W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie tradycyjne modele zarządzania ulegają transformacji. Coraz częściej spotykamy się z nowatorskim podejściem do organizacji pracy, które wyłamują się ze schematów, które znamy od lat. Jednym z takich nowoczesnych rozwiązań jest prowadzenie biura rachunkowego bez stałego nadzoru szefa. Skupia się ono na rozwoju firmy, poszerzaniu relacji biznesowych, pozyskiwaniu nowych kontrahentów czy reklamie biura. Wszystkie te korzyści są dla Ciebie oczywiste, ale wciąż obawiasz się pozostawić swoje biuro rachunkowe chociażby na moment, bo może być to związane z ogólnym chaosem, spadkiem efektywności pracowników i niezadowoleniem klientów? Czy biuro rachunkowe bez szefa może funkcjonować? Odpowiadamy!
Dobra organizacja pracy to klucz do sukcesu!
Podstawą funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, w tym biura rachunkowego, jest dobra organizacja pracy. Może ona znacząco wpłynąć na efektywność działań i zwiększenie wyników. Ponadto to ważny czynnik do zmniejszenia pracochłonności i kosztów, co w konsekwencji prowadzi do zwiększenia marży. Wprowadzenie dobrej organizacji pracy wyraźnie poprawia także jakość wykonywanych zadań i wpływa na lepszy przepływ komunikacji. Ma to odbicie w zadowoleniu klientów, którzy chętniej polecą usługi księgowe danego biura swoim znajomym.
Dobra organizacja w biurze bez nieustannie obecnego szefa jest jeszcze istotniejsza, ponieważ pracownicy muszą działać samodzielnie i odpowiedzialnie, jednocześnie dbając o najwyższą jakość świadczonych usług, a także sumiennie wypełniając powierzone im działania. Właśnie dlatego wprowadzenie konkretnych wytycznych może stworzyć komfortową i jasną przestrzeń do pracy.
Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy, o które należy zadbać, by mogły prowadzić do lepszej organizacji pracy i wyższej efektywności:
- jasny podział obowiązków – każdy pracownik musi być poinformowany, za co jest odpowiedzialny zgodnie z jego obszarem kompetencji, a także wiedzieć w razie jakichkolwiek problemów, do kogo powinien się udać lub jaką procedurę zastosować. Pracownicy powinni być także przydzieleni do prowadzenia i obsługi konkretnych klientów, którzy będą kontaktować się bezpośrednio z opiekunem. W tym miejscu warto również zadbać o wzajemną zastępowalność podczas urlopów i nieplanowanych nieobecności. Tylko wtedy można uniknąć chaosu i zagubienia w codziennych zadaniach, a także znacznie przyspieszyć działanie w awaryjnych sytuacjach;
- harmonogramy i terminy – przestrzeganie ich jest niezbędne w biurze rachunkowym, które działa według ustalonych prawnie dat obowiązków księgowo-podatkowych. Harmonogramy pomagają w planowaniu pracy i zapewniają, że wszystkie zadania są realizowane na czas, a także pozwalają w odpowiednim momencie zareagować. Co więcej, możliwość monitorowania i stałego podglądu stanu prac księgowych wspiera organizację pracy, ponieważ pracownicy biura widzą, kto i kiedy dostarczył dokumenty, oraz kontrolują, które z firm są do zaksięgowania, a które mają już zamknięte wyliczenia;
- regularne spotkania zespołowe – regularne spotkania zespołu są ważne. Od czasu do czasu powinny być prowadzone także z właścicielem biura, który mimo swojej nieobecności powinien co jakiś czas się pojawiać lub regularnie kontaktować z osobami odpowiedzialnymi za zespół, by przekazać najistotniejsze z jego punktu widzenia sprawy. Takie spotkania umożliwiają wymianę informacji, rozwiązanie bieżących problemów oraz koordynację działań, a także weryfikację i zaplanowanie prac na najbliższy okres. To także czas na integrację pracowników i możliwość omówienia trudnych tematów, które ich dotknęły;
- dokładne wytyczne i procedury – normą dobrej organizacji pracy, powodującą wytwarzanie usług lub produktów o wysokiej jakości, jest wdrożenie ISO 9001. Jest ona z pewnością częściej wprowadzana w większych przedsiębiorstwach. Jednak nawet w mniejszych biurach rachunkowych możemy zorganizować pracę samodzielnie, wdrażając wcześniej stworzone i spisane normy i procedury, na których nam zależy i z doświadczenia wiemy, że są przydatne. Warto jednak skorzystać z możliwości pomocy firm zewnętrznych specjalizujących się w tworzeniu procesów, co może dać pogląd właścicielowi na sprawy, na które do tej pory nie zwrócił uwagi;
- odpowiednie narzędzia pracy – dostosowane narzędzia pracy, a mowa tutaj przede wszystkim o wyborze odpowiedniego systemu księgowo-kadrowego, znacząco wpływają na wzrost efektywności i przyczyniają się do możliwych usprawnień, a także sprzyjają organizacji pracy i ułatwiają szefowi biura kontrolę oraz weryfikację powierzonych pracownikom zadań.
