Faktury w KSeF dotyczące sprzedaży i zakupu

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, nie jest już nowością w polskim systemie podatkowym. Umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Do momentu wejścia w życie obligatoryjnego KSeF, funkcjonuje on w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji w formie faktur ustrukturyzowanych, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Sprawdźmy, jak wystawiać faktury w KSeF i jak importować faktury zakupu z KSeF do ewidencji księgowych!

Najważniejsze zagadnienia o KSeF - webinar

Pobierz darmowy ebook na temat KSeF!

Eksperci Poradnika Przedsiębiorcy przedstawili najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e-Faktur, który jest nowoczesnym rozwiązaniem automatyzującym proces wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur w Polsce.

Korzystanie z platformy KSeF – uwierzytelnienie

W dniu 27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, która finalizuje wejście KSeF 2.0 – nowego modelu e-fakturowania, o czym piszemy w artykule: Wejście KSeF nieuniknione - prezydent podpisał ustawę Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie etapowo.

Z platformy KSeF mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty. Aby z niej korzystać, niezbędne jest uwierzytelnienie się przedsiębiorcy w Aplikacji Podatnika KSeF. Po uwierzytelnieniu podatnik posiada dostęp do konta w KSeF, z którego może korzystać w celu wystawiania faktur sprzedaży i pobierania faktur kosztowych.

Podatnik może korzystać z platformy KSeF po uwierzytelnieniu się w systemie rządowym. W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest automatycznie przypisane do podatnika, czyli przedsiębiorcy będącego właścicielem firmy. Tym samym osoba fizyczna nie musi nic zgłaszać. W przypadku osób fizycznych można wykorzystać w celu autoryzacji: 

• podpis zaufany lub 
• podpis kwalifikowany. 

W wyjątkowych przypadkach osoba nieposiadająca podpisu kwalifikowanego, która nie posiada NIP-u lub PESEL-u, może dokonać zgłoszenia za pomocą zawiadomienia ZAW-FA.

Z KSeF mogą korzystać również podmioty niebędące osobami fizycznymi. W celu uwierzytelnienia wykorzystują:

• elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, wówczas nie ma potrzeby dokonywania zgłoszeń w urzędzie skarbowym, ponieważ dostęp do KSeF następuje na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, lub
• zawiadomienie ZAW-FA, w którym zostanie wskazana osoba fizyczna uprawniona w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Wskazana osoba będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

W praktyce wielu podatników zleca wystawianie faktur innym osobom. W KSeF można nadać takie uprawnienia osobie trzeciej – bez względu na to, czy podatnikiem jest osoba fizyczna, czy spółka.

W ramach uprawnień w KSeF występuje prawo do:

• wystawiania faktur, czyli wystawiania faktur sprzedaży w KSeF;
• dostępu do faktur, czyli pobierania faktur kosztowych z KSeF;
• nadawania uprawnień, czyli zarządzania uprawnieniami (nadawania/odbierania uprawnień) innym użytkownikom. Uprawnienie właścicielskie nie może zostać ograniczone lub odebrane przez innego użytkownika.

Samofakturowanie w KSeF

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby sprzedawca nadał uprawnienie w KSeF nabywcy do wystawiania faktur w ramach umowy o samofakturowanie. W zależności od tego, która ze stron upoważnia do wystawiania faktur w ramach samofakturowania, będzie występował obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

W sytuacji, gdy zagraniczny kontrahent upoważnia do wystawiania faktur polskiego przedsiębiorcę w ramach samofakturowania, umowa o samofakturowanie będzie zobowiązywała polskiego podatnika do dokumentowania sprzedaży za pośrednictwem KSeF.

Inaczej jednak przepisy regulują wystawianie faktur przez zagranicznego nabywcę na rzecz polskiego przedsiębiorcy w ramach samofakturowania. Ustawa o VAT wprost wskazuje w art. 106ga ust. 1 pkt 5, że obowiązek dokumentowania sprzedaży za pośrednictwem KSeF nie dotyczy wystawiania faktur w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

Proces przygotowania faktur sprzedażowych

Podatnik korzystający z KSeF musi się przygotować do wystawiania faktur sprzedażowych. W ich przypadku proces składa się z następujących kroków:

• przygotowanie merytoryczne faktury;
• przygotowanie techniczne faktury;
• autoryzacja użytkownika;
• wysyłka faktury do KSeF;
• przyjęcie lub odrzucenie faktury przez KSeF (faktura zostanie odrzucona, jeżeli struktura XML faktury nie będzie zgodna z obowiązującym schematem faktury ustrukturyzowanej);
• nadanie numeru referencyjnego – otrzymanie UPO z KSeF.

W praktyce przygotowanie merytoryczne faktury obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy. Dane do faktury mogą się znajdować w wielu systemach informatycznych. Dlatego warto korzystać ze sprawdzonego systemu do wystawiania faktur, który posiada integrację z KSeF, np. wFirma.pl, gdzie wszystkie te dane już się znajdują, a system waliduje nieprawidłowości w momencie tworzenia faktury, wówczas użytkownik na wstępnym etapie generowania dokumentu (przed przesłaniem go do KSeF) może dane te poprawić.

