Faktury w KSeF dotyczące sprzedaży i zakupu

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Krajowy System e-Faktur w skrócie KSeF to nowość w polskim systemie podatkowym. KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W 2022 roku KSeF funkcjonuje w obrocie gospodarczym jako 1 z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i występujących obecnie w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W przypadku systemu wFirma system ten będzie zintegrowany z KSeF. Powyższe ułatwia na pewno pracę, ponieważ system wFirma jest już znany, a tym samym nowe funkcje jest łatwiej przyswoić. Część podatników jednak na pewno będzie w niedalekiej przyszłości musiała korzystać z platformy KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Z artykułu dowiesz się, jak pobierać i wystawiać faktury w KSeF.

Korzystanie z platformy KSeF – uwierzytelnienie

Na wstępie należy przypomnieć, że podatnik będzie mógł korzystać z platformy KSeF po uwierzytelnieniu się w systemie. W przypadku podatników będących osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Tym samym osoba fizyczna nie musi nic zgłaszać. W przypadku osób fizycznych można korzystać, autoryzując się podpisem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. W wyjątkowych przypadkach osoba nieposiadająca podpisu kwalifikowanego, który nie zawiera NIP lub PESEL, może dokonać rejestracji za pomocą tzw. odcisku palca podpisu za pomocą zawiadomienia ZAW–FA.

Natomiast w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Wskazana osoba będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

W praktyce wielu podatników zleca wystawianie faktur innym osobom. W KSeF można nadać takie uprawnienia, aby faktury wystawiała inna osoba.

Z KSeF mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty. Aby korzystać z KSeF, niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po uwierzytelnieniu mamy konto w KSeF, z którego możemy korzystać w celu wystawiania faktur.

Samofakturowanie w KSeF

Jak już wspomnieliśmy, podatnik może wskazać osobę do fakturowania. Tym samym w praktyce nic nie stoi na przeszkodzie, aby sprzedawca uprawnił nabywcę do samofakturowania. W takim przypadku będziemy musieli nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Proces przygotowania faktur sprzedażowych

Podatnik korzystający z KSeF musi się przygotować do wystawiania faktur sprzedażowych. W przypadku tych faktur proces składa się z następujących kroków:

  • przygotowanie merytoryczne faktury,
  • przygotowanie techniczne faktury,
  • autoryzacja użytkownika 
  • wysyłka faktury do KSeF,
  • walidacja faktury i jej przyjęcie do KSeF (można także dokonać odrzucenia),
  • nadanie numeru referencyjnego.

W praktyce przygotowanie merytoryczne faktury obejmuje określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy xsd. Dane do faktury mogą się znajdować w wielu systemach informatycznych. Dlatego w wielu przypadkach warto korzystać już ze sprawdzonego systemu do wystawiania faktur, gdzie te wszystkie dane już się znajdują. Oczywiście system ten musi być zintegrowany z KSeF. Ponadto podatnicy mogą mieć problem dotyczący pól nieobligatoryjnych.

Przygotowanie techniczne faktury polega na przetworzeniu zbioru danych do postaci pliku xml zgodnego ze schemą xsd. W praktyce mamy więc do czynienia z pustym wzorem faktury, który wypełniamy. System oczywiście wymusza na nas prawidłowe wpisywanie pól np. NIP. Tym samym system ma zestaw reguł walidacyjnych.

Oczywiście fakturę może wystawić tylko osoba uprawniona, o czym pisaliśmy już powyżej. Po wypisaniu faktury dokonujemy jej wysyłki. Faktura jest walidowana, przez system i dopiero później przyjęta. Może być ona także odrzucona.

Co bardzo istotne, KSeF będzie nadawał fakturom numery referencyjne. Numer będzie wskazywał datę i godzinę jej przetworzenia przez KSeF.

Buforowanie faktur

Wysłanie faktury do systemu KSeF powoduje, że nie możemy już jej poprawić w inny sposób niż poprzez wystawienie faktury korygującej. Pewnym rozwiązaniem jest buforowanie faktur. Buforowanie to przygotowanie faktur przez automaty w rzeczywistym czasie, a następnie wysłanie do KSeF zestawu faktur przez użytkownika posiadającego uprawnienia, np. podpis elektroniczny. Taki sposób może uchronić nas przed błędami w fakturach.

Co istotne, nie dołączamy do faktur żadnych dokumentów, np. zestawień, wyliczeń itp. Obecnie w branżach usługowych jest to bardzo częsty element dołączony do faktury.

Dodatkowe dokumenty możemy więc dostarczyć kontrahentowi już oddzielnie.

Zakupowe faktury w KSeF

Podatnicy będą mogli pobierać faktury zakupowe. Będą one pobierane w postaci plików xml. Oznacza to, że do ich wygodnej analizy konieczne będzie ich zwizualizowanie w postaci obrazu w przeglądarce. Weryfikacja merytoryczna faktury zakupowej w przypadku faktur wystawianych w KSeF staje się istotna ze względu na to, że faktury te uznane są za wystawione i otrzymane w momencie nadania im numeru identyfikującego w KSeF.

W tym przypadku zakres danych będzie zgodny wyłącznie ze schemą xsd, a nie specyficznymi wymogami nabywcy. Tym samym np. na fakturze nie ma konieczności wpisywania numeru zamówienia, co obecnie jest bardzo częste. Jeżeli do faktury sprzedawca będzie przekazywał nabywcy załączniki, to zostaną one przekazane innym kanałem niż sama faktura (np. mailowo).

Powyższe w praktyce może spowodować, że weryfikacja faktury może okazać się trudniejsza niż obecnie.

Co także istotne, w przypadku błędu w NIP będzie go można poprawić tylko poprzez wystawienie faktury korygującej do zera.

Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Tym samym podatnik będzie miał bardzo długi czas na uzyskanie do nich dostępu. Tak długi okres przechowywania na pewno jest niezwykle korzystny dla podatników.

Powyższy system na pewno w sposób radykalny zmienia sposób wystawiania i pobierania faktur. Jest to duże ułatwienie dla podatników, jednak niepozbawione pewnych błędów. W praktyce zazwyczaj łatwiej jest korzystać ze sprawdzonych systemów wystawiania faktur zintegrowanych z KSeF. Ponadto podatnik wystawiający fakturę ustrukturyzowaną ma możliwość wglądu w jej treść w każdej chwili. Faktury będą bowiem bezpiecznie przechowywane.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów