Poradnik Przedsiębiorcy

Zapasowa kasa fiskalna - czy to konieczne?

Co do zasady każdy przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinien rejestrować ją na kasie fiskalnej. Wymóg ten wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Kasa fiskalna, tak jak każdy inny sprzęt, może ulec awarii. Co wówczas należy zrobić? Zaprzestać sprzedaży do momentu jej naprawienia! Taka sytuacja może wiązać się z ogromnymi stratami dla firmy. Jak rozwiązać taki problem?

Zapasowa kasa fiskalna – czy jest obowiązkowa

Tak jak wspomniano wcześniej, awaria podstawowej kasy fiskalnej wymusza na przedsiębiorcy zakończenie sprzedaży do momentu jej ponownego uruchomienia. Dla działalności, w których kasa rejestrująca jest bezwzględnie obowiązkowa (np. fryzjer, lekarz, kosmetyczka) i ich docelowymi nabywcami są osoby prywatne, każdy dzień przestoju generuje duże straty. W związku z tym warto zastanowić się nad zakupem zapasowej kasy fiskalnej.

Ważne!

Posiadanie zapasowej kasy rejestrującej nie jest obowiązkowe. Decyzja w tej kwestii należy do samego przedsiębiorcy.

Jak zaksięgować zakup zapasowej kasy fiskalnej?

Sposób księgowania zakupu zapasowej kasy fiskalnej zależy od jej wartości początkowej.

Zapasowa kasa fiskalna – wartość początkowa do 3.500 zł

W przypadku gdy wartość ta nie przekracza kwoty 3.500 zł (netto – czynny podatnik VAT, brutto – podatnik zwolniony z VAT) zakup zapasowej kasy fiskalnej można rozliczyć na dwa sposoby:

  1. Ująć zakup bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów – przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów wykazuje wydatek w kolumnie 13 – pozostałe wydatki (netto – czynny podatnik VAT, brutto – podatnik zwolniony z VAT) oraz w przypadku czynnych podatników VAT – podatek podlegający odliczeniu należy wykazać w  rejestrze zakupu VAT wg odpowiedniej stawki.

  2. Potraktować zakup jako niskocenny środek trwały (składnik majątku stanowiący własność lub współwłasność podatnika, kompletny i zdatny do użytku, o planowanym okresie użytkowania w działalności dłużej niż 1 rok) – wartość netto (czynny podatnik VAT) lub wartość brutto z faktury (podmiot zwolniony z VAT) stanowi wartość początkową środka trwałego, która podlega:

    1. Amortyzacji jednorazowej – ze względu na niską wartość początkową (poniżej 3.500 zł) przedsiębiorca może ująć jednorazowy odpis amortyzacyjny w kosztach w miesiącu przyjęcia go do użytkowania;

    2. Amortyzacji liniowej – odpisy amortyzacyjne naliczane są w oparciu o stawkę wynikającą z wykazu stawek. Odpisy amortyzacyjne ujmuje się w kosztach od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.

Czynny podatnik VAT podatek podlegający odliczeniu wykazuje w rejestrze zakupu VAT.

Zapasowa kasa fiskalna – wartość początkowa powyżej 3.500 zł

Kasy fiskalne o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł w praktyce kupowane są dość rzadko, nie mniej jednak warto wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć jej zakup. Zapasowa kasa fiskalna, której wartość początkowa przekracza 3.500 zł (netto – czynny podatnik VAT, brutto – zwolniony podatnik VAT) oraz:

  • stanowi własność lub współwłasność podatnika,

  • jest kompletna i zdatna do użytku,

  • będzie użytkowana w działalności przez okres dłuższy niż 1 rok

- powinna zostać zakwalifikowana jako środek trwały i amortyzowana w czasie.

Podstawową metodą amortyzacji zapasowej kasy fiskalnej jest metoda liniowa z zastosowaniem stawki wynikającej z wykazu. Stawka zależna jest od określonej kategorii środka trwałego, czyli KŚT.

Dla zapasowych kas fiskalnych można wybrać jedno z dwóch KŚT:

  • 669 – Pozostałe urządzenia nieprzemysłowe – stawka amortyzacji 20%

  • 491 – Zespoły komputerowe – stawka amortyzacji 30%

- wszystko zależy od warunków technicznych zakupionej kasy fiskalnej.

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, wykorzystujący zapasową kasę fiskalną do celów działalności opodatkowanej mają prawo do odliczenia podatku VAT przez wykazanie go w rejestrze zakupu.