Co należy wiedzieć o wystawianiu faktur VAT? Kto i w jakich okolicznościach może wystawić fakturę? Czy można zlecić wystawianie faktur podmiotom trzecim? Czy upoważnienie do podpisywania faktur VAT przez pracownika jest niezbędne? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.
Faktura VAT – podstawowe informacje
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
- sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku VAT lub podatku o podobnym charakterze bądź na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej;
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany powyżej;
- otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem powyżej wymienionych czynności, z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie o VAT.
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość bądź część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Podatnik wystawia fakturę korygującą w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Wystawianie faktur na rzecz i w imieniu podatnika
Podatnik podatku VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze oraz osoba prawna niebędąca podatnikiem – nabywający towary lub usługi od podatnika – może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:
- dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu;
- otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie o VAT;
- dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.
Powyższe działanie jest dopuszczalne, o ile powyższy podmiot i podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
Kim jest przedstawiciel podatkowy? Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, podlegający obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, jest obowiązany ustanowić przedstawiciela podatkowego. Z kolei podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju może fakultatywnie ustanowić przedstawiciela podatkowego.
Przedstawiciel podatkowy wykonuje w imieniu i na rzecz podatnika, dla którego został ustanowiony, obowiązki tego podatnika w zakresie rozliczania podatku, sporządzania deklaracji podatkowych i informacji podsumowujących w tym w zakresie oraz w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji, w tym ewidencji, na potrzeby podatku, a także inne czynności wynikające z przepisów o podatku od towarów i usług, jeżeli został do tego upoważniony w umowie.
Przedstawiciel podatkowy odpowiada solidarnie z podatnikiem za zobowiązanie podatkowe, które przedstawiciel rozlicza w imieniu i na rzecz podatnika.
Czy podpis jest obowiązkowym elementem faktury VAT?
Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać m.in. takie elementy jak:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów bądź usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem.
Warto jednak pamiętać, że podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, lub wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w nie zmieniono w niej danych, które powinna ona zawierać. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Czy upoważnienie do podpisywania faktur jest niezbędne?
Zgodnie z Kodeksem cywilnym osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa.
Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego „[…] odnosi się do wszystkich osób, które mają faktyczną możliwość dokonywania czynności prawnych w obiektach przedsiębiorstwa i ma zastosowanie zawsze, gdy przedsiębiorstwo nie poinformowało w sposób wyraźny swoich klientów, o tym, że konkretne osoby czynne w jego lokalu nie są umocowane do zawierania umów” [Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 5 grudnia 2003 roku, IV CK 286/02]
Przykład 1.
Pracownik w ramach obowiązków pracowniczych zajmuje się obsługą klientów w sposób zdalny, komunikując się z nimi drogą mailową z adresu mailowego w domenie pracodawcy. Pracownikowi nie zostało udzielone wyraźne upoważnienie do podpisywania faktur. Czy pracownika można w takiej sytuacji uznać za osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa? Uznaje się, że obecnie pojęcie dokonywania czynności w lokalu przedsiębiorstwa powinno być rozumiane z uwzględnieniem aktualnych uwarunkowań i rozwoju technologii. Zgodnie z tą interpretacją umocowanie pracownika jako osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa dotyczy również sytuacji dokonywania zdalnej obsługi klientów, w tym komunikacji mailowej ze służbowego adresu mailowego w domenie przedsiębiorstwa.
Korzystając z tego umocowania, pracownik w okolicznościach, o których mowa powyżej, będzie upoważniony również do podpisywania faktur VAT w imieniu pracodawcy.
Pracodawca może również wyraźnie upoważnić danego pracownika do dokonywania w jego imieniu określonych czynności, w tym także podpisywania faktur.
