Naliczanie podstaw zasiłków nie stanowi trudności w standardowych przypadkach. Jednakże zdarzają się sytuacje, kiedy przyjęcie właściwych danych do ustalenia ostatecznej kwoty może być problematyczne. Dotyczy to zwykle przypadku, kiedy oblicza się wynagrodzenie chorobowe po długiej nieobecności w pracy.
Ustalenie podstawy wynagrodzenia chorobowego
Sposób ustalania podstawy jest jednakowy dla wszystkich zasiłków, czyli zasiłku chorobowego, wypadkowego macierzyńskiego czy opiekuńczego i podany został w ustawie o świadczeniach pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa. Zgodnie z art. 36 podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Co ważne, podstawę tę pomniejsza się o kwotę składek finansowanych przez pracownika w wysokości 13,71%.
Przykład 1.
Pan Robert jest zatrudniony w firmie od kilku lat. W lutym 2023 roku musiał zająć się swoim chorym dzieckiem, co zostało potwierdzone zwolnienia lekarskim. Jakie miesiące przyjmie się do ustalenia podstawy?
Do obliczania podstawy zasiłku przyjmuje się miesiące od lutego 2022 roku do stycznia 2023 roku.
Jeżeli pracownik nie przepracował roku lub zachorował niedługo po podjęciu zatrudnienia, to do podstawy przyjmuje się przeciętne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. W przypadku choroby przypadającej na pierwszy miesiąc zatrudnienia, w sytuacji gdy pracownika nie obejmuje okres wyczekiwania na zasiłek, podstawę ustala się w oparciu o kwotę wynagrodzenia, jakie dana osoba by otrzymała, gdyby pracowała (zwykle jest to kwota brutto z umowy).
Kiedy ustalić podstawę zasiłku na nowo?
W przypadkach, kiedy nie ma ciągłości między nieobecnościami, nawet jeśli rodzaj zasiłku jest inny, podstawy nie przelicza się na nowo. Jednakże w razie przerwy przekraczającej co najmniej jeden pełny miesiąc kalendarzowy konieczne jest ponowne obliczenie podstawy zasiłku.
Przykład 2.
Pani Maria przebywała na zwolnieniu lekarskim od 1 do 5 października. Kolejne L4 otrzymała od 28 do 30 listopada. Czy podstawa zasiłku będzie ustalana na nowo?
Podstawa zasiłku nie będzie ustalona na nowo, ponieważ nie było pełnego miesiąca kalendarzowego przerwy między kolejnymi nieobecnościami.
Istnieje jeszcze jeden wyjątek, kiedy obowiązkowo konieczne jest ustalenie podstawy zasiłkowej na nowo. Dzieje się tak w przypadku zmiany etatu. Wówczas zawsze przyjmuje się przeciętne wynagrodzenia po zmianie.
Przykład 3.
Pan Jan korzystał ze zwolnienia lekarskiego w grudniu 2022 roku. Od stycznia 2023 roku otrzymał aneks obniżający wymiar czasu pracy z pełnego do ½ etatu. Pracownik zachorował ponownie w marcu 2023 roku. Jakie miesiące będą brane pod uwagę przy wyliczeniu podstawy?
W takiej sytuacji podstawę naliczenia zasiłku stanowi przeciętne wynagrodzenie za dwa miesiące – styczeń i luty.
Wyłączanie miesięcy z podstawy chorobowego
Ważną zasadą jest również to, że do naliczenia podstawy zasiłku nie przyjmuje się miesięcy, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, przy czym na równi z czasem przepracowanym należy traktować:
- urlopy wypoczynkowe;
- nieobecności usprawiedliwione;
- płatne zwolnienia z pracy (np. oddawanie krwi, zwolnienia okolicznościowe);
- zwolnienie z tyt. art. 188 Kodeksu pracy.
Przykład 4.
Pani Ewelina miała wypadek w pracy w kwietniu 2023 roku. Podstawę zasiłku należy obliczyć, przyjmując przeciętne wynagrodzenie z miesięcy od stycznia 2022 roku do marca 2023 roku. Czy jakieś miesiące będą wyłączone z podstawy chorobowego?
