W toku prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy bardzo często w związku z dokonywaniem różnych czynności urzędowych ponoszą wydatki na opłaty skarbowe. Wśród nich można wymienić np. opłatę za pełnomocnictwo, za rejestrację do VAT, za wydanie różnego rodzaju zezwoleń i zaświadczeń itp. Co do zasady opłaty tego typu mogą stanowić koszty uzyskania przychodu pod warunkiem, że:
- zgodnie z art. 22 ustawy o PIT poniesione opłaty związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie zostały wymienione w art. 23 oraz
- fakt ich poniesienia zostanie odpowiednio udokumentowany.
Opłaty skarbowe a koszty uzyskania przychodu
Ponieważ opłaty skarbowe nie zostały wymienione w katalogu kosztów negatywnych - nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu (art. 23 ustawy o PIT) - można stwierdzić zatem, iż podatnik ma prawo ująć w kosztach tego typu opłaty, jeśli oczywiście związane są z prowadzoną przez niego działalnością. Jednakże sam fakt związku poniesienia opłaty z prowadzoną działalnością nie będzie wystarczający, ponieważ konieczny jest również dowód uiszczenia opłaty skarbowej.
Opłaty skarbowe - zapłata
Przedsiębiorcy mogą uiszczać opłaty skarbowe bezpośrednio w kasie właściwego urzędu, bądź przelewem bankowym na jego rachunek. W przypadku pierwszej opcji podatnik otrzymuje potwierdzenie dokonania opłaty zawierające:
- datę,
- tytuł wniesionej opłaty,
- wartość tej opłaty,
- numer pokwitowania,
- pieczęć urzędu,
- podpis osoby przyjmującej wpłatę.
Dokument ten będzie zatem wystarczającym dowodem uprawniającym do ujęcia kosztu. W przypadku opcji drugiej, czyli dokonania opłaty przelewem bankowym, dowodem tym będzie potwierdzenie przelewu.
Opłaty skarbowe a KPiR
Wydatki na opłaty skarbowe podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów powinien zakwalifikować jako pozostałe wydatki i zaksięgować do kolumny 13 KPiR. Zdarza się jednak, że mimo poniesienia przez podatnika opłaty skarbowej, czynność urzędowa, której ta dotyczy, nie została dokonana. W sytuacji takiej podatnik może starać się o zwrot opłaty, występując ze stosownym wnioskiem do właściwego urzędu. Zwrot, w zależności od formy wskazanej we wniosku, może nastąpić na rachunek bankowy podatnika, gotówką - do odbioru w kasie właściwego urzędu, bądź też przekazem pocztowym, z tym, że w takim wypadku kwota zwrotu zostanie pomniejszona o koszty opłat pocztowych. Istotne jest natomiast, że jeśli wcześniej opłata ta została ujęta w kosztach, a następnie została zwrócona, to podatnik zobowiązany jest do dokonania korekty.
