Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę w funkcjonowaniu firm, zapewniając im wsparcie w zakresie księgowości, podatków czy kadr – niejednokrotnie ratując przedsiębiorców przed konsekwencjami prawnymi i podatkowymi. Jednak mimo dużego zaangażowania dość często spotykają się z brakiem docenienia ich wkładu przez klienta. Co więcej, biura rachunkowe muszą mierzyć się z licznymi problemami i bolączkami, a ich codzienna działalność jest pełna wyzwań. Księgowi muszą nieustannie dostosowywać się do nowych realiów, aby być na bieżąco z wymogami prawnymi, sprostać oczekiwaniom klientów i zachować konkurencyjność. W tym artykule omówimy 10 problemów branży biur rachunkowych i spróbujemy znaleźć na nie rozwiązanie.
1. Nieustanne zmiany w przepisach
Brak zaktualizowanej wiedzy może prowadzić do błędów, a w konsekwencji problemów prawnych i finansowych biura rachunkowego. Co więcej, dynamiczne zmiany w przepisach, a także pojawiające się wciąż nowe interpretacje podatkowe, nie upraszczają bycia zawsze na bieżąco. Chcąc zmniejszyć ryzyko pomyłek i zwiększyć jakość obsługi, należy inwestować w szkolenia i kursy, zarówno dla siebie, jak i swoich pracowników. Bywa to czasochłonne i kosztowne, dlatego warto wprowadzić system regularnego przeglądu prasy specjalistycznej i obserwacji zapowiedzi Ministerstwa Finansów. Dobrze przygotowany, merytoryczny zespół to minimalizacja błędów wynikających z niewiedzy oraz pewność dla klientów, że jego finansami zajmują się eksperci.
Z drugiej strony wiadomo, że popełnienie błędu może zdarzyć się każdemu, nawet najbardziej doświadczonemu pracownikowi. Bardzo trudno samemu go znaleźć w swoich księgowaniach, stąd często stosuje się weryfikację krzyżową przez innego pracownika. Z pomocą przychodzi też odpowiedni system księgowy, który może zabezpieczyć od niechybnego błędu zarówno młodszych, jak i starszych pracowników. Przede wszystkim powinien on być zawsze zgodny z obecnymi przepisami, nadążać nawet ze zmianami wdrażanymi przez rząd prawie z dnia na dzień. Dobry program księgowy dla biura rachunkowego powinien również posiadać gotowe schematy i automaty księgowe, dzięki którym praca księgowego będzie polegać jedynie na weryfikacji poprawności zapisów.
2. Opóźnione płatności za usługi księgowe
Zachowanie płynności finansowej bez cyklicznych zapłat za świadczone usługi księgowe jest bardzo trudne. Niepłacący klienci w biurze rachunkowym to często spotykany przypadek. Przyczyną takiej sytuacji może być postrzeganie księgowości jako nieprzyjemnej konieczności, za którą można zapłacić w ostatniej kolejności, co tworzy problemy po stronie biura.
Aby minimalizować ryzyko, niektóre biura wprowadzają już na samym początku współpracy jasne wytyczne i zapisy w umowie, które regulują kwestie związane z płatnością, a także ewentualne kary nałożone na klienta niedotrzymującego płatności na czas. Pomocne przy tym są także systemy monitoringu należności oraz możliwość wysyłki zbiorczo do wszystkich przypomnień o zbliżających się o terminach zapłaty. Przy posiadaniu integracji z bankiem w zakresie importu wyciągów bankowych, jesteśmy w stanie co dzień w łatwy sposób weryfikować stan należności.
Co jednak, gdy sama prewencja nie jest wystarczająca? Niezwłoczna reakcja na nieopłacone faktury przyśpiesza moment otrzymania zaległych środków. W niektórych przypadkach warto także rozważyć środki windykacyjne – należy przy tym zwrócić uwagę, że mogą one znacznie zakłócić dalsze relacje. Mimo powyższych rozwiązań mogą zdarzyć się klienci, którzy w związku z brakiem płynności finansowej w ogóle nie będą w stanie zapłacić. Warto wówczas w porę rozwiązać umowę z taką firmą, nie dopuszczając tym samym do pracy za darmo i nawarstwiających się długów, które trudno będzie odzyskać.
