Poradnik Przedsiębiorcy

Lista płac - jak powinno się ją sporządzić?

Przyjęte zostało, że lista płac tworzona jest co miesiąc przez praktycznie każdego przedsiębiorcę, by na jej podstawie wypłacić wynagrodzenia pracownikom. Jednak nie ma formalnego obowiązku jej sporządzania. Jest ona także podstawą dla prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowej oraz dokumentów ubezpieczeniowych, służy również poprawnemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac - sposób sporządzenia

Lista płac sporządzana jest zazwyczaj co miesiąc, w momencie gdy pracownicy powinni otrzymać swoje wynagrodzenia, jednak pracodawcy mogą sporządzać listy płac częściej, w zależności od tego jakie składniki muszą wypłacić pracownikom, przykładowo wypłata dodatkowej premii, odszkodowania czy wyrównania.

Większość firm zatrudniających pracowników korzysta z odpowiednich programów płacowych, które ułatwiają pracę przy naliczaniu wynagrodzeń. Coraz rzadziej spotyka się miejsca, w których wynagrodzenia są naliczane ręcznie. Po pierwsze, jest to pracochłonne, po drugie, istnieje możliwość popełnienia błędu przy dokonywaniu wyliczeń. Warto jednak znać zasady naliczania wynagrodzeń i nie polegać w 100% na programach placowych. Pracodawca, który nawiązuje stosunek pracy z pracownikiem, jest zobowiązany do zatrudnienia go za wynagrodzeniem. Zatem każdy pracodawca jest zobligowany do naliczenia i wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia za pracę wykonaną oraz pozostałych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Jakie elementy zawiera lista płac?

Lista płac to dokument księgowy potwierdzający naliczenie pensji dla pracowników wraz ze wszystkimi obowiązkowymi składkami finansowanymi zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Prawidłowo sporządzona lista płac ułatwia poprawne wypełnienie deklaracji rozliczeniowej ZUS.

Listę płac sporządza się na podstawie innych dokumentów, m.in. umowy o pracę, ewidencji czasu pracy czy informacji o przyznanych składnikach dodatkowych. Prawidłowo sporządzona lista płac powinna zawierać następuje elementy:

  • nazwę pracodawcy,
  • okres, którego dotyczy,
  • datę wypłaty wynagrodzenia – zgodnie z tą datą rozliczane są składki ZUS oraz podatek dochodowy za pracownika,
  • numer lub nazwę listy płac,
  • podpisy osób sporządzających listę płac,
  • wszystkie składniki wynagrodzeń, naliczenia składek i podatku oraz wszelkich innych potrąceń – na liście płac powinny być wyszczególnione wszystkie składniki wynagrodzenia (nie zaleca się, aby na liście płac umieszczać wyłącznie sumę wynagrodzenia w tzw. kwocie brutto),
  • data i podpis pracownika w przypadku wynagrodzenia wypłacanego gotówką – pracownik powinien na liście płac oprócz podpisu zamieścić również datę wypłaty wynagrodzenia. Pracodawca może w ten sposób zabezpieczyć się przed ewentualnymi sporami dotyczącymi terminowości wypłat wynagrodzeń.

Błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac wraz w z wynagrodzeniem z umowy o pracę. Umowy takie powinny być rozliczane na odrębnej liście wypłat lub poprzez sporządzenie rachunku do umowy cywilnoprawnej. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku kontroli PIP może zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych na jednej liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.