Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wprowadzić równoważny system czasu pracy w firmie?

Pracownicy zatrudnieni w zakładzie pracy wykonują swoje obowiązki w określonym przez pracodawcę systemie czasu pracy. Mają ustalony wymiar godzin do przepracowania w danym dniu, tygodniu oraz okresie rozliczeniowym. Dopuszczalne jest stosowanie kilku różnych systemów w jednym zakładzie, z których równoważny system czasu pracy uważany jest za jeden z bardziej elastycznych.

W aktualnie obowiązujących przepisach wyróżnia się kilka systemów czasu pracy:

  • podstawowy system czasu pracy

  • równoważny system czasu pracy

  • zadaniowy system czasu pracy

  • system przerywanego czasu pracy

  • system skróconego tygodnia pracy

  • system weekendowego czasu pracy

  • praca w ruchu ciągłym.

Równoważny system pracy- charakterystyka

System równoważnego czasu pracy dopuszcza wydłużenie czasu pracy w danym dniu lub tygodniu, a  skrócenia go w innym dniu lub tygodniu bądź udzielenia dni wolnych od pracy. W tym systemie czas pracy należy planować tak, żeby w okresie rozliczeniowym jego dopuszczalny wymiar nie był przekroczony. Równoważny system czasu pracy pozwala na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. Warto pamiętać, że od tej reguły istnieją wyjątki, do których należy praca przy dozorze urządzeń. Wówczas dobowy wymiaru czasu pracy może wynosić maksymalnie 16 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca.

Przedłużony wymiar dobowy można również stosować:

  • przy pilnowaniu mienia,

  • przy ochronie ludzi,

  • dla pracowników zakładowych straży pożarnych i służb ratowniczych.

W ich przypadku dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym jednego miesiąca. Po każdym dniu wykonywania pracy w wydłużonym dobowym wymiarze czasu pracy pracownikowi przysługuje odpoczynek przez co najmniej liczbę przepracowanych godzin. Z kolei gdy nie wydłużono dobowego wymiaru, wówczas odpoczynek musi wynosić co najmniej 11 godzin.

Podczas stosowania równoważnego czasu pracy powinna zostać zachowana przeciętna tygodniowa norma czasu pracy, która wynosi 40 godzin. Należy pamiętać, że norma tygodniowa jest normą przeciętną. Oznacza to, że można w jednym tygodniu zaplanować nawet 60 godziny pracy (5 dni po 12 godzin), a w pozostałych tygodniach okresu rozliczeniowego odpowiednio mniej. Należy jednak mieć na uwadze, by zostało zachowane prawo do odpoczynku pracownika. W każdym tygodniu pracownikowi wykonującemu pracę w równoważnym systemie czasu pracy przysługuje prawo do odpoczynku tygodniowego (co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku). W przypadku równoważnego systemu pracy pracownikowi należy zapewnić w okresie rozliczeniowym liczbę dni wolnych odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadającym w tym okresie.

Równoważny system czasu pracy może być stosowany:

  • z pracą zmianową,

  • z pracą w niedziele i święta,

  • z indywidualnym rozkładem czasu pracy.

Stosowanie równoważnego systemu czasu pracy jest czasochłonne, ponieważ wymaga planowania pracy dla każdego okresu rozliczeniowego.

Kiedy można zastosować równoważny system czasu pracy?

Zgodnie z art. 135 § 1 Kodeksu pracy równoważny system czasu pracy może być stosowany, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym miesiąca. Może on być używany np. w gastronomii, hotelarstwie, handlu, rolnictwie, żegludze, zakładach fryzjerskich i kosmetycznych, ochronie, zakładowych strażach pożarnych, zakładowych służbach ratowniczych czy też na stacjach benzynowych. System ten pozwala na przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin w trakcie jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego. Jednak w uzasadnionych przypadkach można wydłużać okres rozliczeniowy i dobowy wymiar czasu pracy:

  • przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych można wydłużyć okres rozliczeniowy do 4 miesięcy;

  • przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy można wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy maksymalnie do 16 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca;

  • przy pracach polegających na pilnowaniu mienia lub ochronie osób oraz u pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych można wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy maksymalnie do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca.

Według przepisów dobowy wymiar czasu pracy nie może przekroczyć 8 godzin:

  • u pracowników, którzy są zatrudnieni na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia;

  • u pracownic będących w ciąży;

  • u pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, bez ich zgody.

Pracownikom za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem wymiaru czasu pracy przysługuje prawo do wynagrodzenia.

Jak wprowadzić równoważny system czasu pracy?

W przypadku zmiany i stosowania kilku systemów czasu pracy przepisy wewnątrzzakładowe muszą zawierać informacje o tym fakcie. O stosowanych w firmie systemach czasu pracy można informować w:

  • układzie zbiorowym pracy,

  • regulaminie pracy,

  • obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (zatrudnia mniej niż 50 pracowników).

W informacji o stosowanym systemie czasu pracy należy wskazać:

  • ile osób będzie obejmował równoważny system czasu pracy;

  • informację o liczbie godzin, mogą być różne wymiary dobowe w poszczególnych dniach;

  • kiedy będzie następowało równoważenie przekroczenia dobowej normy czasu pracy;

  • okres rozliczeniowy.

Informacja o systemie czasu pracy powinna być podana przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego.

Równoważny system czasu pracy - harmonogram dla pracowników

Pracodawcy, którzy stosują stały rozkład czasu pracy, nie mają obowiązku tworzenia harmonogramów. Wystarczy zawrzeć zapis o godzinach pracy w regulaminie, układzie zbiorowym lub obwieszczeniu. W innych przypadkach, stosując równoważny system czasu pracy, pracodawca w każdym okresie rozliczeniowym musi sporządzić indywidualny harmonogram dla każdego pracownika. Uwzględnia w nim:

  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdym dniu;

  • dni wolne z rozróżnieniem, z jakiego tytułu są wolne: 5-dniowego tygodnia pracy, w zamian za pracę w niedzielę lub święto czy też z powodu przekroczenia dobowej normy w innym dniu.

Za pracę w niedzielę (jeśli jest ona dozwolona), przysługuje pracownikowi dzień wolny w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po tej niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe, wówczas do końca okresu rozliczeniowego. Natomiast za pracę w  święto przysługuje dzień wolny do odebrania w ciągu okresu rozliczeniowego.

Uwaga!
Pracownik pracujący w niedziele powinien co najmniej raz na 4 tygodnie korzystać z niedzieli wolnej od pracy

Harmonogram należy przekazać pracownikowi w formie elektronicznej lub pisemnej, co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy według tego grafiku.

Urlop wypoczynkowy i choroba pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy

Pracownikom wykonującym pracę w równoważnym systemie czasu pracy urlop wypoczynkowy udzielany jest na dni i godziny pracy. Z limitu przysługującego danemu pracownikowi urlopu odejmuje się godziny zamiast dni. Warto zaznaczyć, że istnieje możliwość ustalenia pracownikowi w harmonogramie 8-godzinnego dobowego wymiaru czasu pracy na okres urlopu wypoczynkowego.

Przykład 1.

Pracownik wybiera się na urlop wypoczynkowy od poniedziałku do środy. W tych dniach miał wykonywać pracę w następującej liczbie godzin:

  • poniedziałek - 6 godzin

  • wtorek - 10 godzin

  • środa -12 godzin

Za te dni z limitu urlopowego pracownika odejmujemy 28 godzin.

W równoważnym systemie czasu pracy choroba pracownika obniża jego czas pracy w danym okresie rozliczeniowym. Liczba odjętych godzin zależy od zaplanowanego wcześniej harmonogramu pracy pracownika.

Uwaga!
Pracodawca nie ma prawa zmienić ustalonego wcześniej harmonogramu pracy w związku z urlopem lub chorobą pracownika