3. Wysokie koszty utrzymania infrastruktury IT
Utrzymanie nowoczesnej i bezpiecznej infrastruktury IT to znaczny wydatek dla biur rachunkowych. Zwłaszcza gdy korzysta ono z instalowanego oprogramowania, które oprócz zakupu samej licencji, wymaga także serwera, opieki informatyka i wdrożeniowca programu księgowego lub kadrowo-płacowego, a także dodatkowych zabezpieczeń danych czy cyklicznych aktualizacji. Wszystko to razem generuje spore koszty dla biura rachunkowego.
Zamiast korzystania z instalowanego oprogramowania warto rozważyć przejście na oprogramowanie online, czyli chmurowe. Rozwiązania te nie tylko automatyzują pracę, lecz także eliminują potrzebę posiadania własnych serwerów, zmniejszają koszty związane z infrastrukturą IT oraz oferują regularne aktualizacje, a także sprzyjają licznym integracjom, np. z organami państwowymi czy bankowością. Ponadto przetrzymywanie danych w chmurze zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i minimalizuje ryzyko ich utraty. Umożliwia też pracę z dowolnego miejsca, a dla szefa biura rachunkowego to szybki wgląd w postęp prac.
4. Brak czasu
Zbyt krótki dzień pracy to z pewnością problem wielu księgowych, a zwłaszcza właścicieli biur rachunkowych. Co zrobić w wypadku, gdy chce się znaleźć czas zarówno na życie zawodowe, jak i prywatne, a godzin ciągle jest za mało, zwłaszcza tuż przed 20. dniem każdego miesiąca? To właśnie wtedy terminy w biurze rachunkowym są najbardziej napięte, a czas płynie znacznie szybciej.
Pomocnym rozwiązaniem może być zastosowanie w swojej pracy narzędzi, które poprzez automatyzację i rozwiązania sztucznej inteligencji znacznie przyspieszają i ułatwiają codzienną pracę księgową. Na początku należy zdefiniować obszary wymagające usprawnienia, co jest uciążliwe, monotonne i zajmuje dużo czasu. Przykładem jest wprowadzanie wyciągów bankowych ręcznie, podczas gdy są dostępne rozwiązania pozwalające na bezpośrednią integrację z bankiem i import historii wpłat i wypłat z okresu, jaki nas interesuje. Przy odnotowaniu braku czasu i licznych nadgodzinach, zwłaszcza w końcowych terminach miesiąca, problemem może być złe zorganizowanie współpracy z klientami. Najczęstszą przyczyną jest zbyt późne dostarczanie przez nich dokumentów. Dobrze jest mieć tak skonstruowaną umowę na obsługę księgową, z której wynikać będzie obowiązek terminu doręczenia dokumentów, z konsekwencją jego przekroczenia. Możemy również zadbać o to, aby ułatwić klientowi doręczanie dokumentów, np. poprzez udostępnienie mu panelu, do którego może na bieżąco dodawać wydatki lub wykonywać telefonem zdjęcia otrzymanych faktur. Powyższe rozwiązania mogą wspomóc szybsze otrzymanie kompletu dokumentów do księgowania, a efektem stanie się brak konieczności nadganiania pracy i ciągłych nadgodzin.
5. Rekrutacja wykwalifikowanych pracowników
Znalezienie wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników, a co więcej takich, którzy chcieliby się rozwijać, oraz ich cele zawodowe są większe niż praca odtwórcza typu wprowadzanie faktur do systemu, jest coraz trudniejsze. Aby pozyskać, a następnie zatrzymać najlepszych specjalistów, biura rachunkowe muszą coraz częściej decydować się na oferowanie konkurencyjnych wynagrodzeń i dodatkowych benefitów, co równoważne jest z wysokimi kosztami zatrudnienia pracownika.
W obliczu rosnącej konkurencji na rynku pracy warto również rozważyć inwestowanie w rozwój młodych pracowników, którzy dopiero zaczynają ścieżkę zawodową. Takie osoby często, mimo swojej mniejszej wiedzy bazowej, poprzez swoje zaangażowanie i chęć rozwoju oraz współpracę z pozostałymi pracownikami mogą wiele się nauczyć i szybko wzrastać. Warto jednak zwrócić uwagę, czy faktycznie wykazują taką inicjatywę. Ponadto dla pracowników ważnymi czynnikami są: atmosfera pracy, rozwój zawodowy, dostępność szkoleń, możliwość podejmowania decyzji oraz jasna ścieżka kariery – te aspekty mogą przyciągnąć wartościowych specjalistów, chętnych do pracy w księgowości.
