Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku, wprowadzając rewolucję w fakturowaniu dla przedsiębiorców. Wiele wątpliwości budzi jednak relacja rolnik ryczałtowy a KSeF. Czy podatnicy zwolnieni z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT również będą musieli obligatoryjnie korzystać z e-faktur? Wyjaśniamy, jak nowe przepisy wpłyną na dokumentowanie sprzedaży i zakupów w gospodarstwie rolnym.
Kim jest rolnik ryczałtowy?
Jak stanowi art. 2 pkt 19 ustawy o VAT, pojęcie rolnik ryczałtowy oznacza rolnika dokonującego dostawy produktów rolnych lub świadczącego usługi rolnicze, korzystającego ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3, z wyjątkiem rolnika obowiązanego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT zwalnia się od podatku dostawę produktów rolnych dokonywaną przez rolnika ryczałtowego oraz świadczenie usług rolniczych przez rolnika ryczałtowego.
Natomiast na mocy art. 117 ustawy o VAT rolnik ryczałtowy w zakresie prowadzonej działalności rolniczej dostarczający produkty rolne jest zwolniony z obowiązku:
- wystawiania faktur;
- prowadzenia ewidencji dostaw i nabyć towarów i usług;
- składania w urzędzie skarbowym deklaracji podatkowej, o której mowa w art. 99 ust. 1;
- dokonania zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96.
Ponadto, jak wynika z treści art. 116 ustawy o VAT, podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy. Faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako „Faktura VAT RR”.
Jeżeli natomiast rolnik ryczałtowy występuje w roli nabywcy, to trzeba mieć na uwadze, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Rolnik ryczałtowy a KSeF – czy e-faktura jest obowiązkowa?
Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Natomiast w myśl art. 106nd ust. 4 ustawy o VAT przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio do faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Następnie możemy wskazać, że zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Na mocy zaś art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
W świetle powyższego z obowiązkowego stosowania KSeF zostali wyłączeni nabywcy będący osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Wyłączenie nie obejmuje natomiast rolników ryczałtowych.
Reguła ogólna wskazuje, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego w postaci elektronicznej. Natomiast w myśl art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT w przypadku gdy nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za którego pomocą jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
W powyższym przypadku sprzedawca jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
W świetle powyższego należy wskazać, że sprzedawca dokonujący czynności na rzecz rolnika ryczałtowego będzie zobowiązany do wystawienia paragonu fiskalnego. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, to sprzedawca będzie musiał wystawić taką fakturę w KSeF.
Co istotne, jeżeli rolnik ryczałtowy nie posiada NIP-u, to e-faktura będzie wystawiona na zasadach określonych w art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT.
Przykład 1.
W stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 roku pan Tomasz będący czynnym podatnikiem VAT dokonał sprzedaży towaru na rzecz rolnika ryczałtowego. Sprzedaż udokumentował paragonem fiskalnym, jednak rolnik zażądał wystawienia faktury. Rolnik nie ma NIP-u. W jaki sposób powinien postąpić pan Tomasz?
Mężczyzna ma obowiązek wystawienia e-faktury. Taka e-faktura będzie oznaczona kodem QR, dzięki któremu możliwa będzie jej identyfikacja w systemie KSeF. E-faktura zostanie przekazana rolnikowi nie poprzez system KSeF, lecz w sposób z nim uzgodniony, np. poprzez osobiste wręczenie czy przesłanie drogą mailową w wersji elektronicznej.
Natomiast odnośnie do wystawiania faktur VAT RR należy wskazać, że zgodnie z założeniem ustawodawcy taka możliwość będzie miała postać dobrowolną dla rolnika ryczałtowego. Otóż jeżeli rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF.
Powyższa opcja będzie przewidziana dla tych rolników ryczałtowych, którzy mają NIP. Ponadto rolnik ryczałtowy będzie musiał poprzez KSeF złożyć stosowne oświadczenie. Jak bowiem wynika z art. 116 ust. 3 ustawy o VAT, faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”.
W myśl zaś art. 116 ust. 3b-3i ww. ustawy (w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2026 roku) faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA mogą być, za zgodą dostawcy, wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA są otrzymywane przez dostawcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Za datę wystawienia faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA uznaje się datę wystawienia, o której mowa odpowiednio w ust. 2 pkt 4 lub ust. 5e pkt 1, wskazaną przez nabywcę. Za datę otrzymania faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
Oświadczenie, o którym mowa w ust. 3, jest składane z chwilą wskazania przez rolnika ryczałtowego w Krajowym Systemie e-Faktur nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA. W przypadku wskazania przez rolnika ryczałtowego w Krajowym Systemie e-Faktur nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w sposób, o którym mowa w ust. 3b lub 3c, do czasu odwołania tego wskazania nabywca jest obowiązany do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w sposób, o którym mowa.
Podsumowując powyższe, należy wskazać, że rolnicy ryczałtowi nie zostali wyłączeni z obowiązkowego systemu KSeF. Oznacza to, że zarówno sprzedaż, jak i zakup towarów przez rolników ryczałtowych w nadchodzącym stanie prawnym będą dokumentowane e-fakturą.
