Umowę można zawrzeć na różne sposoby. Jednym ze sposobów jest zawarcie jej ustnie, na piśmie, w formie elektronicznej. Brak zachowania może doprowadzić do bezskuteczności czy też do nieważności czynności prawnej (oczywiście w określonych w ustawie przypadkach). Niemal każde zawarcie umowy poprzedza złożenie oferty jej zawarcia oraz ewentualnie etap negocjacji (o ile takowa opcja jest możliwa). Jakie są różnice między poszczególnymi formami zawarcia umowy? Jaka forma zawarcia umowy może być najkorzystniejsza? Przeczytaj!
Oferta i sposób jej przedstawienia przed zawarciem umowy
Zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.
Jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie; złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.
Oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie.
Przedsiębiorca składający ofertę w postaci elektronicznej jest obowiązany przed zawarciem umowy poinformować drugą stronę w sposób jednoznaczny i zrozumiały o:
- czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy;
- skutkach prawnych potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty;
- zasadach i sposobach utrwalania, zabezpieczania i udostępniania przez przedsiębiorcę drugiej stronie treści zawieranej umowy;
- metodach i środkach technicznych służących wykrywaniu i korygowaniu błędów we wprowadzanych danych, które jest obowiązany udostępnić drugiej stronie;
- językach, w których umowa może być zawarta;
- kodeksach etycznych, które stosuje, oraz o ich dostępności w postaci elektronicznej.
Chwila i miejsce zawarcia umowy
W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu (w potocznym rozumieniu - informacji zwrotnej) nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy.
W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w miejscu otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane albo oferta jest składana w postaci elektronicznej – w miejscu zamieszkania albo w siedzibie składającego ofertę w chwili zawarcia umowy.
Forma zawarcia umowy - pisemna
Zgodnie z art. 78 § 1 kc do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Umowa pisemna może zostać sporządzona sytuacji, w której dokument zawiera oświadczenia woli obu stron umowy i który strony umowy podpisują w tym samym czasie. Możliwe jest też podpisanie tego dokumentu w późniejszym terminie i miejscu, ale wówczas do zawarcia umowy dochodzi, gdy oświadczenie woli strony podpisującej dokument później dotarło do wiadomości drugiej (art. 78 w związku z art. 61 kc). Do umowy zawartej przez podpisanie tego samego dokumentu dochodzi niezależnie od tego, ile egzemplarzy takiego dokumentu istnieje. Dyspozycją art. 78 § 1 kc objęta jest również sytuacja, w której każda ze stron umowy osobno podpisuje inny egzemplarz dokumentu zawierającego oświadczenia woli tych stron, oraz sytuacja, w której każdy dokument zawiera oświadczenie woli tylko jednej strony i tylko przez nią jest podpisany. W tych sytuacjach do zawarcia umowy potrzebna jest wymiana tych dokumentów.
Jeżeli chodzi o samo miejsce w dokumencie złożenia podpisu, to przepisy prawa cywilnego dotyczące formy pisemnej nie precyzują, w którym miejscu pisma powinien być zawarty własnoręczny podpis składającego oświadczenie woli lub wiedzy. Powszechnie jednak przyjmuje się, że podpis ten powinien zostać złożony pod treścią składanego oświadczenia, co pozwala na przypisanie całej treści tego oświadczenia osobie pod nim podpisanej.
Forma zawarcia umowy - elektroniczna
Zgodnie z art. 781 kc do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Zgodnie z art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (tzw. rozporządzenie eIDAS) „kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie tego podpisu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny charakteryzuje się unikalnością i niepowtarzalnością, niemożliwością podrobienia, łatwością wygenerowania i weryfikacji, jak również pozwala na pewne ustalenie tożsamości sygnatariusza oraz zapewnia integralność opatrzonego nim oświadczenia woli.
Cechami charakterystycznymi kwalifikowanego podpisu elektronicznego są:
- unikalność i niepowtarzalność,
- niemożliwość podrobienia,
- łatwość wygenerowania i weryfikacji,
- możliwość ustalenia tożsamości sygnatariusza oraz zapewnienia integralności opatrzonego nim oświadczenia woli.
Jeżeli chodzi o chwilę złożenia oferty zawarcia umowy w formie elektronicznej, to oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Dla uznania, że doręczenie faktycznie miało miejsce, nie jest wystarczające wyłącznie wprowadzenie oświadczenia do systemu komunikacji elektronicznej, ponieważ taki stan nie stwarza pewności co do tego, czy rzeczywiście trafiło ono do operatora usług telekomunikacyjnych, a następnie stało się dostępne dla adresata tak, aby ten miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Dowód, w jakiej dacie nastąpiło doręczenie oświadczenia woli, obciąża nadawcę. Może on skorzystać z usługi potwierdzenia komunikatu elektronicznego lub – w razie posłużenia się podpisem elektronicznym – potwierdzenia udzielanego przez akredytowaną instytucję certyfikacyjną, ale również z innych przewidzianych w Kodeksie postępowania cywilnego dowodów.
Porównując na gruncie procesowym formę pisemną oraz formę elektroniczną zawarcia umowy, kpc różnicuje dokumenty sporządzone w formie pisemnej i elektronicznej oraz inne dokumenty, mieszczące się wprawdzie w definicji art. 2431 kpc, które jednak nie mogą być kwalifikowane jako dokumenty prywatne w świetle art. 245 kpc. W myśl tego przepisu dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie o treści w nim zawartej. Norma ta dotyczy więc jedynie dokumentów, o których mowa w art. 78 kc (a więc zawierających własnoręczny podpis wystawy) i w art. 781 kc (a więc dokumentów w postaci elektronicznej opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Nie dotyczy dokumentów niepodpisanych lub podpisanych w inny sposób (np. podpisem elektronicznym niespełniającym wymaganych przez prawo cech podpisu kwalifikowanego). Innymi słowy, nie obejmuje dokumentów zawierających oświadczenia w formie dokumentowej (art. 772 kc). Na takim stanowisku stoi Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 30 grudnia 2019 roku (I ACa 672/19).
Forma zawarcia umowy - dokumentowa
W tym miejscu należy wyraźnie rozróżnić formy czynności prawnych: formę dokumentową, o której mowa w art. 772 kc od formy pisemnej. Dla zachowania formy dokumentowej wystarczy złożenie oświadczenia na dowolnym nośniku, w dowolnej formie, tak aby umożliwiała identyfikację osoby składającej oświadczenie. Możliwy jest zatem e-mail, fax, zapis na nośniku elektronicznym pendrive, CD, DVD, Blu-ray. Nie jest to jednak kwalifikowany dokument elektroniczny. Natomiast forma pisemna wymaga sporządzenia pisma przez osobę sporządzającą dane pismo i opatrzenia go własnoręcznym podpisem.
Minimalnym wymogiem dla złożenia oświadczenia w formie dokumentu jest stworzenie możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie. Stworzenie takiej możliwości może nastąpić w dowolnej formie – np. poprzez wskazanie personaliów tej osoby pismem maszynowym czy też przy użyciu stosownej pieczątki imiennej.
Podmioty, które zawierają umowę, powinny mieć na uwadze to, że uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.
Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.