Oczywiście fakturę może wystawić tylko osoba uprawniona, czyli taka, która posiada uprawnienie w KSeF do wystawiania faktur. Po utworzeniu faktury należy dokonać jej wysyłki do KSeF. Faktura jest weryfikowana przez KSeF i dopiero po tym procesie zostaje przyjęta. Może być ona także odrzucona, jeżeli jej struktura nie jest zgodna z obowiązującą schemą.

Automatyzacja i nowe technologie w biurze rachunkowym

Wersje robocze faktur, czyli tzw. bufor faktur

Wysłanie faktury do systemu KSeF powoduje, że nie można już jej poprawić w inny sposób niż poprzez wystawienie faktury korygującej. Jeżeli faktura zostanie wystawiona na błędnego nabywcę (niepoprawny NIP), to taki dokument należy skorygować do zera i wystawić nowy na prawidłowego nabywcę. Rozwiązaniem tej sytuacji, które ma na celu zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędnych dokumentów, jest buforowanie faktur. 

Buforowanie to przygotowanie faktur w wersji roboczej w rzeczywistym czasie, a następnie wysłanie do KSeF zestawu faktur przez użytkownika posiadającego uprawnienia, np. podpis elektroniczny. Taki sposób może uchronić sprzedawcę przed błędami w fakturach, ponieważ przed ich wysyłką możliwa jest weryfikacja poprawności przygotowanej faktury roboczej.

Aby wystawić wersję roboczą faktury w systemie wFirma.pl, wystarczy włączyć tę opcję w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » METODY FAKTUROWANIA, zaznaczając WERSJE ROBOCZE FAKTUR SPRZEDAŻY, a następnie kliknąć ZAPISZ.

Dzięki temu faktury generowane w systemie będą widoczne w wersji roboczej, którą następnie po weryfikacji można wysłać do KSeF, co będzie jednoznaczne z wystawieniem tej faktury. Aby wystawić wersję roboczą, należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WERSJĘ ROBOCZĄ FAKTURY.

Zakupowe faktury w KSeF

Podatnicy mogą również pobierać faktury zakupowe. W okresie dobrowolnego wykorzystywania KSeF z platformy można pobrać tylko te faktury, które zostały dobrowolnie wystawione przez sprzedawcę za pomocą KSeF. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktury kosztowe będzie można pobrać z platformy rządowej, ponieważ faktury w innej formie niż ustrukturyzowanej przestaną być wykorzystywane w większości przypadków. Oczywiście sprzedawca nadal będzie mógł posłużyć się fakturą papierową, ale taki dokument będzie musiał również być dostępny do pobrania w KSeF. Warto jednak pamiętać, że zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT wystawione faktury w KSeF są uznane za otrzymane w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego te faktury.

Faktury kosztowe są pobierane z KSeF w postaci plików XML. Weryfikacja merytoryczna faktury zakupowej w przypadku faktur wystawianych w KSeF staje się istotna ze względu na to, że faktury te uznane są za wystawione i otrzymane w momencie nadania im numeru identyfikującego w KSeF. W tym przypadku zakres danych musi być zgodny wyłącznie ze schemą faktury ustrukturyzowanej, a nie specyficznymi wymogami nabywcy. Tym samym np. na fakturze nie ma konieczności wpisywania numeru zamówienia, co obecnie jest bardzo częstą praktyką.

Aby móc pobrać faktury kosztowe z KSeF, trzeba posiadać odpowiednie uprawnienia w KSeF, czyli uprawnienie dostępu do faktur. Uprawnienie to nadawane jest w taki sam sposób jak możliwość wystawiania faktur, a więc dotyczy zarówno osób fizycznych, podmiotów niebędących osobami fizycznymi, jak i biur rachunkowych.

Z racji tego, że faktury ustrukturyzowane mają ustandaryzowaną budowę (choć wizualny wydruk faktur może się od siebie różnić), import ich do systemu księgowego jest bardzo prosty. W systemie wFirma.pl możliwy jest bezpośredni import faktur z KSeF bez konieczności wykorzystywania zewnętrznych programów do przetwarzania dokumentów. W tym celu należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE i z górnego menu wybrać opcję IMPORTUJ Z KSeF, a następnie wskazać datę, od której mają zostać pobrane faktury.

Dzięki temu faktury zostaną zaimportowane z KSeF w formie wersji roboczych, które wystarczy zaakceptować, wskazując jedynie właściwy rodzaj wydatku. Tak zaksięgowana faktura zostanie ujęta w rejestrze VAT zakupów oraz w odpowiedniej kolumnie KPiR (zgodnie z wybranym rodzajem wydatku).

Podsumowując, KSeF to kolejne, obok plików JPK, narzędzie uszczelniające system podatkowy w Polsce i usprawniające proces fakturowania. Z pewnością zmienia on w radykalny sposób wystawianie i pobieranie faktur. Jest to jednak duże ułatwienie dla podatników, ponieważ stanowi optymalizację obiegu dokumentów, ogranicza koszty związane z wydrukami i przekazywaniem faktur do nabywców, a dodatkowo faktury w KSeF przechowywane są w sposób bezpieczny aż przez 10 lat.