6. Pozyskiwanie nowych klientów
Brak odpowiedniej liczby klientów może oznaczać dla biura rachunkowego niepewność przyszłości ich biznesu. Pozyskiwanie nowych firm do obsługi często stanowi nie lada wyzwanie. Konkurencja na rynku jest coraz większa, a przedsiębiorcy zwykle są lojalni wobec swoich obecnych usługobiorców. Właściciele biur muszą więc znaleźć sposób, by zachęcić do skorzystania właśnie z ich oferty. Podejmowane strategie w celu pozyskania nowych klientów są różne: część decyduje się prowadzić marketing samodzielnie, niektórzy decydują się na skorzystanie z pomocy agencji reklamowych, co w zależności od zakresu usług, może wiązać się ze sporymi kosztami.
Przede wszystkim warto skupić się na obecnych klientach i ich obsłudze, ponieważ to właśnie oni najczęściej są bardzo ważnym elementem wizerunku i marketingu biura. Dzięki pozytywnym opiniom oraz poleceniom biuro może zyskać nowe kontakty. Należy także postawić na reklamę online i pokazanie swojego biznesu szerszemu gronu potencjalnych klientów, ponieważ lokalni przedsiębiorcy, zwłaszcza w mniejszych miastach, mogą nie wystarczyć. Stworzenie własnej strony internetowej i prowadzenie działań, aby wyświetlała się ona jak najwyżej w wynikach wyszukiwania Google, wymaga zwykle wsparcia zewnętrznych firm, przez co stanowi kosztowne rozwiązanie. Dlatego warto sprawdzić, czy istnieją możliwości darmowej reklamy, np. w katalogach biur rachunkowych online. Strony te zazwyczaj są wysoko pozycjonowane w wyszukiwarce Google oraz chętnie wyszukiwane przez firmy potrzebujące wsparcia księgowego, dlatego potencjalny klient łatwo znajdzie drogę do oferty biura.
7. Stres i wypalenie zawodowe
Księgowi często pracują pod dużą presją czasową, a w przypadku właścicieli biur dochodzą do tego dodatkowe problemy związane z prowadzeniem działalności, jak nagłe odejścia pracowników czy wieloletnich klientów. Stąd dość częstym problemem jest ciągły stres. Może to prowadzić do wypalenia zawodowego, co z kolei wpływa na jakość codziennej pracy zawodowej lub prowadzi do chęci przebranżowienia się czy porzucenia obecnego zawodu.
Aby przeciwdziałać tym problemom, biura rachunkowe powinny dbać o organizację pracy i obowiązków, uwzględniając adekwatną przestrzeń czasową do sumiennego i spokojnego wykonania zadań przy odpowiednio długich przerwach. Bardzo ważnym czynnikiem minimalizującym stres jest odpowiednie środowisko pracy. Dbanie o komfortowe warunki, w tym ergonomiczne stanowiska, odpowiednie oświetlenie i dostęp do przestrzeni relaksacyjnych oraz z drugiej strony tworzenie kultury pracy opartej na wzajemnym szacunku, wsparciu i otwartej komunikacji – to może zdecydowanie przyczynić się do polepszenia jakości pracy. Co więcej, warto także postawić na możliwość rozwoju zawodowego pracowników poprzez przydział nowych zadań czy poszerzanie kompetencji dzięki szkoleniom. Takie działania mogą zminimalizować ryzyko poczucia nudy i bezsensowności działań, prowadzących do wypalenia zawodowego oraz chęci zmiany pracy.
8. Konkurencja cenowa
Chyba każde biuro rachunkowe spotkało się z sytuacją, gdy klient przyszedł i stwierdził, że w zasadzie u konkurencji miałby taniej. Takie sytuacje mogą prowadzić do niepotrzebnej irytacji właściciela biura, który wie, ile pracy kosztuje prowadzenie księgowości klienta. Z drugiej zaś strony zaniżanie cen rynkowych przez niektóre biura rachunkowe to strategia zwłaszcza stosowana przy rozpoczęciu działalności, jednak nie wpływa ona korzystnie na branżę biur rachunkowych.
