Poradnik Przedsiębiorcy

Korekta kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do końca 2015 roku podatnik, który nie ureguluje w określonych terminach swoich zobowiązań wobec kontrahentów, zobowiązany jest dokonać korekty kosztów. Sama konieczność dokonania korekty nie jest jednak tak dużym problemem - chociaż oczywiście wiąże się to z obowiązkiem zapłaty wyższego podatku dochodowego. Kłopot w tym, że przepisy nie regulują do końca sposobów dopełnienia tego obowiązku i nie wyjaśniają podstawowych rozterek podatników. Od 2016 r. nie będzie już jednak wątpliwości w tej kwestii, bowiem wraz z nowym rokiem kończy się obowiązek dokonywania korekty kosztów.

Korekta kosztów do końca 2015 r. - terminy

O obowiązku dokonywania korekty kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów stanowi art. 24d ust. 1 i 2 ustawy o PIT. Podatnicy, otrzymując faktury bądź rachunki nawet z odległym terminem płatności, ujmują je na bieżąco w swoich księgach. W sytuacji gdy należność wynikająca z dokumentów zakupu nie zostanie uregulowana we wskazanych w ustawie terminach, konieczne będzie dokonanie korekty  poprzez zmniejszenie poniesionych kosztów albo (gdy wartość kosztów okaże się niewystarczająca) zwiększenie przychodów.

Moment dokonania korekty jest uzależniony od terminu płatności, wskazanego na dokumencie kosztowym. Jeśli termin ten jest krótszy niż 60 dni, podatnik będzie zobowiązany do skorygowania zapisów w księdze w dniu, w którym upłynie 30 dni od tej daty. Natomiast jeżeli termin płatności przekracza 60 dni, to korekta stanie się obowiązkowa po 90 dniach od zaliczenia wydatku do kosztów.

Zasady ewidencjonowania

Dokonana korekta kosztów musi zostać zewidencjonowana w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Podstawą jej księgowania powinny być dowody zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów, stworzone zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dokument, na podstawie którego zostanie zaksięgowana korekta, musi zawierać co najmniej datę wystawienia oraz określenie miesiąca dokonania zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów, wskazanie dowodu księgowego, z którego wynika nieuregulowana należność (faktura, rachunek lub - w przypadku ich braku - umowa lub inny dokument), kwotę, o którą skorygowana zostanie podstawa opodatkowania oraz podpis wystawiającego.

Po stworzeniu dokumentu podatnik powinien wprowadzić wartość korekty do podatkowej księgi przychodów i rozchodów - takich zapisów należy dokonywać kolorem czerwonym albo też poprzedzać kwotę znakiem minus. W przepisach nie wskazano wprawdzie, w jakich kolumnach powinno się wpisywać wartości korekty, jednak najrozsądniejszym wydaje się zmniejszenie wydatku w tej kolumnie, w której został on wcześniej wpisany - czyli np. kolumna 10 dotycząca zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych albo 13, przeznaczona na inne wydatki związane z działalnością gospodarczą. Jeśli natomiast konieczne będzie zwiększenie wartości przychodów, najczęściej wpisów dokonuje się na plus w kolumnie 8 - pozostałe przychody.

Może się oczywiście zdarzyć, że wysokość kosztów w danej kolumnie nie wystarczy do dokonania korekty, mimo iż globalna wartość poniesionych w danym miesiącu wydatków będzie przewyższała korygowane kwoty. W takiej sytuacji w wybranej kolumnie księgi może pojawić się wartość ujemna.

Przepisy określają natomiast dokładne daty, w jakich podatnik powinien dokonać korekty. Zgodnie z ustawą o PIT, do wyboru są dwie metody - dokonywanie poszczególnych wpisów na bieżąco, w dniu, w którym mija wskazany wcześniej termin, bądź też zbiorczo na koniec miesiąca.

Niewyjaśnione dylematy

Wydaje się, że przepisy wystarczająco jasno określają, jak i kiedy dokonywać korekty. Niestety, nie wszystko jest tak oczywiste.

Jak wskazano wcześniej, podatnik może dokonywać korekt w ciągu miesiąca w dniu, w którym pojawia się konieczność skorygowania wysokości kosztów. Podstawową metodą jest zmniejszenie kosztów - dopiero w momencie, gdy ich wysokość okaże się nie wystarczająca, przedsiębiorca powiększa swoje przychody. Jednakże dokonując korekty w ciągu miesiąca, trudno jest przewidzieć, jaka będzie w tym okresie całkowita wysokość kosztów i czy wobec tego ewentualne zwiększenie przychodów będzie koniecznością.

Wydaje się, że wyjściem może być w tym przypadku drugie rozwiązanie, jakie podsuwa ustawa - mianowicie dokonywanie korekty w jednej kwocie, na koniec miesiąca. Jednakże, nawet w tym przypadku zbiorczy dokument podsumowujący należy stworzyć na podstawie pomniejszych dowodów, wystawionych dla poszczególnych korekt w ciągu całego miesiąca. Tak więc także w tym przypadku podatnik dokonuje korekty w środku miesiąca, kiedy tak naprawdę nie zna jeszcze rzeczywistej kwoty poniesionych w danym okresie kosztów.

Krajowa Informacja Podatkowa proponuje w takiej sytuacji ustalenie wartości kosztów w miesiącu do dnia, w którym dokonywana jest korekta i - jeśli zachodzi taka konieczność - pomniejszenie kosztów do tej granicy. Pozostała korekta kosztów powinna zostać ujęta jako powiększenie przychodu. Takie postępowanie jest jednak niezgodne z zapisami ustawy o PIT, w której jasno wskazano, iż powiększać przychody należy dopiero w sytuacji, kiedy miesięczna kwota kosztów będzie niewystarczająca do dokonania korekty.

Rozwiązaniem polecanym przedsiębiorcom, którzy obawiają się, że korekta przekroczy wysokość kosztów, którymi dysponują w danym miesiącu, jest prognozowanie potencjalnej wysokości tych wydatków. Być może nie będzie wtedy konieczne zwiększanie kosztów. Takie wyjście ma jednak jeden mankament - w większości przypadków nie da się z całą pewnością ustalić, jakie koszty zostaną jeszcze rzeczywiście poniesione.

Warto też zaznaczyć, że przychód zwiększony z powodu korekty niezapłaconych kosztów nie może być w późniejszym czasie pomniejszony. Ustawa o PIT dopuszcza dokonania ponownej korekty kosztów, w momencie uregulowania skorygowanej wcześniej należności. Wtedy też możliwe jest ponowne zaliczenie jej do kosztów i tym samym zmniejszenie podstawy opodatkowania. W ustawie natomiast nie przewidziano możliwości zmniejszenia powiększonych uprzednio przychodów.

Koniec korekty kosztów od stycznia 2016 r.

Wszelkie wątpliwości w tej sprawie znikną wraz z 2015 r. Podpisana w sierpniu br. zmiana  przepisów Ordynacji podatkowej oraz niektórych innych ustaw powoduje uchylenie art. 24d ustawy o podatku dochodowym. Uchylenie tego przepisu oznacza, że  przedsiębiorcy nie będą już musieli pomniejszać kosztów uzyskania przychodu o niezapłacone w terminie wydatki, czyli dokonywać korekty kosztów. Nowe regulacje będą obowiązywać od stycznia 2016 r.

Warto dodać, że podatnicy, którzy dokonają korekty kosztów do końca 2015 r., będą mogli zaliczyć wcześniej skorygowane wydatki ponownie do kosztów po ich zapłaceniu - również wtedy, gdy zapłata nastąpi po 1 stycznia 2016 r.