Aby dobrze zarządzać swoim czasem, warto rozplanować swoje zadania. O tym, że jest to jedna z koniecznych części organizacji, mówi się bardzo dużo. Jednak jak planować efektywnie? Z pewnością niejednokrotnie zdarzyło się nam kupić kalendarz, zapisywać w nim przez jakiś okres, co mamy zrobić, a później porzucić go, bo i tak przez większość czasu nawet do niego nie zaglądaliśmy. Planowanie ma jednak wiele zalet, dlatego jeśli zależy nam na odpowiednim zarządzaniu czasem, warto wprowadzić je do codziennej rutyny.
Po co planować?
Zorganizowane osoby, które dużo planują, wydają się niespontaniczne. Nie jest jednak prawdą, że planowanie pozbawia nas swobody. Ten proces pomaga nam efektywnie spędzać czas, wykorzystywać go dobrze, może motywować i przede wszystkim – sprawia, że o wszystkim pamiętamy!
Sposoby na to, jak planować przydadzą się na pewno osobom, które każdego dnia mają dużo obowiązków. Nie chodzi tutaj tylko o zadania związane z pracą, lecz także rachunki, wizyty u lekarza, spotkania ze znajomymi itd. Dzięki temu nie zapomną one o żadnej ważnej dacie i będą miały wgląd do tego, co już zrobiły.
Proces ten może również pomóc w skupieniu się. Z pewnością każdy z nas miał taki dzień, w którym próbował pracować, ale po głowie chodziło mu jednocześnie to, co musi zrobić poza pracą, przychodziły różne pomysły, przypominały się kolejne zadania. Taki natłok myśli nie pozwala na koncentrację. Zaplanowanie dnia sprawia, że nasza głowa się oczyszcza, myśli są uporządkowane, a my spokojnie możemy zabrać się za to, co w danym momencie jest dla nas najważniejsze.
Nasza lista rzeczy do zrobienia każdego dnia może działać również motywująco. Na kartce spisujemy wszystko, co musimy zrobić, a każde zrobione już zadanie wykreślamy. Taka pokreślona lista i wręcz namacalny dowód, że zmierzamy do końca, bywają bardzo motywujące i mogą wpływać na naszą produktywność. Jednak, aby dobrze przygotować się do procesu planowania, warto znać parę tricków dotyczących tego, jak planować.
Planowanie nie jest proste
Każdy z nas powinien odnaleźć najwłaściwszy dla siebie system planowania. Tylko wtedy będziemy naprawdę czuli, że cały ten proces ma sens. I wydawać się może, że nie ma nic prostszego od listy zadań, jednak jeśli nie odnajdziemy metody najlepszej dla siebie, szybko możemy się poddać.
Efektywność naszych działań zależy od tego, czy odnajdziemy się w tym całym procesie. Dlatego też warto wypróbować różne systemy i sprawdzić, który jest dla nas najlepszy i najbardziej odpowiedni. Czasami może to potrwać, ale nie powinniśmy się zniechęcać.
Oczywiście może się nam wydawać, że planowanie zupełnie nie jest dla nas, jednak korzyści z niego płynących jest tak wiele, że warto sprawdzić, jak planować, by działać efektywnie.
Jak planować efektywnie?
Nie ma jednego systemu, który zadziała u wszystkich. Jednak dzięki mnogości sposobów, każdy może znaleźć coś dla siebie. Poniżej przedstawiamy metody na to, jak planować efektywnie.
Nośniki
Na początku warto próbować różnych nośników, na których można zająć się zarządzaniem swojego czasu – może to być kalendarz, zeszyt, kartka, notatnik, bullet journal, aplikacja, notatki w telefonie… Wszystko, co będzie dla nas wygodne, na czym będziemy mogli zapisywać nasze zadania.
Planowanie czasowe
Jeśli zamierzamy planować, wyznaczając ramy czasowe, warto wiedzieć, ile zajmuje nam wykonywanie danych czynności. Przez kilka dni możemy zapisywać sobie, jak długo zajęło nam dane zadanie – zapisujmy godziny, uwzględniajmy przerwy. Oczywiście czas nigdy nie będzie taki sam, jednak dzięki temu mniej więcej przekonamy się, ile go potrzebujemy w danym przypadku. Planowanie godzinowe bywa jednak trudne – musimy wtedy brać pod uwagę margines błędu, wiedzieć, że coś może nie pójść po naszej myśli, wyskoczyć, zmienić bieg dnia. W planowaniu z ramami czasowymi ważna jest więc świadomość, że to tylko szacowanie, aby niepotrzebnie się nie frustrować.
Czas planowania
Na początku przygody z planowaniem warto zacząć od planowania krótkich okresów. Przykładowo każdego dnia rano wypisujemy na kartce wszystkie zadania, które mamy do wykonania w ciągu najbliższych godzin. Każde zrobione wykreślamy, jeśli coś się nie uda, przenosimy je na kolejny dzień. Im dłużej działamy krótkoterminowo, tym pewniej możemy zająć się nieco bardziej oddalonymi w czasie obowiązkami.
Najważniejszy jest cel
Wykonywanie zadań bez celu sprawia, że tracimy motywację i zapał do pracy. Dlatego też w planowaniu warto wyznaczać sobie większe i mniejsze cele. Następnie do każdego z nich dopisać listę zadań, które sprawią, że do nich dojdziemy. Dzięki temu każdego dnia do naszej listy zadań możemy dodać mały krok przybliżający nas do niego i cały czas działać.
Skrajności nigdy nie są dobre
Musimy mierzyć siły na zamiary – trudno zmieścić 10 ważnych zadań podczas jednego dnia pracy. Dlatego też warto tak rozkładać swoje zadania, żeby tymi naprawdę trudnymi zajmować się na przykład raz dziennie. Jeśli pójdzie nam to sprawnie, możemy dołożyć kolejne, jednak jeśli napakujemy swoją listę po brzegi, zamiast motywacji do działania, możemy co najwyżej nabawić się stresu, zrezygnowania i frustracji.
Oczyszczanie myśli
Niezależnie od tego, w jaki sposób planujemy, zawsze warto mieć obok siebie kartkę i długopis. Zdarza się, że pracujemy nad jednym zadaniem, a przychodzi nam do głowy coś zupełnie innego. Chcemy o tym pamiętać, jednak często ta myśl ulatuje. Poza tym nierzadko przeszkadza w skupieniu się na tym, co właśnie robimy. Bardzo dobrym sposobem jest szybkie zapisanie tego, co chodzi nam po głowie i powrót do aktualnych obowiązków – z czystą głową i uporządkowanymi myślami.
Wiedza na temat tego, jak planować może nam pomóc w sprawnym wykonywaniu zadań. Dodatkowo sprawia, że możemy w pełni skupić się na swoich obowiązkach – w końcu wszystko mamy zapisane i nawet jeśli o czymś nie pamiętamy, wystarczy spojrzeć w notatki. Dlatego też warto próbować rozplanować swój dzień pracy i przekonać się, że dzięki temu może być on znacznie bardziej efektywny.
