Dobry program kadrowo-płacowy dla każdej firmy będzie oznaczał coś innego. W doborze narzędzi do pracy należy bowiem brać pod uwagę specyfikę firmy, potrzeby oraz budżet. W artykule znajdą Państwo informację, na co zwrócić uwagę podczas wyboru programu kadrowego do swojej firmy.
Dostępność programu
Trudno sobie wyobrazić, że jeszcze kilkanaście lat temu na rynku nie były dostępne programy kadrowo-płacowe online – wszystkie działania były wykonywane stacjonarnie, niekiedy ręcznie, wynagrodzenie również było liczone na dokumentacji papierowej. Obecnie na rynku dostępnych jest mnóstwo opcji: zarówno programów kadrowych online, jak i tych stacjonarnych. Obserwuje się jednak tendencje do powstawania coraz to nowszych narzędzi, co sprawia że można pogubić się w tym, który z nich jest dla naszej firmy najlepszy. Z pewnością istnieją jednak cechy uniwersalne oprogramowania, które pozwolą na decyzję o jego zakupie. Jedną z nich jest dostępność.
Co oznacza dostępność programu? To możliwość korzystania z narzędzia. Tutaj warto wyodrębnić dwie najważniejsze kategorie:
- programy dostępne wyłącznie stacjonarnie – aby korzystać z programu musimy być fizycznie w biurze przy komputerze;
- programy dostępne online – nie musimy być fizycznie w biurze przy danej jednostce komputerowej, na której wgrany jest program; wystarczy login i hasło do platformy oraz łącze internetowe.
Program dostępny online
Od kilku lat to właśnie programy kadrowe dostępne online triumfują na polskim rynku. Rozwój technologiczny spowodował całkowitą zmianę podejścia do oprogramowania wspierającego firmy, nie można także nie wspomnieć o pracy zdalnej, która z dnia na dzień staje się coraz popularniejsza. Choć ciągle istnieją jeszcze przedsiębiorcy, którzy nie mają zaufania do narzędzi w chmurze (dane przechowywane online), to jest ich coraz mniej. Przedsiębiorcy nastawieni sceptycznie do tego rodzaju aplikacji wskazują, że obawiają się wycieku danych, z niepokojem mówią też o konieczności redukcji etatów, gdyż na ogół zakup programu online wiąże się z mniejszą liczbą obowiązków dla pracowników danego działu (dla niektórych może to być zaleta).
Jedynym ograniczeniem przy takim rozwiązaniu jest konieczność posiadania dostępu do internetu.
Przy wyborze programu kadrowo-płacowego na wstępie należy określić, czy ma mieć formę stacjonarną, czy online. Jeśli zależy nam na pełnej elastyczności i mobilności, wówczas warto zainwestować w oprogramowanie webowe.
Interfejs i łatwość obsługi
Analogicznie jak podczas zakupów w zwykłym sklepie, tak podczas zakupu oprogramowania w pierwszej kolejności zwracamy uwagę na wygląd. W sklepie np. odzieżowym spoglądamy na czystość lub profesjonalność personelu – nierzadko właśnie od tego zależy, czy podejmiemy decyzję o zakupie, czy też nie. Dobry program kadrowo-płacowy musi więc posiadać przyjazny interfejs oraz być łatwy w obsłudze. Wiele firm oferuje możliwość skorzystania z darmowej wersji demo lub w przypadku programów dostępnych online – z darmowego okresu próbnego. Warto więc skorzystać z takiej opcji, aby nie kupować kota w worku. Przeklikanie całego procesu zatrudnienia czy też naliczenia płac na pewno wpłynie na decyzję, czy dany produkt jest dla nas optymalny. Najbardziej owocne będzie zapoznanie się z dwoma lub kilkoma propozycjami oraz porównanie ich pod kątem funkcjonalności. W trakcie testowania pomocne będzie spisanie wszystkich funkcji, z jakich chcielibyśmy korzystać. Należy pamiętać, że jeśli w naszej firmie występują specyficzne zdarzenia, np. naliczane są specjalne dodatki bądź występuje indywidualny czas pracy, przed zakupem i na etapie testowania warto zapytać dostawcę, czy zaspokoi nasze potrzeby w tym zakresie. Wielu twórców oprogramowania już na etapie testowania darmowej wersji oferuje wsparcie techniczne lub pomoc pracowników obsługi. Wskazane jest dopytanie o wszystkie interesujące nas aspekty, przy okazji badając formę kontaktu z przyszłym dostawcą oraz oceniając jego chęć niesienia pomocy i zaangażowanie.
