Jak udowodnić, że auto użytkowane jest wyłącznie w firmie

W zakresie skorzystania z pełnego prawa do odliczenia VAT w obrębie wydatków związanych z pojazdami samochodowymi pojawia się konieczność udowodnienia, że auto użytkowane jest wyłącznie w firmie. Sama kilometrówka i zgłoszenie samochodu w urzędzie skarbowym na druku VAT-26 nie zawsze wystarczą. Jak zatem udowodnić, że pojazd służy wyłącznie działalności, a nam przysługuje prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z jego bieżącą eksploatacją?

Możliwość odliczenia 100% podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi

Jak wynika z treści art. 86a ust. 1 ustawy VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika. W myśl art. 86a ust. 3 pkt 1 ustawy VAT zasada ta nie ma zastosowania w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Według art. 86a ust. 4 ustawy pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Należy zauważyć, że przepis art. 86a ust. 4 ustawy wskazuje na istnienie dwóch grup pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

W pierwszej grupie (zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy) mieszczą się pojazdy, których konstrukcja wskazuje na ich przeznaczenie z reguły do użytku prywatnego, jednakże mogą być one wykorzystywane także w działalności gospodarczej (np. samochód osobowy, motocykl). Z tych też względów – dla celów pełnego odliczania VAT – fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności gospodarczej musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.

W konsekwencji, w celu dokonania pełnego odliczenia podatku VAT muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

• sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, wyklucza ich użycie do celów prywatnych;
• wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

W drugiej grupie pojazdów uznawanych za wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej (zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy) mieszczą się natomiast pojazdy samochodowe, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Jednakże w tej grupie pojazdów nie ma samochodów osobowych.

Auto użytkowane jest wyłącznie w firmie - jakie obowiązują zasady użytkowania?

Co do zasady w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko tych pojazdów, które przeznaczone są jedynie do wykonywania czynności służbowych, tym samym nie są wykorzystywane, choćby przejściowo, w inny sposób.

Przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości jego prywatnego użytku. Przy czym – jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 14 czerwca 2024 roku (nr 0111-KDIB3-1.4012.168.2024.1.ICZ) – użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych.

W ostatnim czasie dość sporym problemem w zakresie interpretacji jest przypadek parkowania służbowego samochodu pod miejscem zamieszkania członków zarządu/pracowników.

W ww. piśmie Dyrektor KIS wskazał, że dopuszczenie możliwości parkowania samochodu służbowego przez członka zarządu w pobliżu miejsca zamieszkania, a więc bezpośrednia dostępność tego samochodu, stwarza możliwość wykorzystania go do celów prywatnych. Samo wprowadzenie regulaminu używania samochodu służbowego nie jest równoznaczne ze stworzeniem stosownej procedury użytkowania tego pojazdu, która wykluczy potencjalne użycie go do celów prywatnych. Wprowadzone zasady mogą co prawda zniechęcać do używania samochodu służbowego do celów prywatnych, natomiast nie są w stanie rzeczywiście wyeliminować takiego wykorzystania samochodu dla celów prywatnych z uwagi na jego dostępność w miejscu zamieszkania członka zarządu.

Wydaje się, że w ocenie organów podatkowych w takim przypadku konieczne jest wprowadzenie systemu śledzenia GPS (co naturalnie wiąże się z większymi kosztami dla przedsiębiorcy). Jak bowiem wynika z treści interpretacji Dyrektora KIS z 14 marca 2025 roku (nr 0114-KDIP4-2.4012.841.2024.2.SKJ), brak GPS i dokonywania bieżącej analizy porównawczej z prowadzoną ewidencją pojazdu dowodzi, że podatnik nie zapewnia nadzoru nad użytkowaniem pojazdu. Nie dokonuje bowiem weryfikacji rzeczywiście pokonywanych przez pojazd kilometrów, tras i porównywania tych danych z informacjami wskazywanymi w prowadzonej ewidencji. 

Z uwagi na brak stworzenia mechanizmów zapewniających nadzór nad użytkowaniem samochodu do celów prywatnych, tj. brak GPS i analizy porównawczej z prowadzoną ewidencją oraz dopuszczenie możliwości parkowania samochodu w miejscu zamieszkania pracowników – w ocenie Dyrektora KIS – należy stwierdzić, że samochód nie będzie wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, a tym samym nie występuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę 100% podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdem samochodowym.

Należy jednak wskazać, że korzystniejsze stanowisko prezentują sądy administracyjne. Otóż w wyroku NSA z 17 lipca 2024 roku (I FSK 1175/20) sąd wskazał, że niezależnie od systemu wdrożonych zabezpieczeń użytkownik pojazdu może postąpić wbrew intencjom ich wprowadzenia. Parkowanie auta w siedzibie firmy zamiast pod domem tej osoby nie miałoby tu wtedy znaczenia, gdyż w każdym czasie, a więc również w ramach wykonywania obowiązków służbowych, dojść może do wykorzystania samochodu dla realizacji potrzeb prywatnych. W sytuacji, gdy mamy do czynienia z „czynnikiem ludzkim”, istnieje ryzyko użycia samochodu niezgodnie z jego deklarowanym dla celów podatkowych przeznaczeniem. Rzecz jednak w tym, aby ryzyko to jak najbardziej zminimalizować, a co za tym idzie, wprowadzić zasady korzystania z pojazdu oraz zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzegania, które wykluczą użycie auta w celach prywatnych.

Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że kwestia poprawnego udowodnienia wykorzystywania auta wyłącznie na użytek firmowy wciąż budzi wiele kontrowersji oraz rozbieżności interpretacyjnych. Warto podkreślić, że organy podatkowe dość restrykcyjnie podchodzą do wykładni przepisów w tym zakresie.