Ważnym aspektem w takiej sytuacji jest edukacja klientów, czyli budowanie ich świadomości na temat wartości, jaką niosą dobrze wykonane przez księgowych i kadrowych usługi. Należy wyjaśnić, że opieka profesjonalnego biura to nie tylko wyręczenie z obowiązków prowadzenia rozliczeń, lecz przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa, poprawności zapisów księgowych i podatkowych, np. w wypadku kontroli ZUS czy US. Cala kompleksowa opieka nad rozliczeniami klienta i kontaktem z organami skarbowymi ma wpływ na końcową cenę za usługi księgowe.
9. Utrzymanie dobrych relacji z klientami
Utrzymanie długoterminowych relacji z klientami wymaga nieustannego zaangażowania i doskonałej obsługi klienta, co z kolei związane jest z poświęceniem pewnej ilości czasu, który może odbić się na jakości oferowanych usług. Co więcej, zmiany w kadrze, błędy lub opóźnienia mogą szybko zrujnować zaufanie i prowadzić do utraty klienta.
Ważne jest, aby biura rachunkowe regularnie komunikowały się z klientami, od momentu podpisania umowy poprzez dalszą współpracę, co znacząco usprawnia wzajemne zrozumienie i podtrzymuje dobre relacje. Oprócz „koniecznego” kontaktu związanego z uzyskaniem pewnych informacji od klienta potrzebnych np. do odpowiedniego zaksięgowania wydatku, warto także pomyśleć o przekazywaniu wiadomości przydatnych dla przedsiębiorcy, m.in.: ważnych zmianach w przepisach, które mogą go dotyczyć. Personalizacja usług oraz indywidualne podejście do każdego klienta mogą przyczynić się do budowania długotrwałych i satysfakcjonujących relacji. Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie konwersacji w formie pisemnej z dostępem dla wszystkich pracowników biura, a także z zapisem archiwalnym wiadomości. Takie funkcje mogą okazać się przydatne w przypadku np. odejścia danego pracownika. Wtedy mamy szybki i wygodny dostęp do pisemnych ustaleń, a klient nie będzie mieć poczucia braku panowania szefa biura nad zaistniałą sytuacją. Co więcej, dla naszego klienta to także wygodna forma, ponieważ może odpowiedzieć na wiadomość lub zadać pytanie w dogodnym dla niego czasie.
10. Nowe technologie i automatyzacja
Szybki rozwój technologii wymaga również od branży biur rachunkowych nieustannej adaptacji do nowych narzędzi i systemów. Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań, takich jak automatyzacja procesów księgowych, może wydawać się na początku czasochłonne i trudne, zwłaszcza gdy do tej pory biuro z nich nie korzystało.
Automatyzacja biura rachunkowego jest jednak niezbędna do zachowania konkurencyjności, a w dłuższej perspektywie takie inwestycje mogą przynieść znaczące oszczędności oraz zdecydowanie poprawić efektywność pracy, co niesie za sobą podniesienie marży. Warto do tematu sztucznej inteligencji, automatyzacji i nowych technologii podejść jako do szansy na wsparcie i wyręczenie księgowego w codziennych rutynowych zadaniach, a nie jako zagrożenia. Wybierając nowoczesny system dla biur rachunkowych, należy także zwrócić uwagę, czy jest on postępowy oraz na możliwość zgłaszania własnych pomysłów rozwojowych.
10 problemów branży biur rachunkowych - podsumowanie
Biura rachunkowe w Polsce stoją przed wieloma wyzwaniami, które wymagają ciągłego doskonalenia i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych. Pozyskiwanie nowych klientów, radzenie sobie z opóźnionymi płatnościami, nadążanie za zmieniającymi się przepisami prawnymi czy inwestowanie w nowoczesną infrastrukturę IT, to tylko niektóre z bolączek, z którymi muszą się mierzyć właściciele biur. Tylko niepozostawianie żadnego z tych obszarów bez opieki może zapewnić stabilny rozwój i konkurencyjność na dynamicznie zmieniającym się rynku.