Obsługa wdrożeniowa i posprzedażowa
Dobry program kadrowo-płacowy, choć łatwy w obsłudze, może – zwłaszcza na początku – generować wiele pytań u użytkowników, szczególnie jeśli chodzi o ustawienia i parametry. Jak już wcześniej wspomniano, warto dowiedzieć się, czy przyszły usługodawca oferuje w swoim zakresie ofertę wdrożenia oraz jak wygląda obsługa posprzedażowa. Wielu dostawców oferuje pomoc zarówno na etapie wdrożenia, jak i po tym czasie. Przed zakupem upewnijmy się, jaka pomoc jest proponowana, z jaką częstotliwością oraz czy jest ona dodatkowo płatna. Warto mieć gwarancję, że w razie wystąpienia problemów podczas użytkowania systemu dostawca oprogramowania zaoferuje nam wsparcie. Ważne jest, aby sprawdzić, czy pomoc taka jest udostępniana po południu i w weekendy, jeśli wówczas korzystamy z oprogramowania.
Aktualizacje i bezpieczeństwo
Przepisy prawa pracy zmieniają się praktycznie z dnia na dzień i śledzenie ich bywa bardzo pracochłonne. Dobry program kadrowo-płacowy powinien nadążać za zmieniającymi się normami prawnymi, co więcej – powinien zapewniać zawsze zgodne i aktualne dane. Przed wyborem oprogramowania należy więc ustalić, co jaki czas wykonywane są aktualizacje systemowe, czy należy je realizować ręcznie, czy też następuje to automatycznie oraz przede wszystkim – czy są one płatne. Najbardziej optymalną opcją będzie taka, kiedy aktualizacje są przeprowadzane automatycznie i nie stanowią dodatkowego kosztu. Mamy wówczas pewność, że nasze oprogramowanie w każdym momencie będzie spełniało obowiązujące normy prawne – to duża oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy, ale też spokojna głowa.
Integracja i nowoczesna funkcjonalność
Dobry program kadrowo-płacowy to taki, który zapewnia integrację z systemem ZUS i US. Warto przed zakupem dowiedzieć się, czy dane oprogramowanie posiada opcję wysyłki deklaracji zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych bezpośrednio do ZUS-u. Nie ma wątpliwości, że takie rozwiązanie powinno być już standardem dla nowoczesnych programów kadrowych. Tak jednak nie jest i wiele z nich nadal nie oferuje tej opcji. Integracja to przede wszystkim duża wygoda – nie ma wówczas konieczności eksportowania danych do innych programów, skraca to znacznie czas przygotowania wysyłki do urzędu oraz cały proces rozliczeń. Jest to szczególnie przydatne np. na początku roku, kiedy dział kadrowy musi szybko i sprawnie wysłać PIT-y do urzędu skarbowego.
Nowoczesny i dobry program kadrowy powinien posiadać innowacyjne rozwiązania, które ułatwią codzienne wykonywanie obowiązków. Przed zakupem dobrze jest zwrócić uwagę, czy program posiada:
- panel dla pracownika, w którym pracownik otrzymuje najważniejsze dane dotyczące trwającego zatrudnienia;
- funkcję prowadzenia elektronicznych akt osobowych, w pełni zgodnych z wymogami określonymi przez ustawę;
- import e-zwolnień lekarskich;
- opcję archiwizacji wydruków;
- różne style aplikacji;
- szybkie płatności i eksporty do banku.
Jak już wspomniano, przed wyborem programu warto przygotować listę oczekiwań i pytań oraz zadać je dostawcy, aby mieć pewność, że narzędzie spełni wszystkie nasze kryteria.
Wsparcie w rekrutacji
Istnieją programy kadrowo-płacowe, które poza licznymi udogodnieniami proponują dodatkowe funkcje ułatwiające proces rekrutacyjny. Oczywiście są to możliwości uzupełniające i nie dla wszystkich będą one przydatne, ale z pewnością na etapie poszukiwań warto się im przyjrzeć, bowiem w przyszłości mogą pozwolić nam sporo zaoszczędzić.
Należy zwrócić uwagę, czy program daje możliwość wysyłania danych bezpośrednio do kandydata do pracy lub czy oferuje publikowanie ogłoszeń o pracę na zewnętrznych serwisach. Dobry program kadrowo-płacowy umożliwia zastąpienie innych aplikacji i programów, co może generować duże oszczędności, zatem ten aspekt również warto przeanalizować przed zakupem.
Elastyczność i skalowalność
Wybierając narzędzie do obsługi kadrowej i płacowej, należy pochylić się nad jego elastycznością oraz zdolnością do utrzymania wydajności przy zwiększaniu obciążenia. Ma to szczególne znaczenie przy rozwoju firmy, gdzie wolumen rozliczanych pracowników ciągle wzrasta. Program powinien nadążyć za rozwojem firmy. W przypadku gdy pracowników w firmie jest wielu, warto także zwrócić uwagę, czy narzędzie posiada funkcje zbiorowe. Chodzi mianowicie o to, czy jedno kliknięcie daje wynik u wszystkich pracowników: np. zbiorcze generowanie dokumentów, masowe generowanie dodatków, możliwość dowolnego kreowania listy płac oraz szybkiej zmiany wprowadzonych danych.
Zaufanie
Dużą rolę w doborze oprogramowania dla swojej firmy odgrywa zaufanie. Nie znając jednak dostawcy i nie mając doświadczenia w kontaktach z nim, trudno mówić o zaufaniu względem niego. Warto jednak zrobić solidne rozeznanie, jak będą przechowywane nasze dane, czy i w jaki sposób będą chronione. Wiele takich informacji znajduje się na stronie producenta programu, dobrze jest jednak dopytać o to bezpośrednio. Cennym źródłem informacji może być wsparcie techniczne zarówno w postaci możliwości kierowania zapytań, jak i pomoc znajdująca się na stronie internetowej lub też w formie drukowanej. Zaufanie do przyszłego dostawcy buduje się już na poziomie pierwszej komunikacji – już wtedy możemy ocenić, w jaki sposób będziemy traktowani w przyszłości i zadecydować, czy chcemy współpracować długofalowo.
Cena
Dobry program kadrowo-płacowy co do zasady nie jest darmowy. Należy zauważyć, że budowa narzędzia do wyliczeń i obsługi pracowniczej to olbrzymia praca zarówno w aspekcie merytorycznym, jak i technicznym oraz wizualnym. Branża kadrowa jest o tyle specyficzna, że przepisy zmieniają się ciągle. Producenci programu stoją przed dużym wyzwaniem, aby nadążyć i proponować stale aktualne rozwiązania. Przekłada się to na jakość, ale i na cenę. Przeprowadzając rozeznanie, warto porównać ceny interesujących nas programów, równolegle badając, czy jest ona stała, czy zmienna (może zależeć od liczby pracowników), czy przewidziane są dopłaty, czy podstawowy moduł oferuje wszystkie funkcjonalności w jej ramach. Warto podpytać o promocję – wielu dostawców oferuje darmowy okres próbny lub nawet dłuższe okresy promocyjne. Trzeba zwrócić uwagę, czy w cenie mamy zaoferowaną pomoc techniczną, czy takową należy dokupić osobno.
Podsumowanie
Dobry program kadrowo-płacowy może znacznie wpłynąć na wydajność działu kadrowego. Może zminimalizować lub całkowicie wyeliminować błędy związane z czynnikiem ludzkim. Wybór programu kadrowo-płacowego to poważna decyzja, a więc powinna być ona podjęta dopiero po przeprowadzeniu odpowiedniego rozeznania. Warto mieć na uwadze, żeby program był aktualny, intuicyjny i zintegrowany. Nie bez znaczenia pozostaje kwestia obsługi serwisowej i tu również trzeba zbadać, czy pomoc techniczna po zakupie jest darmowa, czy dodatkowo płatna. Na etapie rozeznania należy pytać oraz porównywać proponowane na rynku rozwiązania, jest ich bowiem wiele, a wybór idealnego oprogramowania dla naszej firmy może znacznie przyczynić się do jej sukcesu.
