Przygotowanie do negocjacji ma duże znaczenie dla przebiegu prowadzonych rozmów. Należy zapoznać się z ofertą konkurencji, określić granicę ustępstw oraz zdecydować się, w jaki sposób będzie przebiegało spotkanie. Powinno zostać także ustalone, gdzie odbędą się negocjacje, ile będą trwały i jak długie będą poszczególne sesje. Do technik negocjacyjnych win – win związanych z przygotowaniem negocjacji należą dwie taktyki, często wykorzystywane przez negocjatorów – agenda oraz miejsce przy stole. W jaki sposób należy umiejętnie je zastosować, aby osiągnąć korzystne dla obu stron porozumienie? Techniki negocjacyjne win–win - więcej na ten temat!
Techniki negocjacyjne win–win - agenda
Przygotowanie do negocjacji wymaga sporządzenia listy zagadnień, które zostaną przedyskutowane z partnerem. Strona, będąca gospodarzem negocjacji, przedstawia stworzoną przez siebie agendę. Podczas prezentacji przebiegu spotkania nie wolno zapominać o zwróceniu uwagi na sugestie drugiej strony, odnoszące się do kolejności poruszanych tematów czy dodaniu nowych kwestii, które mogą mieć znaczący wpływ na wypracowanie ostatecznego rozwiązania.
Przykład 1.
- Szanowni Państwo, proponuję, abyśmy dzisiejsze spotkanie poświęcili na przedyskutowanie następujących kwestii: terminów dostawy, kosztów ekspresowej wysyłki towarów oraz okresu płatności. Jak się na to zapatrujecie? Czy chcielibyście poruszyć inne obszary?
- Myślę, że warto przy okazji zwrócić uwagę na wybór dostawcy.
- Dobrze. Dzisiaj zajmiemy się także tym zagadnieniem.
W powyższym przykładzie gospodarz umożliwił drugiej stronie dodanie tematu do agendy. Dzięki temu w prowadzonych rozmowach nie zostanie pominięty ważny aspekt warunków tworzonego kontraktu.
Techniki negocjacyjne win–win - agenda - jej korzyści i zagrożenia
Zastosowanie agendy pozwala przejąć inicjatywę i kontrolować przebieg spotkania. Chroni także obie strony przed nieoczekiwanymi posunięciami, które mogą mieć na celu zdezorientowanie przeciwnika, bądź odwrócenie jego uwagi od pewnych kwestii umowy.
Przykład 2.
- Proponowałbym także, abyśmy mieli możliwość dokonywania płatności zarówno gotówką, jak i przelewem bankowym.
- Dzisiaj nie zajmujemy się tą kwestią. Zgodnie z agendą powinniśmy zająć się teraz okresami płatności.
Jednak technika negocjacyjna agenda związana jest także z pewnymi zagrożeniami. Przede wszystkim, jeśli będziemy się sztywno trzymali listy tematów, możemy zostać odebrani jako mało elastyczny, a nawet agresywny negocjator, który za wszelką cenę chce kontrolować przebieg całej sytuacji.
Aby uniknąć negatywnych skutków tej techniki negocjacyjnej, powinniśmy umożliwić partnerowi podejmowanie inicjatywy, angażowanie się w tworzenie agendy oraz czasami zbaczanie z ustalonej listy tematów, jeśli wydaje się to uzasadnione. Należy także upewniać się, co druga strona ma na myśli i jakie interesy chce w ten sposób zrealizować.
Techniki negocjacyjne win–win miejsce przy stole
Wbrew pozorom sposób zaaranżowania miejsca, w którym odbywają się negocjacje, ma wpływ na przebieg spotkania. Istotną kwestią jest zaplanowanie miejsc przy stole, które będą zajmowane przez negocjatorów. Stworzenie pewnego ustawienia ułatwia komunikowanie się, utrzymywanie kontaktu wzrokowego, a także kształtuje klimat i oddziałuje na styl negocjacji: formalny, przyjacielski, rywalizacyjny czy zespołowy.
Przykład 3.
Gospodarz przygotował krzesła dla negocjatorów, które ustawił naprzeciwko siebie. Uzyskał w ten sposób wygodne ustawienie do kontrolowania mowy ciała przeciwnika. Jednak ten układ powoduje wytworzenie się klimatu konfrontacyjnego. Partnerzy będą mieli większą skłonność do okazywania nastawienia rywalizacyjnego niż kooperacyjnego.
Przykład 4.
W spotkaniu negocjacyjnym będzie brało udział tylko dwóch negocjatorów. Gospodarz ustawił krzesła po jednej stronie stołu. Partnerzy będą mogli swobodnie wymieniać się spostrzeżeniami, ale jednocześnie wzajemnie będą mogli podglądać swoje dokumenty. Negocjatorzy poczują zagrożenie i brak poczucia bezpieczeństwa.
Przykład 5.
Gospodarz ustawił krzesła w tzw. L – negocjatorzy siedzą na rogu stołu, dzięki czemu mogą utrzymywać ze sobą kontakt wzrokowy, współpracować i jednocześnie nie zaglądają sobie w dokumenty. Zmniejszony został także efekt nastawienia rywalizacyjnego.
Powyższe przykłady wskazują, że w zależności od tego, jaki efekt chcemy uzyskać, powinniśmy zastosować inne ustawienie stołu i krzeseł. Inaczej zostanie zaaranżowana przestrzeń, gdy w spotkaniu będą brały dział 2 osoby bądź dwa pięcioosobowe zespoły negocjacyjne. Zawsze jednak pamiętaj, aby liderów sadzać naprzeciwko siebie.
Techniki negocjacyjne miejsce przy stole - na co musisz uważać?
Jeśli nawet zadbasz o odpowiednie ustawienie, które będzie dopasowane do klimatu negocjacji, jaki chcesz otrzymać, może okazać się, że rozmieszczenie krzeseł i stołu nie będzie odpowiadało twojemu partnerowi. Ludzie mają różne upodobania. Jedni lubią wciąż utrzymywać kontakt wzrokowy z rozmówcą, a drudzy woleliby go raczej unikać. Jeżeli dobrze nie znasz swojego przeciwnika, musisz się liczyć z możliwością wprowadzenia pewnych poprawek w sposobie aranżacji miejsca spotkania.
