Zgłoszenia ENS na towary przywożone do UE

Globalizacja w handlu międzynarodowym niesie za sobą nie tylko ułatwienia, ale i nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Jednym z kluczowych wymogów są zgłoszenia ENS (Entry Summary Declaration), czyli skrócone zgłoszenie przywozowe obowiązujące importerów od 1 kwietnia 2025 roku. Jest to element zmodernizowanego systemu celnego UE, który ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa. Jak działają nowe zasady przywozu towarów spoza UE i co każdy importer musi wiedzieć o ENS?

Czym jest zgłoszenie ENS?

Zgłoszenie ENS to kluczowy element unijnego systemu kontroli importu (Import Control System 2 – ICS2), który obowiązuje wszystkich przewoźników drogowych, kolejowych i morskich uczestniczących w łańcuchu dostaw towarów wprowadzanych na teren UE. Jest to elektroniczne zgłoszenie, które należy złożyć przed fizycznym wwiezieniem towaru na terytorium Wspólnoty. Zawiera ono dane wymagane do oceny ryzyka związanego z bezpieczeństwem obywateli UE. Zatem zanim towar przekroczy granicę unijną, organy celne muszą zapoznać się z wypełnionym formularzem ENS. Dane te są następnie analizowane przez system ICS2.

Warto dodać, że obowiązek zgłoszenia obowiązuje przewoźników, a nie nadawców towarów z krajów trzecich. Zgłoszenie ENS nie jest również dokumentem służącym odprawie celnej, tj. nie zastępuje zgłoszenia celnego. Jego jedynym celem jest umożliwienie służbom celnym przeprowadzenia wstępnej analizy ryzyka.

Zgłoszenia ENS to element systemu ICS2

Zgłoszenia ENS to jedynie element całego rozbudowanego systemu kontroli importu UE. ICS2 ma za zadanie zbierać dane o towarach przywożonych spoza Unii. Został wprowadzony etapami:

• Etap 1 – 2021 rok: dotyczył przewoźników lotniczych w zakresie przesyłek ekspresowych i pocztowych;
• Etap 2 – 2023 rok: nastąpiło rozszerzenie obowiązków na agentów celnych i spedytorów lotniczych;
• Etap 3 – 2025 roku: wdrożenie systemu w transporcie drogowym, kolejowym i morskim.

Omawiany system w pełni zastąpił jego poprzednią wersję (tj. ICS1). Zadaniem ICS2 jest przeprowadzanie oceny ryzyka związanego z towarami wprowadzanymi na obszar Unii. W założeniach nowy system ma pozwolić organom celnym na:

• skuteczniejsze wykrywanie zagrożeń bezpieczeństwa;
• usprawnienie procesu odpraw celnych;
• zwiększenie przejrzystości w łańcuchach dostaw;
• zwiększenie ochrony gospodarek i obywateli państw wspólnotowych.

Kto jest zobowiązany do złożenia ENS?

Zasada jest w miarę przejrzysta – każdy, kto wwozi towary do UE z terenów państw trzecich, ma obowiązek dokonać zgłoszenia ENS. Wśród podmiotów odpowiedzialnych możemy wymienić:

• przewoźnika drogowego oraz firmę transportową;
• linie lotnicze;
• armatora, tj. firmę przewozową w transporcie morskim;
• operatora promowego dla towarów bez kierowcy lub firmę transportową dla towarów z kierowcą;
• operatora kolejowego.

Firmy transportowe, które zlecają swoim przedstawicielom składanie ENS, muszą pamiętać, że wymagane jest tutaj wyraźne upoważnienie – ogólne pełnomocnictwo do działania w imieniu przedsiębiorcy nie wystarczy.

Niezbędny jest numer EORI

Obowiązek zgłoszenia ENS obowiązuje wszystkich importerów. Aby jednak mogli oni dokonać zgłoszenia, muszą posiadać numer EORI. Czym jest? To identyfikator Wspólnotowego Systemu Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych (z ang. Economic Operators Registration and Identification). Każdy podmiot chcący uczestniczyć w imporcie i eksporcie towarów do i z Unii Europejskiej musi takowy numer posiadać. Organy celne identyfikują przedsiębiorców właśnie po EORI.

EORI nadawany jest:

• podmiotom krajowym (z krajów UE) – składa się z prefiksu (dla Polski jest to „PL”), NIP-u przedsiębiorstwa i zazwyczaj pięciu zer na końcu (np. PL123456789900000).
• podmiotom spoza Wspólnoty – składa się z prefiksu i ciągu 14 cyfr zakończonego literą „Z” (np. GB12345678910000Z).

Jakie dane zawiera zgłoszenie ENS?

