Wydaje się, że w najbliższej perspektywie coraz trudniej będzie znaleźć na rynku pracy osobę, która korzystała z tradycyjnych metod kadrowo-płacowych. Nawet jeśli pracownik działu kadr ma ogromny staż i doświadczenie, to rozwój technologii wymusza na nim obsługę nowoczesnych programów kadrowo płacowych. Co więcej, osoby przyzwyczajone do pierwszych tego typu programów, chętnie uczą się obsługi nowych systemów, które zdecydowanie ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków. Sprawdź, jaki program najlepiej zastąpi Płatnika i na jakie dodatkowe funkcje warto zwrócić uwagę.
Co cechuje nowoczesny system kadrowo płacowy?
Prowadzenie działu kadr i płac w obecnych czasach wygląda zupełnie inaczej niż kilkanaście czy kilkadziesiąt lat temu. Dawniej ogromnym udogodnieniem była możliwość korzystania z Systemu Płatnik, natomiast dziś firmy mają do wyboru nowoczesne rozwiązania, gdzie w jednym programie znajduje się system do prowadzenia spraw kadrowych, płac i ubezpieczeń.
Zarządzanie personelem i sprawami dotyczącymi kadr, zarówno w małej firmie, jak i w dużych korporacjach, powinno przebiegać sprawnie, w miarę możliwości jak najszybciej oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Najlepiej sprawdzają się intuicyjne systemy, które gwarantują automatyzację i bieżącą aktualizację systemu. Istotne jest również bezpieczeństwo danych, tak aby dostęp był ograniczony tylko dla osób mających odpowiednie uprawnienia. Odpowiednie zabezpieczenia powinny gwarantować najwyższe standardy np. profesjonalne serwerownie i ochronę zapisywanych danych.
Kadry i płace online - ułatwienie w generowaniu umów i rozliczaniu wynagrodzeń
Nowoczesny system kadrowo płacowy wfirma.pl ma wbudowany generator umów, aby szybko móc przygotować umowę o pracę, zlecenie i o dzieło. Korzystając z programu można dowolnie dostosować w miarę potrzeb poszczególne elementy umowy, a także wybrać wybrać interaktywny szablon danej umowy. Zatrudnianie nowego pracownika wiąże się często z wieloma obowiązkami, dlatego wygodne i szybkie przygotowywanie umowy to duże ułatwienie dla pracownika działu kadr. Inną ważną funkcją programu jest pomoc w rozliczaniu wynagrodzeń pracowników. Dzięki funkcjom usprawniającym sporządzanie listy płac można jednocześnie uwzględnić dni choroby danej osoby, wykorzystany urlop, a także inne dodatki należne w danym okresie. Program kadrowo płacowy systemu wfirma.pl zawiera szereg innych udogodnień, które szczegółowo zostały opisane na stronie: https://wfirma.pl/kadry-i-place-online.
Integracja z PUE i ZUS
PUE to Platforma Usług Elektronicznych, dzięki której dane są dostępne online i można bezpośrednio generować dokumenty i formularze z ZUS. Pracodawca mając dostęp do konkretnych danych, ma możliwość importu zwolnień lekarskich z ZUS PUE i dzięki temu szybko rozliczy okres choroby pracownika w programie kadrowo płacowym. Warto podkreślić, że Program Kadry, płace, ubezpieczenia wchodzi w skład platformy ERP - wfirma.pl i jest na liście oprogramowania zintegrowanego z ZUS, przez co w pełni zastępuje System Płatnik. W programie można skorzystać z bezpośredniego ściągania i wysyłania dokumentacji zgłoszeniowej i deklaracji rozliczeniowych do ZUS oraz generować raporty w wersji elektronicznej. Temat rozliczeń z ZUS został szeroko omówiony w artykułach na stronie https://pomoc.wfirma.pl/kokpit-firmy/rozliczenia-z-zus.
Elektroniczne akta osobowe
Wprowadzone od 1 stycznia 2019 roku przepisy pozwalają pracodawcom dokonać wyboru, czy akta pracownicze będą prowadzili w formie elektronicznej czy papierowej. System wFirma.pl jako jeden z pierwszych na rynku wprowadził funkcję prowadzenia e-akt zgodnych z wymogami określonymi przez obowiązujące obecnie przepisy. Dzięki elektronicznym aktom osobowym pracownicy mają możliwość dostępu do danych i pobranie potrzebnych dokumentów. Przechowywane dane pracownicze są bezpieczne, ponieważ stosowane rozwiązania systemu teleinformatycznego są w pełni zgodne z wymogami zawartymi w Rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. System wfirma.pl spełnia wszystkie określone kryteria m.in. zapewnia zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą poprzez tworzenie kopii zapasowych, pozwala na stały dostęp do folderów z aktami i dokumentów tylko osobom do tego upoważnionym. Istnieje identyfikacja osób, które mają dostęp do dokumentacji, a także rejestrowanie wszelkich zmian dokonywanych przez te osoby.
Dodatkowe funkcje programu
Program służący do prowadzenia w firmie spraw kadrowych ma w swojej ofercie szereg dodatkowych usług, które mają na celu zebranie w jednym miejscu wszystkich potrzebnych danych, by lepiej nimi zarządzać. Dzięki ewidencji czasu pracy w systemie można sprawnie rozliczyć czas pracy pracowników, monitorować nieobecności, obliczyć nadgodziny w każdym dziale oraz ustalać grupowe lub indywidualne grafiki pracy. Nieraz pracodawca potrzebuje wyliczenia przepracowanych godzin nocnych lub rozliczenie godzinowe konkretnego pracownika - w programie jest opcja generowania odpowiedniego raportu, a następnie możliwość wydruku. Dodatkowo przydatne mogą okazać się funkcje rozliczania PIT za pracowników, wygenerowania zobowiązań podatkowych PIT-4 na podstawie rachunków do umów cywilnoprawnych albo wynagrodzeń zgodnych z listą płac.
