rachunkowego, obowiązki w procesie fakturowania są nieco inne. Choć główną odpowiedzialnością leży po stronie przedsiębiorcy, biuro rachunkowe ma pewne zadania do wykonania. Przede wszystkim powinno zapewnić, że program do fakturowania, który udostępnia klientom, jest zintegrowany z KSeF. Ponadto, biuro rachunkowe powinno zapoznać się z zasadami pobierania faktur kosztowych z KSeF. W roli podatnika, biuro rachunkowe także wystawia faktury, dlatego osoby odpowiedzialne za ten proces powinny być dobrze zaznajomione z procedurą wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF.

Uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego

Przedsiębiorca ma możliwość upoważnienia biura rachunkowego lub konkretnych osób fizycznych, na przykład pracowników biura rachunkowego, do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Wątpliwości dotyczące przekazywania takich uprawnień zostały wyjaśnione przez Ministerstwo Finansów w sekcji pytań i odpowiedzi.

1. Jeśli faktury sprzedażowe są wystawiane przez biuro rachunkowe w imieniu przedsiębiorcy, czy konieczne jest upoważnienie każdego pracownika biura rachunkowego do wystawiania poszczególnych faktur?

W KSeF istnieje możliwość, że podatnik wskazuje biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur. W takim przypadku osoby fizyczne upoważnione przez to biuro mogą wystawiać faktury w imieniu podatnika, czyli pracownicy biura rachunkowego.

2. Czy mogę wskazać osoby spoza mojej firmy, na przykład bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, jako uprawnione do wystawiania faktur w moim imieniu, czy muszę wskazywać całe biuro?

W ramach KSeF podatnik ma wybór, czy chce samodzielnie nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, nawet spoza swojej organizacji, czy też wskazać konkretne biuro rachunkowe jako upoważniony podmiot do wystawiania i/lub otrzymywania faktur, umożliwiając tym samym pośrednie przekazywanie uprawnień.

Co należy rozumieć jako datę wystawienia w KSeF?

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. To oznacza, że data wygenerowania faktury w zewnętrznym systemie nie jest równoznaczna z faktem jej wystawienia. Jest istotne, aby faktura VAT, która nie zostanie wystawiona w KSeF po 30 czerwca 2024 roku, nie będzie stanowiła dokumentu księgowego.

Ważnym polem w strukturze XML faktury ustrukturyzowanej jest P_1, które odnosi się do daty wystawienia faktury. To pole musi być wypełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF.

W pytaniach i odpowiedziach Ministerstwa Finansów dotyczących KSeF poruszono istotny punkt związany z polem P_1:
„Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury”.

Z tego wyjaśnienia wynika, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym a data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą się różnić.

Czy możliwe jest częściowe dokumentowanie w KSeF?

Przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do momentu, gdy obowiązkowe fakturowanie w KSeF wejdzie w życie. To oznacza, że przedsiębiorcy mają opcję dobrowolnego korzystania z tego systemu do wystawiania faktur ustrukturyzowanych jednocześnie z możliwością wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych. Mogą wykorzystać KSeF do elektronicznego tworzenia, wysyłania i przetwarzania faktur, choć nie są jeszcze zmuszeni do tego prawnym nakazem. W praktyce, mogą nadal część faktur wystawiać w inny sposób.

Dobrowolne rozpoczęcie korzystania z KSeF nie zobowiązuje przedsiębiorców do całkowitego wykorzystywania tego systemu. Zachowują swobodę w decyzji i mogą w dowolnym momencie zaprzestać korzystania z KSeF, dopóki nie stanie się ono obowiązkowe.

Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma.pl?

Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Aby włączyć integrację z KSeF należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJE. 

Aby wystawić fakturę należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ i uzupełnić wymagane dane. Następnie należy wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.

Po pozytywnej wysyłce faktury do KSeF (czyli po przetworzeniu jej w KSeF) faktura będzie uznana za wystawioną i zostanie jej nadany systemowy numer KSeF. Dodatkowo, faktura będzie dostępna w KSeF po stronie nabywcy. Taką fakturę nabywca będzie mógł pobrać z KSeF i zaimportować do systemu księgowego.

KSeF w pytaniach i odpowiedziach