Biuro rachunkowe bez szefa - spisanie wszelkich procedur
Poruszone powyżej dobre procedury i normy są bardzo ważnym elementem, gdy szef biura rachunkowego nie zawsze jest dostępny na miejscu. Konieczne jest spisanie i nauczenie pracowników wszelkich obowiązujących procedur związanych zarówno z merytoryczną pracą księgową, jak i ze sposobem pracy, którym kieruje się biuro rachunkowe. W takim przypadku samodzielność i odpowiedzialność pracowników są kluczowe, procedury więc wskazują im odpowiednią ścieżkę. Powinny one obejmować:
standardy obsługi klienta – jak przyjmować klientów, jak komunikować się z nimi, jakie usługi są świadczone w ramach umowy, a jakie wyceniane dodatkowo, a także co zrobić w wypadku roszczeń lub chęci odejścia;
procesy księgowe – szczegółowe instrukcje dotyczące księgowania dokumentów, sporządzania raportów i deklaracji oraz informacje, z kim może skonsultować się pracownik w razie potrzeby;
zarządzanie dokumentacją – zasady dotyczące archiwizacji i przechowywania dokumentów księgowych oraz ich ochrony przed dostępem osób niepowołanych, w tym również RODO czy procedura AML;
kontrola jakości – procedury dotyczące wewnętrznej kontroli jakości, w tym regularne audyty wewnętrzne oraz zasady raportowania ewentualnych błędów i nieprawidłowości.
Dobrze dobrane oprogramowanie upraszcza pracę w biurze rachunkowym
W erze cyfryzacji posiadanie biura rachunkowego bez nieustannie dostępnego szefa jest znacznie bardziej możliwe niż kiedyś. Technologia sprzyja wykonywaniu obowiązków online w większości branż, również w księgowości, ponieważ umożliwia zdalny kontakt z klientami, a także pracę wszystkich zatrudnionych na jednym systemie, a niekoniecznie w tej samej lokalizacji.
Właśnie wtedy nie ma żadnych ograniczeń, by również właściciel biura pracował zdalnie lub częściej przebywał poza biurem, nie tracąc przy tym wglądu w prowadzone prace i kontaktu z zespołem czy klientami. Nowoczesne oprogramowanie online staje się nieodzownym narzędziem w prowadzeniu biura rachunkowego, dzięki niemu możliwa jest praca na jednym systemie z dowolnego miejsca z dostępem do internetu.
Dzisiejsze dostępne na rynku systemy online oferują wiele funkcji, które wspierają efektywną pracę bez szefa w biurze rachunkowym, który ma pełen wgląd i kontrolę nad postępem prac:
- Dostęp do danych – pracownicy mogą w każdej chwili po zalogowaniu się na swoje konto uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.
- Zarządzanie zadaniami – pozwala na bieżąco śledzić, które zadania zostały wykonane, a które jeszcze czekają na realizację. Dzięki temu każdy pracownik wie, co ma robić, i jakie są priorytety, a szef biura rachunkowego wie, w którym miejscu znajdują się prace.
- System logów – wgląd w historię aktywności pracowników może ułatwić monitorowanie postępu prac, a także umożliwia śledzenie zmian dokonanych przez poszczególnych użytkowników, co w razie potrzeby pozwala zidentyfikować nieprawidłowości.
- Komunikacja – kontakt online umożliwia szybką i łatwą wymianę informacji między biurem rachunkowym a klientami. To bardzo wygodna forma, zwłaszcza wtedy, gdy moduł do wysyłki wiadomości znajduje się bezpośrednio w systemie księgowym i w każdej chwili można sięgnąć do archiwum korespondencji z klientem.
- Jednolita ekosfera pracy – dla księgowych, kadrowych i przedsiębiorcy pracujących na jednym koncie; brak konieczności importowania z innych systemów bądź przepisywania danych, np. wydatki klienta; dodatkowo moduł obiegu dokumentów umożliwia akceptację faktur zakupu przez klienta, co usprawnia przepływ informacji i księgowanie.
- Bezpieczeństwo danych – oprogramowanie online zapewnia wysoki poziom ochrony danych, kopie systemu tworzone są na zewnętrznych serwerach, tak więc nawet w przypadku ściągnięcia przez pracownika wirusa, dane są bezpiecznie przechowywane w chmurze, bez ryzyka ich utraty.
Biuro rachunkowe bez szefa nieustannie obecnego w miejscu pracy jest nie tylko możliwe, lecz także może przynieść pewne korzyści. Kluczowym elementem sukcesu jest dobra organizacja pracy, szczegółowo spisane procedury oraz wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania online, które pozwala na kontrolę i uczestniczenie w życiu biura, nawet podczas przebywania poza jego siedzibą. Dzięki temu pracownicy mogą działać efektywnie i samodzielnie, zapewniając najwyższą jakość usług księgowych, a właściciel może skupić się na rozwoju biznesu, pozyskiwaniu nowych klientów oraz znaleźć czas dla siebie i rodziny. W dobie cyfryzacji i rosnącej autonomii pracowników takie podejście może okazać się przyszłością branży księgowej.
