Obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej i przesyłania ich do organów skarbowych obejmie wkrótce także podatników na ryczałcie. Nowy plik JPK_EWP, czyli ewidencja przychodów w ustrukturyzowanej formie, stanie się dla nich obligatoryjny. Wyjaśniamy, od kiedy i na jakich zasadach należy go stosować.
Obowiązek posiadania i przechowywania dowodów zakupu towarów oraz prowadzenia ewidencji
Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy z 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej: ustawa o zryczałtowanym podatku): podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów z zastrzeżeniem ust. 3. Obowiązek prowadzenia ewidencji powstaje od dnia, od którego ma zastosowanie opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Jak wynika z treści art. 15 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku: obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy podatników osiągających przychody, o których mowa w art. 6 ust. 1a lub 1d. W praktyce oznacza to, że ewidencji przychodów nie muszą prowadzić osoby uzyskujące przychody z najmu prywatnego oraz podatnicy sprzedający produkty roślinne i zwierzęce przetworzone w sposób inny niż przemysłowy.
Ewidencję, dowody zakupu i dokumenty, na podstawie których dokonuje się wpisów, należy przechowywać w miejscu wykonywania działalności. W przypadku spółki dokumentacja powinna znajdować się w miejscu wskazanym przez wspólników jako jej siedziba lub w biurze rachunkowym, któremu powierzono prowadzenie ewidencji.
Jak natomiast stanowi art. 15 ust. 12 ustawy o zryczałtowanym podatku – w brzmieniu od 1 stycznia 2026 roku – podmioty prowadzące ewidencję lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić tę ewidencję i wykaz przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego tę ewidencję i wykaz po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania PIT-28 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.
W przypadku spółki niebędącej osobą prawną ewidencja lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są przesyłane naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca prowadzenia działalności. Jeśli działalność jest prowadzona w więcej niż jednym miejscu, dokumenty te przesyła się naczelnikowi właściwemu według siedziby spółki. W sytuacji, gdy nie jest możliwe ustalenie właściwości urzędu na podstawie powyższych zasad, ustala się ją według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników. (art. 15 ust. 13 analizowanej ustawy).
W tym miejscu należy zwrócić uwagę, ze zgodnie z art. 66 ust. 1 Ustawy z 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw ewidencje są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po:
- 31 grudnia 2025 roku – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (czynnych podatników VAT);
- 31 grudnia 2026 r. – w przypadku pozostałych podmiotów.
Plik JPK_EWP a jego budowa
Wskazane wyżej podmioty przekazują plik JPK_EWP do dnia upływu terminu złożenia zeznania PIT-28. Plik ten będzie przesyłany za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej dostępnej w Biuletynie Informacji Publicznej. Plik JPK_EWP ma formę pliku XML.
Struktura JPK_EWP składa się z następujących węzłów:
- Naglowek – dane dotyczące JPK_EWP – kod i wariant formularza, cel złożenia, data wytworzenia JPK_EWP, data początkowa i końcowa okresu, którego dotyczy JPK_EWP; oraz kod urzędu skarbowego właściwego dla podatnika;
- Podmiot1 – dane identyfikujące podmiot przekazujący plik JPK_EWP, takie jak NIP, imię, nazwisko i data urodzenia lub pełna nazwa podmiotu, email, telefon kontaktowy oraz wskazanie, czy wybrano metodę kasową dla rozliczeń PIT;
- EWPWiersz – szczegółowe informacje o zdarzeniach gospodarczych zaistniałych w roku podatkowym;
- EWPCtrl – sumy kontrolne dla danych z węzła EWPWiersz
Węzeł EWPWiersz umożliwia wprowadzenie danych o wszystkich zdarzeniach gospodarczych, które powinny być ujęte w ewidencji przychodów w poszczególnych wierszach, z których każdy składa się z następujących pól:
- K_1 – liczba porządkowa wiersza ewidencji przychodów (maksymalnie 14 cyfr);
- K_2 – data wpisu do ewidencji przychodów w formacie RRRR-MM-DD (np. 2026-05-15);
- K_3 – data uzyskania przychodu w formacie RRRR-MM-DD (np. 2026-05-15);
- K_4 – numer dowodu, na podstawie którego dokonano wpisu (maksymalnie 256 znaków);
- K_5 – pole opcjonalne – numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (numer KSeF);
- K_6 – pole opcjonalne – kod kraju nadania kontrahentowi identyfikatora podatkowego (zgodnie ze słownikiem zaimplementowanym w strukturze JPK_EWP);
- K_7 – pole opcjonalne – numer identyfikatora podatkowego kontrahenta (maksymalnie 50 znaków);
- K_8 – kwota przychodu w PLN (maksymalnie 18 cyfr, w tym 2 reprezentujące grosze, np. 1123,45);
- K_9 – stawka podatku dla kwoty przychodu (zgodnie ze słownikiem zaimplementowanym w strukturze JPK_EWP);
- K_10 – pole opcjonalne – uwagi (maksymalnie 256 znaków); podatnicy zamierzający korzystać z możliwości kwartalnego wpłacania ryczałtu (zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy) mogą wpisywać datę otrzymania przychodu w kolumnie „Uwagi”. Z kolei osoby, które na podstawie art. 15 ust. 1a ustawy muszą wyodrębnić w ewidencji przychody objęte podatkiem tonażowym lub zryczałtowanym podatkiem od wartości sprzedanej produkcji, wykazują te kwoty wyłącznie w kolumnie „Uwagi”.
Wraz z wejściem w życie nowych regulacji na temat elektronicznej ewidencji zaczną obowiązywać również nowe przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 17 września 2025 roku w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z § 4 ust. 1 tego rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 roku: zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, zwanych dalej „fakturami”, wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość przychodów za dany dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, stanowiące podstawę obliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
W § 4 ust. 2 tego aktu prawnego wskazano natomiast, że: podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, dokonują zapisów w ewidencji na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, z zastrzeżeniem ust. 3, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Zgodnie z § 5 rozporządzenia: w przypadku osiągania przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zapisów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających uzyskanie tych przychodów. Natomiast § 6 rozporządzenia brzmi: zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 4 i § 5, najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Podsumowując, rewolucja w zakresie prowadzenia ksiąg podatkowych obejmuje nie tylko podmioty opodatkowane według skali podatkowej czy podatkiem liniowym. Również przedsiębiorcy, którzy wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, będą zobowiązani do generowania i przesyłania plików JPK_EWP w ustawowych terminach.
