Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenia przedsiębiorcy z ZUS po zatrudnieniu pracownika

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą, co do zasady nie są zobowiązani do comiesięcznego składania deklaracji rozliczeniowych do ZUS. Jednak w przypadku zatrudnienia pracowników, przybywa dodatkowych obowiązków związanych ze zgłoszeniem pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń, jako osobę ubezpieczoną, a także wyliczenia i wykazania należnych składek na dodatkowych imiennych raportach ZUS.Jak wygląda wtedy rozliczenie przedsiębiorcy z ZUS?

Rozliczenia przedsiębiorcy z ZUS jeśli nie zatrudnia pracowników

Przedsiębiorcy, którzy nie zatrudniają pracowników i decydują się na opłacanie minimalnych składek ZUS czy to preferencyjnych, czy też podstawowych ale minimalnych, zwolnieni są z comiesięcznego obowiązku składania deklaracji DRA do ZUS. Zasada ta dotyczy także tych miesięcy, w których zmiana w stosunku do poprzedniego miesiąca została spowodowana zmianą minimalnego bądź przeciętnego wynagrodzenia. Również jeżeli przedsiębiorca będzie opłacał jedynie składkę zdrowotną od minimalnej podstawy, to nie będzie zobowiązany do przekazywania deklaracji do ZUS. Wystarczy, jeżeli złoży pierwszą deklarację rozliczeniową, a jeżeli w kolejnych miesiącach składki nie ulegają zmianie to zakład ubezpieczeń społecznych dopuszcza samo opłacanie składek bez konieczności składania deklaracji.

Ważne!

Przedsiębiorca, który opłaca składki ZUS wyłącznie za siebie i za osoby współpracujące, czyli nie zatrudnia żadnych pracowników, nie ma obowiązku składania co miesięcznej deklaracji ZUS DRA.

W przypadku jakichkolwiek zmian w wysokości opłacanych składek (np. spowodowanych zwolnieniem chorobowym) przedsiębiorca jest zobowiązany złożyć deklarację za miesiąc, w którym zmiana nastąpiła. Rozliczenie przedsiębiorcy z ZUS, będzie konieczne co miesiąc jeżeli zadeklaruje on  opłacenie wyższych składek niż minimalne.

Obowiązki pracodawcy, który zatrudnia pracownika

Zatrudniając pracownika, pracodawca ma obowiązek zgłoszenia go w ZUS do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego. Zgłoszenia należy dokonać na druku ZUS ZUA (zgłoszenie zarówno do ubezpieczeń społecznych jak i do ubezpieczenia zdrowotnego) lub druku ZUS ZZA (jeżeli pracownik będzie podlegał jedynie pod ubezpieczenie zdrowotne). Jeżeli pracownik poinformuje, że do ubezpieczenia zdrowotnego chce zgłosić członka swojej rodziny, to takiego zgłoszenia również musi dokonać pracodawca. Do tego przeznaczony jest druk ZUS ZCNA.

Przedsiębiorca, który zatrudni pracownika staje się dla niego płatnikiem składek. Za osobę zatrudnioną na etacie pracodawca co miesiąc musi sporządzać do ZUS dokumenty rozliczeniowe. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nalicza się w imiennym raporcie ZUS RCA. Raport RCA, w którym wykazane są składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne sporządza się za każdy miesiąc, w którym pracownik faktycznie uzyskał przychód lub postawiono mu go do jego dyspozycji, a także gdy w danym miesiącu podlegał  pod ubezpieczenia ZUS.

Uwaga!

W przypadku gdy w danym miesiącu pracownik podlegał pod ubezpieczenia ZUS, ale nie uzyskał przychodu ze stosunku pracy to za ten miesiąc wykazuje się go w imiennym raporcie ZUS RCA z zerowymi podstawami wymiaru składek.

Ewentualne przerwy w opłacaniu składek ubezpieczeniowych, spowodowane chorobą pracownika lub przedsiębiorcy czy innymi nieobecnościami wykazywane są w raporcie ZUS RSA.

Raporty miesięczne sporządzone za siebie i za pracownika przedsiębiorca dołącza do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. W tym przypadku ulegnie zmianie również termin rozliczenia przedsiębiorcy z ZUS - dokumenty za dany miesiąc przekazuje się do ZUS, w terminie nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca. Jest to także termin, do którego trzeba opłacić należne składki ubezpieczeniowe łącznie - za siebie i zatrudnioną osobę.