Wiele rozwiązań dla biznesu pochodzi od armii amerykańskiej, która stale doskonali pracę zespołową i odpowiednie wykonywanie zadań. W związku z tym oficerowie, którzy nie są już w czynnej służbie w US Army i zajmują się zarządzaniem przedsiębiorstwami, przenoszą do biznesu rozwiązania poznane w wojsku. Nie inaczej jest z After Action Review (AAR). Na czym to polega i dlaczego warto zastosować tę metodę w swojej firmie? Przeczytaj w niniejszym artykule.
Czym jest After Action Review?
Często ocena projektu, jaki wykonujemy w pracy, odbywa się po jego ukończeniu. Pracujemy nad jakimś etapem, robimy wszystko, co w naszej mocy, jednak nie do końca mamy świadomość tego, co robimy źle. Skoro wykonujemy swoje zadania, uznajemy, że wszystko jest w porządku. Tymczasem może okazać się, że w którymś momencie popełnialiśmy błędy, które będziemy powielać w przyszłości, jeśli się o nich nie dowiemy. Często bowiem dowiadują się o nich tylko szefowie projektu, w dodatku już po jakimś czasie od jego wykonania. Nie da się go już naprawić, po prostu po fakcie poznajemy to, co było niezbyt dobrym rozwiązaniem. Poza tym ten czas często tak się rozciąga, że chociaż chcielibyśmy wyciągnąć z tego lekcję, zwyczajnie nie jesteśmy sobie w stanie przypomnieć wszystkich naszych kroków.
US Army znalazła na to sposób, tworząc metodę After Action Review. Na czym polega? Na szybkiej reakcji na wszelkie popełniane błędy i nauce ich zwalczania. Jeśli od razu przepracujemy problem, zastanowimy się nad jego rozwiązaniem, istnieje większe prawdopodobieństwo, że błąd się nie powtórzy. Dzięki temu jesteśmy lepiej przygotowani na nieprzewidziane, kryzysowe sytuacje, uczymy się szybkich decyzji i szybkiego wyciągania wniosków. Czas ma duże znaczenie w biznesie, dlatego też AAR tak dobrze się sprawdza.
Gdzie stosować After Action Review?
W jakich sytuacjach warto zastosować After Action Review? Przede wszystkim jest to przydatna metoda podczas wykonywania projektów grupowych, na przykład takich, które dotyczą kontaktów z klientami. Oprócz tego model ten przydać może się także podczas oceny okresowej pracowników czy rekrutacji.
After Action Review - jak przeprowadzić?
AAR tym różni się od standardowego omawiania projektów, że wykonywana jest od razu, w razie potrzeby. Nie czekamy na koniec wykonywania zadań, by dowiedzieć się, co jest nie tak. Gdy występuje jakikolwiek problem, spotykamy się i dyskutujemy. Właściwie problem czy trudność nie musi wystąpić, aby odbywały się spotkania. Co ważne, powinny na nich znaleźć się osoby, które są ściśle związane z daną częścią prac.
W przypadku korzystania z metody After Action Review powinno się odpowiedzieć na 4 kluczowe pytania:
-
Jakie rezultaty planowano, co miało się zdarzyć?
Dzięki temu wiemy, co chcemy wykonać i osiągnąć. Znamy cel, do którego dążymy, wiemy, że wszyscy rozumieją zadania w ten sam sposób. -
Jakie rzeczywiście były rezultaty?
Kiedy znamy cel, do jakiego chcieliśmy dojść, możemy odpowiedzieć na pytanie, jak to wygląda w rzeczywistości. Jak pracujemy, co robiliśmy, do czego dążymy? Odpowiedzią są fakty dotyczące naszego projektu. -
Co jest przyczyną rezultatów?
W tym przypadku powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego i przez jakie nasze działania rezultaty są takie, jak to ustaliliśmy. -
Jakie działania chcemy utrzymać, a jakie powinniśmy poprawić?
To pytanie pozwala na ustalenie planu dalszego działania. Najpewniej wiemy już, co robimy dobrze, a co nam nie wychodzi. W związku z tym możemy jasno oddzielić te działania i przemyśleć je.
Spotkania AAR powinny więc odbywać się kilkakrotnie w czasie trwania projektu i trwać mniej więcej od 15 do 60 minut, a jeżeli jest taka potrzeba - dłużej. Warto skupiać się na konkretnym problemie i starać się nie oceniać od razu całego projektu. Rozłożenie go na czynniki pierwsze pozwoli mu się bliżej przyjrzeć i zauważyć błędy, które w całościowym oglądzie mogłyby być niewidoczne.
Głównym celem After Action Review jest niemal natychmiastowe wdrożenie ustalonych rozwiązań. Dzięki temu problemy i błędy nie będą się nawarstwiać i przebieg prac będzie sprawniejszy.
Czy After Action Review jest spontaniczne?
Nasuwać może się pytanie, czy AAR jest spontaniczne, w końcu działamy na bieżąco i tak też rozwiązujemy problemy. Jednak odpowiedź jest przecząca - After Action Review musi być zaplanowane.
Co więcej, warto wyznaczyć osobę, która będzie pełniła rolę obserwatora i zwracała uwagę na to, jak wykonywany jest projekt. Musi ona wiedzieć, na co powinna zwracać uwagę. Na spontaniczność nie ma więc tutaj miejsca. Zastosowanie takie modelu wymaga przygotowań.
Warto również wiedzieć, że zadaniem wyznaczonego obserwatora nie jest pouczanie i ocenianie pracowników. Powinien on przedstawić fakty, nie opinie. Dzięki temu łatwiej jest pracować nad problemami i znajdować ich rozwiązania.
Czy warto wprowadzać After Action Review w swoim przedsiębiorstwie? Z pewnością jest to dobry sposób na to, by sprawnie wykonywać projekty i szybko pokonywać pojawiające się przeszkody. Poza tym dzięki temu możemy unikać błędów i uczyć się na nich, co jest nauką bezcenną. Warto więc spróbować wprowadzić tego rodzaju spotkania i sprawdzić, czy ułatwiają pracę naszego zespołu.
