Niniejsze opracowanie jest skierowane do przedsiębiorców, którzy korzystają z usług biur rachunkowych. Ograniczanie kosztów albo rozwój firmy może powodować, że dotychczasowe rozwiązania w tym zakresie będą jednak wymagały zmian i tego, aby zmienić biuro rachunkowe, z którego dotychczas korzystał przedsiębiorca. Gdzie zgłosić zmianę biura rachunkowego? Jakie podmioty będą zainteresowane tym zdarzeniem? Opracowanie wraz z adekwatnymi przykładami udzieli odpowiedzi na te pytania.
Najczęstsze przyczyny zmiany biura rachunkowego
Każda sytuacja jest inna, każdy przedsiębiorca działa w trochę inny sposób, na innych zasadach – niektórzy prowadzą pełną księgowość, inni uproszczoną w zależności od rodzaju działalności, jej zakresu, rentowności, formy jej prowadzenia. Do najczęstszych przyczyn zmian biura rachunkowego można zaliczyć:
rozwój działalności;
Przykład 1.
Pani Marta prowadzi salon fryzjerski. Kiedy zaczynała, była jedyną osobą świadczącą w nim usługi. Swój lokal otworzyła przy nowym osiedlu, na które dopiero zaczynali się wprowadzać mieszkańcy. Po kilku latach pojawiło się tam kilka tysięcy osób, które były zainteresowane usługami fryzjerskimi z uwagi na bliskość salonu od domu. Wobec tego pani Marta musiała zatrudnić pracownika, a następnie wynająć dodatkowy lokal oraz zatrudnić kilka dodatkowych osób. Do tej pory rozliczało ją bardzo małe, jednoosobowe biuro rachunkowe. Z uwagi na tak znaczne rozszerzenie działalności, związane przede wszystkim z zatrudnieniem kilku pracowników, księgowa wskazała, że nie będzie w stanie rozliczać działalności pani Marty. Dlatego też kobieta została zmuszona do zmiany biura rachunkowego.
cięcie kosztów prowadzonej działalności;
Przykład 2.
Pani Wioletta prowadzi działalność gospodarczą – jest architektką i świadczy usługi na rzecz podmiotów fizycznych, na niedużą skalę. Kobieta szukała dodatkowego źródła dochodu, wysyłała CV, co poskutkowało zatrudnieniem jej na podstawie umowy o pracę w jednym z większych biur architektonicznych w Warszawie. Nie uzyskała ona zakazu konkurencji, ale z uwagi na pracę znacznie ograniczyła świadczone przez siebie usługi. Dowiedziała się od znajomych o biurze rachunkowym, które wykonuje usługi taniej niż jej dotychczasowe biuro, dlatego zdecydowała się je zmienić ze względu na aspekty ekonomiczne, gdyż wystawiała mniej faktur, a także miała znacznie mniej kosztów uzyskania przychodu.
- nierzetelne prowadzenie rozliczeń;
- konflikt między biurem a przedsiębiorcą;
- nieświadczenie przez biuro zakresu czynności, których oczekuje przedsiębiorstwo, np. rozliczeń pracowników w przypadku woli ich zatrudnienia;
Przykład 3.
Pan Robert prowadzi przedsiębiorstwo budowlane. Zgłosił się do obsługującego go biura rachunkowego z informacją, że planuje zatrudnić obywateli z innego kraju do pracy w jego przedsiębiorstwie. Wskazał, że potrzebuje informacji na temat uzyskania zezwolenia na ich pracę w Polsce, a także ich rozliczania. Biuro rachunkowe wskazało od razu, że nie zajmuje się takimi tematami, polecając usługi innego biura, które ma duże doświadczenie w tym zakresie. Stało się to przyczyną zmiany usługodawcy pana Roberta.
nieprawidłowe raportowanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
To tylko kilka przykładów, które jednak są w stanie zobrazować to, że jest wiele sytuacji, w których przedsiębiorca staje przed koniecznością dokonania zmiany biura rachunkowego. Optymalnym terminem na zmianę biura jest czas po zakończeniu roku podatkowego, przed kolejnym – tak, aby stary rok rozliczyło stare biuro, a nowe zajęło się prowadzeniem usług od kolejnego roku podatkowego. Jeżeli jest możliwość zaczekania czy zbiegu w czasie chęci zmiany biura rachunkowego i zakończenia roku, to będzie to sytuacja idealna dla przedsiębiorcy i obu biur. Jeżeli jest to niemożliwe, oczywiście można zmienić biuro rachunkowe w dowolnym terminie, ale będzie się to wiązało z bardziej skomplikowanym procesem związanym z przekazywaniem dokumentacji i informowaniem się pomiędzy biurami.
Gdzie zgłosić zmianę biura rachunkowego?
Co do zasady zmiana biura rachunkowego wymaga zgłoszenia do wszystkich instytucji, podmiotów, w których przedsiębiorca był reprezentowany przez biuro i do których udzielił mu swojego pełnomocnictwa.
Mogą to być:
- banki,
- urzędy pocztowe,
- sądy,
- Urzędy Skarbowe,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
- Urząd Celny.
Obowiązkowo należy też zgłosić zmianę we właściwym urzędzie gminy lub w sposób elektroniczny, gdyż jest to odnotowywane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w terminie 7 dni.
Jest zatem wiele miejsc, w których wymagane jest przedstawienie informacji o tym, że biuro rachunkowe zostanie lub zostało zmienione.
Ważne jest też przedstawienie sytuacji w zakresie rozwiązania umowy z dotychczasowym podmiotem i wypowiedzenie mu wszelkich pełnomocnictw.
Powołanie nowego pełnomocnika nie jest bowiem równoznaczne z odwołaniem dotychczasowego, a spowoduje, że będzie ich dwóch (z czego jeden nie będzie działał, ale może, choćby omyłkowo, dostawać korespondencję, powiadomienia, zawiadomienia, informacje dotyczące przedsiębiorcy).
Przykład 4.
Pan Witold zmienił biuro rachunkowe. Poprzednie miało udzielone pełnomocnictwo w jednej sprawie sądowej przedsiębiorcy. Mężczyzna zapomniał, że w ogóle toczy się postępowanie, zatem nie wypowiedział pełnomocnictwa. Ze starym biurem rachunkowym rozstał się z uwagi na to, że prowadziła je jego była partnerka, z którą rozstał się w burzliwych okolicznościach. Nie odbierała ona listów z sądu w jego sprawie ani nie informowała, że są one wysyłane. W ten sposób pan Witold przegrał postępowanie, gdyż nie wypowiedział pełnomocnictwa ani nie udzielił go nowemu podmiotowi, który miał go reprezentować.
Sposób zgłoszenia zmiany biura
Jak wskazano powyżej, w wielu instytucjach i podmiotach znajdują się informacje o tym, że przedsiębiorca jest reprezentowany przez konkretne biuro rachunkowe, konkretnego księgowego lub księgową.
Do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych można dokonać zgłoszenia za pośrednictwem strony internetowej www.zus.pl/pue, a następnie wybrać rubrykę w zakresie pełnomocnika. ZUS opracował instrukcję, gdzie można krok po kroku prześledzić sposób poruszania się po portalu ZUS PUE i dokonywania zmian: https://www.zus.pl/portal/pomoc/index.html?dane_biura_rachunkowego.html
Trzeba wejść na stronę www.zus.pl/pue, zalogować się, następnie wejść w zakładkę Płatnik —> Moje dane (Panel Płatnika) —> Zmiana Danych Płatnika —> Biuro Rachunkowe —> Dane Biura Rachunkowego Płatnika —> uzupełnia się dane, przechodzi przez kolejne etapy zgodnie z konfiguratorem i akceptuje zmiany.
Do Urzędu Skarbowego, Urzędu Celnego zmiana zgłaszana jest przez portal podatkowy www.podatki.gov.pl, gdzie wskazuje się pełnomocnika. We wskazanym linku znajduje się opracowana instrukcja, gdzie można krok po kroku prześledzić sposób poruszania się po portalu: https://www.podatki.gov.pl/media/2988/podr%C4%99cznik-pp.pdf
Trzeba wejść na stronę www.podatki.gov.pl, zalogować się, następnie w menu głównym wybrać zakładkę Pełnomocnictwa —> wyświetlą się pełnomocnicy ustanowieni —> wchodzimy w opcję zmień/odwołaj i postępujemy zgodnie z instrukcjami.
W CEIDG zmiana zgłaszana jest poprzez stronę: aplikacja.ceidg.gov.pl, gdzie wybiera się odpowiednią zakładkę dotyczącą pełnomocnictwa.
Trzeba wejść na stronę: https://logowanie.biznes.gov.pl/login, następnie: wejść w zakładkę Moja firma —> zakładka Pełnomocnicy —> uzupełniamy lub usuwamy pełnomocnika —> wysyłamy wniosek zgodnie z dalszymi krokami.
Zmiany te należy zgłosić w ciągu 7 dni od ich powstania, czyli od zmiany biura rachunkowego.
Oczywiście można to też zrobić w formie papierowej, choć wymaga to udania się do odpowiedniego urzędu.
W zakresie banków trzeba sprawdzić zasady – niektóre mogą dopuścić informowanie ich i udzielanie pełnomocnictw w formie elektronicznej, a niektóre pisemnie.
Jeżeli chodzi o Pocztę Polską, to można tam udzielić i odwołać pełnomocnictwo zarówno pisemnie, jak i elektronicznie – wybór należy do przedsiębiorcy.
W przypadku sądów – pełnomocnictwa i informacje o ich odwołaniu muszą zostać złożone w formie pisemnej.
Ważne jest, aby nie pominąć żadnego z podmiotów, do którego jest składane pełnomocnictwo, w celu poinformowania go o tym, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której przedsiębiorca nie będzie informowany o wezwaniach, przypomnieniach tylko dlatego, że będą one wysyłane byłemu biuru rachunkowemu.
Zmian może również dokonać biuro rachunkowe, jeżeli ma do tego odpowiednie pełnomocnictwo.
