Zasady doręczania korespondencji z i do ZUS-u

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest państwową jednostką organizacyjną prowadzącą sprawy dotyczące ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego, a także zdrowotnego. W Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych – dalej „ustawa systemowa” – określono specjalne zasady doręczania pism wysyłanych przez ZUS oraz kierowanych do tej jednostki. Jakie są zasady doręczania korespondencji z ZUS? Wyjaśniamy w tym artykule. 

Jakich spraw może dotyczyć korespondencja z ZUS-u? 

Do zakresu działania ZUS-u należy między innymi:

1. realizacja przepisów o ubezpieczeniach społecznych, a w szczególności:

• stwierdzanie i ustalanie obowiązku ubezpieczeń społecznych,
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz wypłacanie tych świadczeń, chyba że na mocy odrębnych przepisów obowiązki te wykonują płatnicy składek,
• wymierzanie i pobieranie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• prowadzenie rozliczeń z płatnikami składek z tytułu należnych składek i wypłacanych przez nich świadczeń podlegających finansowaniu z funduszy ubezpieczeń społecznych lub innych źródeł,
• prowadzenie indywidualnych kont ubezpieczonych i kont płatników składek,
• orzekanie przez lekarzy orzeczników Zakładu oraz komisje lekarskie Zakładu dla potrzeb ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych;

Wszystkich wyżej wymienionych spraw może dotyczyć korespondencja między ZUS-em a osobami i podmiotami, na które przepisy o ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym nakładają określone obowiązki lub którym przepisy te przyznają uprawnienia.

List zwykły ZUS

ZUS może przesyłać pisma i decyzje listem zwykłym. W razie sporu ciężar dowodu doręczenia pisma lub decyzji spoczywa na ZUS-ie (art. 71a ustawy systemowej).

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 13 lutego 2020 roku (III AUa 479/19), który badał sprawę doręczenia decyzji o przyznaniu emerytury, stwierdzono: „[…] fakt doręczenia lub ogłoszenia decyzji winien być w odpowiedni sposób udokumentowany albo w postaci zwrotnego potwierdzenia odbioru, albo protokołu ogłoszenia decyzji. […] Okoliczność natomiast, że przepis art. 71a ust. 1 Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 300) umożliwia doręczenia decyzji listem zwykłym, nie zwalnia organu rentowego z dowodzenia faktu skutecznego doręczenia decyzji administracyjnej. Wbrew twierdzeniom organu rentowego, nie można zatem obciążać ubezpieczonej ciężarem dowodu wykazywania, że decyzja ta nie została jej doręczona”.

Chociaż ZUS może przesyłać pisma i decyzje listem zwykłym, to nie jest zwolniony w razie sporu z obowiązku udowodnienia, faktu i daty dokonania doręczenia. Ciężar dowodu spoczywa zatem na ZUS-ie, a nie na adresacie pisma.

Pisma ZUS w postaci papierowej

ZUS może doręczać pisma w postaci papierowej do podmiotu niepublicznego:

• nieposiadającego adresu do doręczeń elektronicznych ujawnionego w bazie adresów elektronicznych;
• który nie wszczął postępowania administracyjnego przed ZUS-em przy użyciu adresu do doręczeń elektronicznych.

Ponadto pisma w postaci papierowej mogą być doręczane przez ZUS do podmiotu publicznego w przypadku braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych tego podmiotu (art. 71ad ustawy systemowej).

Wydruk pisma ZUS 

W przypadku pism wydanych w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ZUS, które zostały opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• podpisem zaufanym,
• podpisem osobistym albo
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,

doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma, jeżeli strona nie wnosiła o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wspomniany wydruk pisma zawiera:

• informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ZUS i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną;
• identyfikator pisma nadawany przez system teleinformatyczny ZUS.

Może też zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo.

Wydruk pisma stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego ZUS, i jest dokumentem urzędowym w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 71aa ustawy systemowej).

Doręczenie pisma ZUS na adres doręczeń elektronicznych

W przypadku podmiotu posiadającego jednocześnie profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS oraz adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 tej ustawy, doręczenie pisma nadanego przez ZUS w postaci elektronicznej następuje na adres do doręczeń elektronicznych. Po doręczeniu pismo jest przekazywane również na profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS.

Do ustalenia daty doręczenia stosuje się art. 42 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, zgodnie z którym korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili:

• odebrania korespondencji – w przypadku korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
• wpłynięcia korespondencji – w przypadku korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego.

W przypadku korespondencji przesłanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (art. 71ab ust. 1, 1a i 3 ustawy systemowej).

Przekazanie pisma ZUS na profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS 

W przypadku podmiotu posiadającego profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS i nieposiadającego adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych lub elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP, przekazanie pisma w postaci elektronicznej nadanego przez ZUS następuje na profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS.

Pismo uznaje się wówczas za doręczone:

• we wskazanej w urzędowym poświadczeniu odbioru chwili jego odbioru na profilu informacyjnym w systemie teleinformatycznym ZUS;
• po upływie 14 dni od dnia wskazanego w urzędowym poświadczeniu odbioru jego umieszczenia na profilu informacyjnym w systemie teleinformatycznym Zakładu – w przypadku jego nieodebrania (art. 71ab ust. 2 i 6 ustawy systemowej).

Zasady doręczania korespondencji do ZUS

Doręczanie pisma do ZUS-u jest możliwe za pośrednictwem usługi online udostępnionej w systemie teleinformatycznym ZUS i wymaga posiadania profilu informacyjnego w tym systemie.

Po wprowadzeniu pisma do systemu teleinformatycznego ZUS na profilu informacyjnym jest udostępniane urzędowe poświadczenie przedłożenia, które jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. Pismo uznaje się za doręczone we wskazanej w urzędowym poświadczeniu przedłożenia chwili jego wprowadzenia do systemu teleinformatycznego ZUS na profilu informacyjnym (art. 71ac ustawy systemowej).

Prowadzenie korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oparte jest na szerokim wykorzystaniu technologii informatycznej. Wiązała się z tym potrzeba uregulowania wyżej omówionych zasad, w oparciu na których ustala się, kiedy następuje skuteczne doręczenie pisma.