Poradnik Przedsiębiorcy

Krajowy System e-Faktur - co warto wiedzieć?

Z 1 stycznia 2022 roku wchodzi w życie Ustawa z dnia 1 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzająca Krajowy System e-Faktur. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, co warto wiedzieć o KSEF!

Do czego służy Krajowy System e-Faktur?

Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Krajowy System e‑Faktur i jest administratorem danych w nim zawartych.

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;

  • powiadamiania właściwych podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;

  • uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;

  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych;

  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych;

  • otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;

  • przechowywania faktur ustrukturyzowanych;

  • oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;

  • analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;

  • powiadamiania o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;

  • powiadamianie o dacie i czasie jego przydzielenia oraz o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem;

  • powiadamianie o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;

  • powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur a przechowywanie dokumentów

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Po upływie okresu przechowywania faktur podatnik zobowiązany jest przechowywać faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktura ustrukturyzowana – co należy wiedzieć?

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu Ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą właściwego oprogramowania interfejsowego. Jest ono dostępne na stronie, której adres znaleźć można w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jeżeli nie wyraził on jej, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy przez podanie danych tej faktury określonych we właściwych przepisach.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru ją identyfikującego.

Krajowy System e-Faktur - kto może z niego korzystać?

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

  • podatnik;

  • podmioty wskazane przez podatnika;

  • organy egzekucyjne określone w Ustawie z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;

  • komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego;

  • osoby fizyczne wskazane przez podmioty, organy egzekucyjne i komorników;

  • osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;

  • podmioty inne niż wymienione powyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Czy wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest obowiązkowe?

Zgodnie z informacją zamieszczoną na rządowej stronie internetowej przystąpienie do KSEF jest dobrowolne, podobnie jak dobrowolne jest korzystanie przez podatników z faktury ustrukturyzowanej. Od 2023 roku korzystanie z tego systemu ma być jednak obligatoryjne.

KSeF w pytaniach i odpowiedziach

Do czego służy Krajowy System e-Faktur?

Do zbudowania centralnego rejestru faktur elektronicznych. Przetwarzania ich i przechowywania przez 10 lat.

Czy wystawianie e-faktur i przesyłanie KSeF jest obowiązkowe?

Rząd wprowadził z rokiem 2022 okres przejściowy, w którym nie ma obowiązku rejestracji i przesyłania faktur tą drogą.

Od kiedy rejestracja do KSeF będzie obowiązkowa?

Rząd wystąpił do Komisji Europejskiej o zgodę na wprowadzenie obowiązku stosowania KSeF od stycznia 2023 roku.