Poradnik Przedsiębiorcy

Zapasowa kasa fiskalna - czy to konieczne?

Co do zasady każdy przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinien rejestrować ją na kasie fiskalnej. Wymóg ten wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Kasa fiskalna, tak jak każdy inny sprzęt, może ulec awarii. Co wówczas należy zrobić? Zaprzestać sprzedaży do momentu jej naprawienia! Taka sytuacja może wiązać się z ogromnymi stratami dla firmy. Jak rozwiązać taki problem?

Zapasowa kasa fiskalna – czy jest obowiązkowa

Tak jak wspomniano wcześniej, awaria podstawowej kasy fiskalnej wymusza na przedsiębiorcy zakończenie sprzedaży do momentu jej ponownego uruchomienia. Dla działalności, w których kasa rejestrująca jest bezwzględnie obowiązkowa (np. fryzjer, lekarz, kosmetyczka) i ich docelowymi nabywcami są osoby prywatne, każdy dzień przestoju generuje duże straty. W związku z tym warto zastanowić się nad zakupem zapasowej kasy fiskalnej.

Ważne!

Posiadanie zapasowej kasy rejestrującej nie jest obowiązkowe. Decyzja w tej kwestii należy do samego przedsiębiorcy.

Jak zaksięgować zakup zapasowej kasy fiskalnej?

Sposób księgowania zakupu zapasowej kasy fiskalnej zależy od jej wartości początkowej.

Zapasowa kasa fiskalna – wartość początkowa do 3.500 zł

W przypadku gdy wartość ta nie przekracza kwoty 3.500 zł (netto – czynny podatnik VAT, brutto – podatnik zwolniony z VAT) zakup zapasowej kasy fiskalnej można rozliczyć na dwa sposoby:

  1. Ująć zakup bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów – przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów wykazuje wydatek w kolumnie 13 – pozostałe wydatki (netto – czynny podatnik VAT, brutto – podatnik zwolniony z VAT) oraz w przypadku czynnych podatników VAT – podatek podlegający odliczeniu należy wykazać w  rejestrze zakupu VAT wg odpowiedniej stawki.

  2. Potraktować zakup jako niskocenny środek trwały (składnik majątku stanowiący własność lub współwłasność podatnika, kompletny i zdatny do użytku, o planowanym okresie użytkowania w działalności dłużej niż 1 rok) – wartość netto (czynny podatnik VAT) lub wartość brutto z faktury (podmiot zwolniony z VAT) stanowi wartość początkową środka trwałego, która podlega:

    1. Amortyzacji jednorazowej – ze względu na niską wartość początkową (poniżej 3.500 zł) przedsiębiorca może ująć jednorazowy odpis amortyzacyjny w kosztach w miesiącu przyjęcia go do użytkowania;

    2. Amortyzacji liniowej – odpisy amortyzacyjne naliczane są w oparciu o stawkę wynikającą z wykazu stawek. Odpisy amortyzacyjne ujmuje się w kosztach od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.

Czynny podatnik VAT podatek podlegający odliczeniu wykazuje w rejestrze zakupu VAT.

Zapasowa kasa fiskalna – wartość początkowa powyżej 3.500 zł

Kasy fiskalne o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł w praktyce kupowane są dość rzadko, nie mniej jednak warto wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć jej zakup. Zapasowa kasa fiskalna, której wartość początkowa przekracza 3.500 zł (netto – czynny podatnik VAT, brutto – zwolniony podatnik VAT) oraz:

  • stanowi własność lub współwłasność podatnika,

  • jest kompletna i zdatna do użytku,

  • będzie użytkowana w działalności przez okres dłuższy niż 1 rok

- powinna zostać zakwalifikowana jako środek trwały i amortyzowana w czasie.

Podstawową metodą amortyzacji zapasowej kasy fiskalnej jest metoda liniowa z zastosowaniem stawki wynikającej z wykazu. Stawka zależna jest od określonej kategorii środka trwałego, czyli KŚT.

Dla zapasowych kas fiskalnych można wybrać jedno z dwóch KŚT:

  • 669 – Pozostałe urządzenia nieprzemysłowe – stawka amortyzacji 20%

  • 491 – Zespoły komputerowe – stawka amortyzacji 30%

- wszystko zależy od warunków technicznych zakupionej kasy fiskalnej.

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, wykorzystujący zapasową kasę fiskalną do celów działalności opodatkowanej mają prawo do odliczenia podatku VAT przez wykazanie go w rejestrze zakupu.

Ulga na zakup zapasowej kasy fiskalnej

Zgodnie z art. 111 ust.4 ustawy o VAT:

„Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł”.

Uwaga!

Ulga na zakup kas obowiązuje tylko przy rozpoczęciu ewidencjonowania obrotu tym sposobem. Jeśli zatem przedsiębiorca planuje zakup zapasowej kasy (jako tej drugiej w firmie), to aby skorzystać z ulgi musi obie kupić od razu!

Możliwość skorzystania z ulgi dotyczy również zakupu zapasowej kasy fiskalnej. Przy czym czynni podatnicy VAT rozliczają ulgę w składanych przez siebie deklaracjach rozliczeniowych VAT-7 (rozliczenie miesięczne) lub VAT-7K (rozliczenie kwartalne). Więcej na ten temat w artykule: Zwrot wydatków na zakup kasy fiskalnej.

Natomiast podmioty zwolnione z VAT korzystają z ulgi na zakup kasy na wniosek. Więcej na ten temat w publikacji: Podmiot zwolniony z VAT a ulga na zakup kasy rejestrującej.

Ważne!

Zapasowa kasa fiskalna, tak jak zwykła kasa rejestrująca musi zostać zgłoszona i zafiskalizowana. 

Zwrot ulgi na zakup zapasowej kasy fiskalnej

Art. 111 ust. 6 ustawy o VAT wskazuje kiedy należy dokonać zwrotu ulgi na zakup kasy:

„Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 1 i 2”.

Z kolei § 6 rozporządzenia w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących określa kiedy podatnik ma obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy fiskalnej (w tym zapasowych kas fiskalnych) w przypadkach gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

  • zaprzestanie działalności;

  • nastąpi otwarcie likwidacji;

  • zostanie ogłoszona upadłość;

  • nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy;

  • dokona odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i 3 rozporządzenia.

Zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących należy dokonać na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie:

1) do 25. dnia miesiąca następującego po:

a) miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy miesięczne,

b) kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza podatek za okresy kwartalne;

2) do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu w przypadku podatników, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy.