Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wykonywania czynności księgowo-podatkowych. W zależności od rodzaju i wielkości prowadzonej firmy obowiązki te mogą być naprawdę spore. Czy duża liczba faktur do zaksięgowania uzasadnia korzystanie z kilku biur rachunkowych lub księgowych? A może przepisy pozwalają, aby przedsiębiorcy mieli dostęp tylko do jednego takiego fachowca? Czy biura rachunkowe mogą świadczyć usługi dla kilku przedsiębiorców? Odpowiedź znajdziesz w artykule!
Czy księgowość w firmie jest potrzebna?
Zacznijmy od tego, że zgodnie z obowiązującymi przepisami żaden przedsiębiorca nie jest zobligowany do korzystania z pomocy księgowego lub biura podatkowego. Podobnie jest w przypadku doradcy podatkowego, jak i prawnika – w tym zakresie przedsiębiorstwo może samodzielnie rozwiązywać swoje problemy. Praktyka pokazuje jednak, że polscy przedsiębiorcy chętnie korzystają z usług fachowców, zwłaszcza gdy sami nie posiadają odpowiedniej wiedzy i doświadczenia prawnego lub księgowego. Duża liczba nieustannie zmieniających się przepisów niejako warunkuje konieczność korzystania ze wsparcia zewnętrznego. W tym przypadku przedsiębiorca może okresowo lub stale korzystać z pomocy firmy zewnętrznej lub zdecydować się na zatrudnienie odpowiedniego fachowca u siebie. Dopuszczalne jest także samodzielne rozwiązywanie problemów księgowych przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą lub wyznaczonego do tego pracownika, który nie jest zawodowym księgowym.
Prawidłowo wykonana księgowość jest niezbędna w każdej firmie, nawet jeśli mamy do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą. Dzięki niej przedsiębiorca ma pewność, że zachowuje odpowiednie terminy przy wykonywaniu różnego rodzaju obowiązków na rzecz państwa i poszczególnych urzędów. W przypadku zatrudniania pracowników i osiągania wysokich zysków księgowość jest w zasadzie niezbędna. W przypadku potencjalnej kontroli ze strony urzędu skarbowego przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że rzetelnie podchodzi do prowadzenia swojej firmy i nie narusza żadnych przepisów. Aby było to jednak możliwe, księgowość powinna być prowadzona w sposób prawidłowy i systematyczny. Okazjonalne porządkowanie spraw księgowych nie jest dobrym pomysłem, zwłaszcza gdy następuje w trakcie kontroli skarbowej.
Liczba księgowych i biur rachunkowych w przedsiębiorstwie
Tak, jak przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić księgowość w swojej firmie, również może wybrać, czy chce skorzystać w tym zakresie ze wsparcia księgowego lub biura rachunkowego. W drugim przypadku mamy do czynienia z wykwalifikowanymi podmiotami działającymi na rynku, które zatrudniają u siebie specjalistów z danej dziedziny. W biurze rachunkowym pracują nie tylko księgowi, lecz także często doradcy podatkowi lub prawnicy. Od przedsiębiorcy zależy więc, czy chce, aby w codziennych sprawach finansowych pomagał mu księgowy, czy też całe biuro rachunkowe. Podjęcie decyzji ułatwią z pewnością opinie na temat danej osoby lub firmy księgowej.
Przepisy nie wprowadzają ograniczeń, jeśli chodzi o liczbę możliwych księgowych lub biur rachunkowych obsługujących jedno przedsiębiorstwo. W przypadku małych firm lub jednoosobowych działalności gospodarczych wystarczające jest korzystanie z pomocy niewielkich biur rachunkowych lub jednego księgowego. Po prostu liczba dokumentów finansowych jest w takich przypadkach niewielka, a więc przedsiębiorca nie musi martwić się szukaniem dodatkowego wsparcia księgowego. Zupełnie inaczej będzie w dużych firmach, które z reguły działają w formie spółek prawa handlowego (na czele ze spółką z o.o. i spółką akcyjną). Przy skomplikowanej i wielopoziomowej działalności gospodarczej większa liczba księgowych lub biur rachunkowych może być dobrym rozwiązaniem. Dotyczy to w szczególności przypadków, w których przedsiębiorstwo prowadzi działalność w kilku różnych obszarach gospodarczych lub posiada kilka, a nawet kilkanaście oddziałów.
Wybór kilku księgowych lub kilku biur rachunkowych nie jest prawnie zakazany. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się skorzystać z takiego rozwiązania, powinien pamiętać o rozdzieleniu zakresu kompetencji swoich doradców. Innymi słowy, księgowi nie powinni wzajemnie wchodzić w swoje kompetencje, aby nie doszło do niepotrzebnego zamieszania. Jeśli więc zdecydujemy się na kilka biur rachunkowych, poinformujmy je, że w naszej firmie działają inni księgowi, którzy są odpowiedzialni za poszczególne obszary działalności gospodarczej. Przykładowo, jeden księgowy może tylko obsługiwać finansowe sprawy pracownicze, drugi – kontrolować kwestię podatku VAT lub podatku dochodowego, a trzeci – sprawdzać finanse oddziałów firmy. Możliwości w tym zakresie jest sporo.
Przykład 1.
Karol prowadzi dużą firmę transportową i w lipcu bieżącego roku będzie otwierał drugi oddział przedsiębiorstwa. Do tej pory korzystał z pomocy jednego księgowego zatrudnionego na cały etat. W związku z rozwojem swojej działalności księgowy nie będzie w stanie obsługiwać nowego oddziału. Karol zamierza zatrudnić dodatkowego fachowca, ale obecny stwierdził, że takie rozwiązanie nie jest dopuszczalne. Jego zdaniem w jednej firmie nie można zatrudnić więcej niż dwóch księgowych. Czy jest to prawda?
Nie, ponieważ przepisy nie odnoszą się w żaden sposób do liczby zatrudnianych księgowych. Przedsiębiorca może więc zatrudniać dotychczasowego księgowego do obsługi głównej siedziby firmy i pierwszego oddziału, a także zatrudnić drugiego księgowego dla drugiego oddziału.
Przykład 2.
Paulina prowadzi średnią firmę rodzinną, którą przejęła od swojego ojca. Od początku istnienia przedsiębiorstwa było ono obsługiwane przez biuro rachunkowe. Paulina postanowiła jednak to zmienić i wypowiedziała umowę z biurem. W zamian za to zatrudniła dwóch księgowych. Zdaniem jej ojca, który był założycielem przedsiębiorstwa, takie działanie nie tylko szkodzi firmie, lecz także jest niezgodne z prawem. Zmiana biura rachunkowego na księgowych jest niedopuszczalna, ponieważ nie będą oni w stanie obsłużyć przedsiębiorstwa tak dobrze, jak robiło to biuro. Według ojca Pauliny zmiana formy pomocy księgowej będzie oznaczała dla niej kontrolę skarbową. Czy poprzedni właściciel przedsiębiorstwa ma rację?
Nie, ponieważ zmiana pomocy księgowej jest dopuszczalna na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej i nie wymaga podawania żadnego uzasadnienia. Zmiana biura rachunkowego na księgowych nie wiąże się również w żaden sposób z kontrolą skarbową.
Przykład 3.
Tomasz prowadzi małą firmę, w której zatrudnia kilka osób. Do tej pory korzystał ze wsparcia 2 księgowych. Ze względu na kryzys finansowy podjął decyzję o ich zwolnieniu i samodzielnym prowadzeniu spraw swojego przedsiębiorstwa. Od kolegi dowiedział się, że takie działanie może stanowić naruszenie prawa, ponieważ firma, która posiadała od początku pomoc księgową, nie może z niej zrezygnować. Zdaniem znajomego Tomasz może co najwyżej zwolnić jednego księgowego, drugi zaś musi być nadal zatrudniony w przedsiębiorstwie. Czy kolega przedsiębiorcy ma rację?
Nie, ponieważ prawo pozwala na samodzielne prowadzenie księgowości przy każdym rodzaju działalności gospodarczej. Fakt uprzedniego korzystania z pomocy księgowych lub biur rachunkowych nie ma tutaj żadnego znaczenia.
Biura rachunkowe, kilku księgowych - jakie koszty dla przedsiębiorstwa?
Decyzja związana z zatrudnieniem kilku księgowych lub korzystania z pomocy kilku biur rachunkowych powinna być poprzedzona dokładną kalkulacją. Takie rozwiązanie generuje oczywiste dodatkowe koszty, na które rzadko kiedy mogą pozwolić sobie polscy przedsiębiorcy. Większa liczba księgowych jest domeną dużych podmiotów rynkowych, które po prostu stać na opłacenie dodatkowej pomocy przy prowadzeniu spraw finansowych. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw takie rozwiązanie jest nieopłacalne. Koszt zatrudnienia jednej księgowej w małej firmie generującej niewielką liczbę faktur może zamykać się już w kilkuset złotych miesięcznie. Większa liczba dokumentów finansowych i większy zakres prowadzonej działalności generują oczywiście wyższe koszty liczone w tysiącach złotych. Jeśli przedsiębiorca chce zatrudnić kilku fachowców, kwoty te będą zwielokrotnione.
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na szeroką pomoc księgową, powinien poinformować o swojej decyzji wszystkich zatrudnianych fachowców. Chodzi o to, aby czynności jednego księgowego lub biura rachunkowego nie pokrywały się z zadaniami drugiego lub trzeciego podmiotu. Fachowcy muszą mieć ustalony zakres swoich kompetencji i odpowiedzialności, nie ma jednak przeszkód do tego, aby ze sobą współpracowali. Warto w tym miejscu podkreślić, że zakres odpowiedzialności za działania księgowe dotyczy podmiotu, który zajmuje się określonym obszarem w firmie. Innymi słowy, jeśli jeden księgowy popełni błąd i doprowadzi do powstania szkody po stronie przedsiębiorcy, to drugi księgowy nie może za niego odpowiadać, o ile nie miał on wpływu na takie zdarzenie.
Przykład 4.
Firma X jest dużym podmiotem na rynku i zatrudnia 3 księgowych – jednego w głównej siedzibie przedsiębiorstwa i dwóch w istniejących oddziałach. Wskutek błędu księgowego z pierwszego oddziału firma poniosła znaczącą stratę. Przedsiębiorca zdecydował więc rozdzielić odpowiedzialność pomiędzy wszystkich zatrudnionych księgowych, mimo że pozostała dwójka nie miała wpływu na powstałą szkodę. Czy przedsiębiorca mógł podjąć taką decyzję?
Nie, ponieważ odpowiedzialność za szkodę można przypisać wyłącznie sprawcy, a więc księgowemu z pierwszego oddziału firmy. Drugi i trzeci księgowy nie powinien ponosić żadnej odpowiedzialności.
Podsumowanie
Przedsiębiorca ma prawo korzystać z dowolnej liczby księgowych lub biur rachunkowych, może też całkowicie samodzielnie zajmować się sprawami finansowymi w swojej firmie. Wybór kilku fachowców wiąże się jednak z wyższymi kosztami obsługi rachunkowej, stąd też takie rozwiązanie jest dedykowane tylko dużym podmiotom rynkowym. Przedsiębiorcy mają możliwość dowolnego modyfikowania liczby zatrudnionych księgowych na każdym etapie prowadzonej przez siebie działalności.
Polecamy:
