Faktury od zagranicznych dostawców w KSeF - czy są obowiązkowe?

Choć termin wejścia w życie obowiązkowego stosowania KSeF został przesunięty, to jednak ogłoszone przepisy nie uległy zmianie i można nadal analizować regulacje w tym zakresie. Kontynuując tematykę KSeF wyjaśnimy, czy po wprowadzeniu obowiązku stosowaniu tego rozwiązania znajdziemy faktury od zagranicznych dostawców w KSeF.

Kto będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych?

Jak wskazaliśmy na wstępie, pomimo przesuwania terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF, sama treść przepisów nie ulega obecnie zmianie. Jak wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT (przepis dopiero zacznie obowiązywać), podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnikiem jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który dokonuje czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Obowiązek wystawiania e-faktur będzie obejmował zarówno podatników czynnych, jak i podatników zwolnionych od VAT (w przypadku tych drugich przesunięto obowiązkowy KSeF na dalsze okresy).

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych (B2G). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług). 

Trzeba przy tym zaznaczyć, że KSeF nie będzie obowiązkowy w każdym przypadku. Jak bowiem wynika z treści art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

Nasze zainteresowanie należy skoncentrować na pierwszych dwóch punktach ww. katalogu. Wynika z nich, że zagraniczny podmiot, który nie ma siedziby na terenie Polski ani stałego miejsca prowadzenia działalności (albo to stałe miejsce nie bierze udziału w dostawie towaru lub świadczeniu usługi) nie ma obowiązku korzystania z KSeF.

Siedziba działalności gospodarczej oraz stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej

Polska ustawa o VAT nie zawiera definicji tych pojęć, co jednak nie stanowi problemu, ponieważ możemy je odczytać z rozporządzenia unijnego 282/2011. Takie rozporządzenie obowiązuje w krajach członkowskich bezpośrednio bez konieczności implementacji, co oznacza, że można się wprost powoływać na jego treść.

Jak czytamy w art. 10 rozporządzenia: „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika” jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa. W celu ustalenia miejsca siedziby uwzględnia się miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa i miejsce posiedzeń zarządu przedsiębiorstwa.

W przypadku gdy te kryteria nie pozwalają z całkowitą pewnością określić miejsca siedziby działalności gospodarczej podatnika, decydującym kryterium jest miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem. Przy czym sam adres pocztowy nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika.

Natomiast zgodnie z art. 11 rozporządzenia „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. 

Faktury od zagranicznych dostawców w KSeF

Fakt, że podmioty z zagranicy nie mają obowiązku korzystania z systemu KSeF, nie oznacza, że są zwolnieni z obowiązku fakturowania. W takim bowiem przypadku – w myśl art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT – podmioty z zagranicy wystawiają faktury elektroniczne lub papierowe. W świetle art. 106gc ustawy o VAT w przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Natomiast faktury w postaci papierowej wystawia się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Jeżeli chodzi natomiast o samą konstrukcję faktury, to w tym zakresie przepisy nie uległy zmianie. Wszystkie elementy, jakie musi mieć faktura, są określone w art. 106e ustawy o VAT.

Przykład 1.

Podatnik X mający siedzibę w Niemczech i niemający stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski sprzedał polskiemu podatnikowi Z towar znajdujący się na terenie Polski. Jaką fakturę powinien wystawić podatnik X?

Po pierwsze należy wskazać, że zgodnie z art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku dostawy towarów, które nie są transportowane, miejscem ich dostawy jest kraj, w którym znajdują się one w momencie dostawy – w tym przypadku będzie to Polska. Mamy zatem do czynienia z odpłatną dostawą na terytorium kraju – co obliguje podatnika X do wystawienia faktury na mocy art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. W świetle nowych regulacji podatnik X nie musi wystawiać e-faktury. Dla niego przewidziano opcję wystawienia faktury elektronicznej lub papierowej.

W świetle powyższego, jeżeli polski nabywca towarów lub usług otrzyma od zagranicznego podatnika fakturę elektroniczną lub papierową, nie musi obawiać się co do legalności czy też skuteczności takich faktur. Faktury od zagranicznych dostawców w KSeF nie są obowiązkowe. Podmioty zagraniczne nie zostały bowiem objęte obowiązkowym stosowaniem systemu KSeF.