W ciągu tych dwunastu miesięcy pani Ewelina miała dużo absencji, w związku z czym przy obliczeniach nie zostaną przyjęte miesiące:
- maj 2022 roku – choroba od 10 maja do 31 maja;
- sierpień 2022 roku – opieka nad dzieckiem od 15 sierpnia do 31 sierpnia;
- grudzień 2022 roku – urlop bezpłatny od 5 grudnia do 23 grudnia.
Podstawę będzie więc stanowiło przeciętne wynagrodzenie z 9 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby.
Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe po długiej nieobecności w pracy?
Nierzadko zdarza się, że pracownicy są przez długi okres nieobecni, chociażby w przypadku nieobecności spowodowanej urlopami związanymi z rodzicielstwem. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, jak ustalić chorobowe po długiej nieobecności w pracy.
Jeśli bezpośrednio przed powstaniem niezdolności do pracy pracownik przez cały okres, z którego ustala się podstawę wymiaru świadczenia, korzystał z urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego bądź odbywał czynną służbę wojskową, to podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Kiedy wynagrodzenie określone jest w stałej miesięcznej stawce, to do podstawy przyjęte zostaje wynagrodzenie z umowy. Gdy stawka jest zmienna, wówczas podstawę ustala się w oparciu o przeciętną miesięczną wysokość wynagrodzenia wypłaconego w miesiącu powstania niezdolności do pracy pracownikom zatrudnionym na takim samym stanowisku pracy.
Przykład 5.
Pan Jakub odbywał czynną służbę wojskową przez 12 miesięcy (od lutego do końca stycznia 2023 roku). W umowie zostało określone stałe wynagrodzenie w wysokości 6000,00 zł brutto. Zaraz po powrocie do pracy pan Jakub zachorował i otrzymał zwolnienie lekarskie od 15 do 20 lutego. Jak zostanie ustalona podstawa naliczenia zasiłku w tym przypadku?
Do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie z umowy w wysokości 6000,00 zł.
Ta zasada będzie również obowiązywała w przypadku osób powracających z urlopów macierzyńskiego i rodzicielskiego. Warto jednak rozróżnić dwie sytuacje:
pracownik wraca do pracy po zakończeniu urlopu rodzicielskiego lub wykorzystał urlop wypoczynkowy;
pracownik w dniu następnym po zakończeniu urlopów macierzyńskiego i rodzicielskiego otrzymuje zwolnienie lekarskie lub otrzymuje je po przerwie trwającej krócej niż jeden miesiąc kalendarzowy.
W pierwszej sytuacji podstawę wymiaru świadczeń należy ustalić, przyjmując do wyliczeń pełne miesiące kalendarzowe, za które przysługiwało wynagrodzenie.
Przykład 6.
Pani Joanna korzystała z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego od 14 maja 2022 do 12 kwietnia 2023 roku. Po ich zakończeniu złożyła wniosek o urlop wypoczynkowy od 13 kwietnia do końca maja. W czerwcu wróciła do pracy, jednak w okresie 25–27 czerwca otrzymała zwolnienie lekarskie na opiekę nad dzieckiem. Jakie miesiące przyjmie się do ustalenia podstawy?
W takiej sytuacji do ustalenia podstawy zasiłku opiekuńczego należy przyjąć przeciętne wynagrodzenie za kwiecień (przepracowała więcej niż połowę czasu pracy) i maj.
Natomiast w drugiej sytuacji podstawa do naliczenia świadczeń z ubezpieczenia chorobowego będzie taka sama jak za czas urlopów związanych z macierzyństwem. Przyjmuje się tu zasadę nieprzeliczania podstawy zasiłku, skoro między kolejnymi nieobecnościami zasiłkowymi wystąpiła przerwa krótsza niż miesiąc kalendarzowy.
Przykład 7.
Pani Agata powróciła z urlopu i macierzyńskiego i rodzicielskiego 11 stycznia 2023 roku. W lutym pracodawca otrzymał zwolnienie lekarskie. Jak zostanie ustalona podstawa?
W tej sytuacji podstawa do zasiłku chorobowego jest taka sama jak dla zasiłku macierzyńskiego.
Podsumowując, gdy oblicza się chorobowe po długiej nieobecności w pracy, warto pamiętać o tym, że nie stosuje się tu zwykle standardowych obliczeń. W jednych przypadkach podstawa będzie ustalana na nowo, a w innych będzie taka sama jak dla świadczeń pobieranych poprzednio.
