Zarówno w imieniu zamawiającego, jak i wykonawcy lub wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie może występować pełnomocnik. Czy pełnomocnictwo w zamówieniach publicznych jest możliwe tylko w formie pisemnej? Jakie wymogi dotyczą pełnomocnika działającego w ramach zamówień publicznych? Dowiesz się z poniższego artykułu!
Pełnomocnictwo w zamówieniach publicznych w świetle przepisów Kodeksu cywilnego
Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.
Okoliczność, że pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie ma wpływu na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy.
Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.
Umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.
Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu; wygaśnięcie umocowania powinno być na odpisie zaznaczone.
Jeżeli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Przepis ten stosuje się odpowiednio do pełnomocników, których pełnomocnik sam dla mocodawcy ustanowił.
Pełnomocnicy zamawiającego
Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia oraz organizuje konkurs.
Zamawiający może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia lub organizację konkursu w ramach pomocniczych działań zakupowych własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej.
Pomocnicze działania zakupowe polegają na zapewnieniu zamawiającemu wsparcia w związku z udzielaniem zamówienia lub organizacją konkursu, w szczególności przez:
- zapewnienie infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych;
- doradztwo dotyczące planowania, przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub organizacji konkursu;
- przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia;
- przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego.
Pełnomocnik wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie
Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
W takim przypadku ustanawiają oni pełnomocnika do:
- reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia, albo
- reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Zgodnie z orzecznictwem: „W ocenie Izby dopuszczalna jest […] sytuacja, w której zamawiający udzielający wspólnie zamówienia upoważnią wyznaczonego przez siebie zamawiającego do udzielenia pełnomocnictwa osobie trzeciej np. podmiotowi profesjonalnie zajmującemu się przygotowywaniem postępowań przetargowych w zakresie przygotowania i prowadzenia zamówienia. Odwołujący wskazał, że za dopuszczalne uważa udzielenie jednej z gmin jako podmiotowi trzeciemu pełnomocnictwa do prowadzenia postępowań w ich imieniu, natomiast za niedopuszczalne uważał udzielenie wspólnego zamówienia” – wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 25 kwietnia 2013 roku (KIO 827/13).
Na uwadze warto mieć również fakt, że pełnomocnictwo do działania w imieniu konsorcjum nie stanowi podstawy do uznania, iż pełnomocnik może na jego podstawie reprezentować któregokolwiek z członków konsorcjum występującego w danym postępowaniu samodzielnie.
Pełnomocnictwo wykonawcy do składania środków ochrony prawnej
Pełnomocnikiem w postępowaniu odwoławczym może być:
- adwokat;
- radca prawny;
- osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony lub uczestnika postępowania;
- osoba pozostająca ze stroną lub uczestnikiem postępowania w stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia.
Pełnomocnik jest obowiązany przy pierwszej czynności przed Prezesem Izby lub przed Izbą dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa.
Jeżeli pełnomocnictwo składane jest w formie pisemnej, pełnomocnik składa je wraz z odpisem dla stron i uczestników postępowania odwoławczego, chyba że odpis pełnomocnictwa został doręczony przez pełnomocnika bezpośrednio stronie i uczestnikowi.
Adwokat i radca prawny mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.
Jeżeli braki w zakresie pełnomocnictwa dają się uzupełnić, Izba wyznaczy w tym celu odpowiedni termin.
Przykład 1.
Jak na przesłankę pozostawania w stosunku zlecenia patrzy orzecznictwo?
W orzeczeniu Krajowej Izby Odwoławczej z 7 grudnia 2022 roku (KIO 3110/22) można przeczytać, że nie wypełnia tej przesłanki relacja między kancelarią prawną, w której ramach działa pełnomocnik, i uczestnikiem postępowania.
W tej samej sprawie Izba uznała, że brak prawidłowego pełnomocnictwa nie daje się uzupełnić na zasadzie art. 511 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych z tego względu, że przystąpienie zostało zgłoszone przed rozprawą i w tej dacie podpisane przez osobę nieuprawnioną. W takich okolicznościach uzupełnienie pełnomocnictwa wiązałoby się z koniecznością złożenia nowego oświadczenia z datą na przyszłość, co skutkowałoby przekroczeniem terminu do wniesienia przystąpienia.
Orzecznictwo jest zgodne, że: „[…] stosunek zlecenia musi istnieć bezpośrednio pomiędzy pełnomocnikiem a stroną bądź uczestnikiem postępowania odwoławczego” – postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z 25 maja 2022 roku (KIO 1183/22).
Forma, treść i rodzaj pełnomocnictwa przed KIO
W praktyce problem może sprawić również odpowiednie sformułowanie pełnomocnictwa. Wymogi względem rodzaju pełnomocnictwa, jakie uprawnia do występowania w postępowaniu odwoławczym przed KIO, zostały sformułowane przez orzecznictwo i nie wynikają wprost z przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Uznaje się, że wniesienie środków odwołania w postępowaniu przed KIO stanowi czynności przekraczającą zwykły zarząd, a co za tym idzie – niezbędne jest sporządzenie w tym celu pełnomocnictwa co najmniej rodzajowego bądź też pełnomocnictwa szczególnego.
Zgodnie z orzecznictwem: „Składanie środków ochrony prawnej ma szczególny charakter i wymaga szczególnych kompetencji, dlatego umocowanie do ich podejmowania powinno czynić zadość warunkom wymaganym dla pełnomocnictw rodzajowych o ściśle określonym zakresie umocowania […]. Takie stanowisko jest zgodne z utrwalonym orzecznictwem i doktryną, wedle których wniesienie protestu stanowi czynność przekraczającą czynność zwykłego zarządu, do jej dokonania potrzebne jest, zgodnie z art. 98 zdanie drugie KC, co najmniej pełnomocnictwo rodzajowe” – postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z 27 sierpnia 2008 roku (KIO/UZP 839/08).