W zgłoszeniu ENS importer musi wskazać szereg danych. Wśród nich znajdują się między innymi:

• dane nadawcy i odbiorcy towarów;
• dane przewoźnika;
• miejsce załadunku i rozładunku;
• szczegółowy opis towaru, łącznie z kodem HS (jeśli wymagają tego przepisy celne) oraz opisem handlowym;
• numery kontenerów (jeśli dotyczy);
• numer referencyjny przesyłki;
• dane o środkach transportu (np. numer rejsu, statek, samochód).

Nowością w systemie ICS2 jest obowiązek dostarczenia danych na poziomie precyzyjnego opisu towarów (z ang. „precise goods description”), co pozwala służbom celnym lepiej identyfikować potencjalne zagrożenia.

Termin na zgłoszenie ENS

Zgłoszenie ENS należy złożyć przed fizycznym wprowadzeniem towaru na obszar celny UE, tj. przed jego przewiezieniem przez granicę Wspólnoty, z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym zależnym od środka transportu. Wygląda to następująco:

• dla transportu lotniczego – co najmniej 4 godziny przed planowanym przylotem do pierwszego portu UE;
• dla transportu morskiego – 24 godziny przed załadunkiem w porcie wychodzącym (tj. z którego statek oficjalnie rozpoczyna swoją podróż);
• dla transportu drogowego i kolejowego – co najmniej 1 godzinę przed przybyciem na granicę UE.

Jak złożyć ENS?

Złożenie ENS nie powinno przysporzyć wielu problemów, jednakże przed pierwszym zgłoszeniem – dla pewności – warto zapoznać się z poniższymi wskazówkami.

Zgłoszenie ENS składa się w formie elektronicznej, za pośrednictwem krajowego systemu celnego lub przez platformę Common Repository ICS2. W Polsce zgłoszenia przyjmowane są poprzez PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych).

Podmioty składające ENS muszą posiadać:

• numer EORI;
• aktywny dostęp do systemu celnego;
• oprogramowanie umożliwiające elektroniczną wymianę komunikatów w formacie XML.

Należy pamiętać, że zgłoszenia ENS są analizowane przez organy celne (przez system) pod kątem ryzyka bezpieczeństwa. Z tego może wynikać kilka dodatkowych sytuacji, a mianowicie towar może być zatrzymany do kontroli lub na czas dostarczenia dodatkowych wymaganych informacji.

Nie zawsze ENS będzie konieczny

Niektóre towary mogą być zwolnione z obowiązku złożenia ENS. Dotyczy to w szczególności:

• towarów wchodzących w skład osobistego bagażu podróżnych;
• przesyłek pocztowych – listów, kartek pocztowych, materiałów drukowanych;
• towarów transportowanych rurociągami, energii elektrycznej;
• towarów zgłoszonych ustnie w urzędzie celnym;
• przesyłek dyplomatycznych i wojskowych.

Najczęstsze błędy przy zgłoszeniu ENS

Mimo że w teorii cała procedura ma „uproszczony” charakter, to w praktyce łatwo o błąd. Nie zawsze owe pomyłki będzie można naprawić przy kontroli granicznej, niekiedy będą one powodowały odrzucenie deklaracji lub dodatkową, bardziej szczegółową kontrolę.

Należy zatem pamiętać o prawidłowym wypełnieniu ENS. Należy zatem wystrzegać się:

• błędnych oraz zbyt ogólnych opisów towaru;
• niewprowadzenia kodu HS lub wprowadzenia kodu błędnego;
• pomyłek w danych odbiorcy lub brak wskazania jego numeru EORI;
• podania nieaktualnych danych przewoźnika;
• nieprawidłowego oznaczenia identyfikacji kontenera lub jednostki transportowej.

Jak podejść do zgłoszeń ENS

Aktualnie zgłoszenie ENS to kluczowy obowiązek importerów zajmujących się obrotem towarami z i do Unii Europejskiej. System ICS2 znacząco zwiększa wymagania wobec podmiotów gospodarczych, szczególnie w zakresie kompletności przekazywanych danych, terminowości i jakości przekazywanych danych.

Aby uniknąć problemów i opóźnień w dostawach, przedsiębiorcy powinni w pierwszym kroku wdrożyć wewnętrzne procedury weryfikacji danych, a także przeprowadzić szkolenia pracowników. Zmniejszy to ryzyko błędów popełnianych przy zgłoszeniach ENS.

Należy przy tym pamiętać, że odpowiedzialność za prawidłowe złożenie ENS spoczywa na podmiocie, który fizycznie wprowadza towar na teren UE, nie zaś na nadawcy. Mimo to skutki niepoprawnego oznaczenia dokumentów celnych będą odczuwalne przez cały łańcuch dostaw, od nadawców po odbiorców końcowych, tj. konsumentów.