Śmierć klienta biura rachunkowego mogłaby kojarzyć się z zakończeniem współpracy oraz zwrotem wszelkich dokumentów przedsiębiorcy jego spadkobiercom. Może tak być, o ile przewiduje to umowa prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeżeli jednak takiego zapisu nie przewidziano w kontrakcie, zobowiązanie trwa nadal. Jak to możliwe? Otóż w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych firmę tymczasowo przejmuje zarządca sukcesyjny, który do czasu ustanowienia spadkobierców cały czas prowadzi przedsiębiorstwo. Oznacza to, że obowiązki podatkowe klienta pozostają niezmienione (z małymi wyjątkami), przez co biuro rachunkowe cały czas ma co robić w jego sprawie. Sprawdźmy zatem, co dzieje się w kwestiach skarbowych działalności klienta po jego śmierci.
Śmierć klienta biura rachunkowego – firma przechodzi w ręce zarządcy
W jednoosobowej działalności gospodarczej osoba przedsiębiorcy jest najważniejsza. Ona ją zakłada, prowadzi oraz odpowiada całym swoim majątkiem za jej zobowiązania. W gruncie rzeczy bez tej osoby firma nie jest w stanie funkcjonować. Zmienia się to jednak po jej śmierci. Firma nie podlega automatycznej likwidacji. Mimo że założyciel JDG już nie żyje, cały czas istnieje majątek firmy, pracownicy oraz zobowiązania, w tym te podatkowe. Zmusiło to prawodawcę do stworzenia nowej konstrukcji prawnej, która ma na celu przedłużenie istnienia przedsiębiorstwa do czasu przejęcia obowiązków zmarłego przez jego spadkobierców i zdecydowania, czy chcą oni kontynuować prowadzenie działalności, czy ją wygasić.
Musimy pamiętać, że niekiedy postępowania spadkowe potrafią się ciągnąć latami. W tym czasie firma trwająca w zawieszeniu, bez swojego nowego właściciela, straciłaby znaczenie na rynku, odeszliby od niej wszyscy klienci i kontrahenci, a jej ewentualne zadłużenie cały czas rosłoby o odsetki. Stąd też do czasu aż firma zostanie przejęta przez spadkobierców, jej sprawami zajmuje się zarządca sukcesyjny.
Zarządca sukcesyjny ma za zadanie dalsze prowadzenie bieżących spraw przedsiębiorstwa. Chodzi tu w szczególności o czynności zwykłego zarządu w sprawach wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu mogą być podejmowane wyłącznie, jeżeli wyrażą na to zgodę wszyscy właściciele przedsiębiorstwa w spadku, a w przypadku braku takiej zgody — za zezwoleniem sądu. Trwanie zarządu sukcesyjnego nie powinno przekraczać 2 lat. Jednakże z ważnych powodów sąd może przedłużyć ten okres na czas nie dłuższy niż 5 lat.
Co dzieje się ze zobowiązaniami podatkowymi po śmierci klienta biura rachunkowego?
Zarząd sukcesyjny powinien zostać ustalony jeszcze przez przedsiębiorcę za życia. Jeżeli tego nie dokona, zrobić to mogą jego następcy prawni. Mają jednak na to jedynie 2 miesiące. Jeżeli tego nie dokonają, firma przestaje istnieć, a wszelkie prawa i obowiązki zmarłego przechodzą bezpośrednio na spadkobierców.
Jeżeli jednak zarząd zostanie ustanowiony, obowiązki podatkowe nie przechodzą na zarządcę sukcesyjnego, a bezpośrednio na przedsiębiorstwo w spadku. Zarządca natomiast ma obowiązek prowadzić wszelkie sprawy skarbowe i wypełniać obowiązki podatkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Warto nadmienić, że zarząd sukcesyjny skupia się wyłącznie na przedsiębiorstwie w spadku. Trzeba zatem rozróżnić zobowiązania spadkowe zmarłego prywatne i te związane z działalnością gospodarczą. Dla przykładu zarządca nie ma obowiązku uiszczać podatku od nieruchomości za dom mieszkalny zmarłego przedsiębiorcy. Z kolei w przypadku nieruchomości, na której znajduje się siedziba firmy, już tak.
Ordynacja podatkowa wprowadziła taką konstrukcję sukcesji podatkowej, aby przedsiębiorstwo osoby fizycznej po jej śmierci mogło dalej funkcjonować. W praktyce konieczne było odłączenie bytu prawnego przedsiębiorstwa od osoby przedsiębiorcy. Dlatego też przedsiębiorstwo w spadku stanowi całkowicie oddzielny podmiot prawa podatkowego. Przedsiębiorstwo w spadku jest jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, będącą podatnikiem danego podatku. W konsekwencji to przedsiębiorstwo w spadku jest podatnikiem, nie zaś zarządca sukcesyjny czy spadkobiercy.
Zarząd sukcesyjny a przejęcie przedsiębiorstwa bezpośrednio przez spadkobierców
Regulacja odnosząca się do zarządu sukcesyjnego może komplikować sytuację podatkową spadkobierców, jeżeli ci zdecydowaliby się na dalsze prowadzenie działalności gospodarczej.
Przedsiębiorstwo w spadku, czyli to prowadzone przez zarządcę sukcesyjnego, przechodzi we wszelkie prawa i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy. Nie jest jednak przewidziana sukcesja podatkowa spadkobierców kontynuujących działalność gospodarczą po wygaśnięciu zarządu sukcesyjnego. W związku z tym spadkobiercy nie wstępują w prawa i obowiązki przedsiębiorstwa w spadku. Z chwilą wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego następuje likwidacja przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, powstają różnorodne obowiązki z tym związane, w tym także związane z likwidacją działalności gospodarczej. Natomiast spadkobierca lub spadkobiercy, którzy chcieliby kontynuować taką działalność gospodarczą, nie nabywają prawa do odliczenia podatku naliczonego, rozliczania kosztów podatkowych itd. (red. Mariański 2023, wyd. 2/Mariański, art. 97 OrdPU).
Wydaje się zatem, że spadkobiercy, chcąc przejąć firmę i kontynuować jej działalność, nie powinni dopuszczać do powoływania zarządu sukcesyjnego. Powstanie przedsiębiorstwa w spadku ma sens jedynie, gdy ma to prowadzić do zbycia majątku firmy.
Podjęcie próby dalszego prowadzenia przedsiębiorstwa przez spadkobierców pozwala na przejęcie przez nich praw i obowiązków poprzednika, co jest dla nich korzystniejsze, gdyż dzięki temu przejmują oni prawo do odliczenia podatku naliczonego, rozliczania kosztów podatkowych czy dokonywania amortyzacji składników majątku firmy.
Sytuacja biura rachunkowego w przypadku zarządu sukcesyjnego
Jak widzimy, sytuacja podatkowa po śmierci przedsiębiorcy będzie inna w zależności od tego, czy został powołany zarząd sukcesyjny, czy też nie. A zatem śmierć klienta biura rachunkowego będzie miała też różne konsekwencje.
W przypadku powstania przedsiębiorstwa w spadku zachowana zostaje ciągłość działalności. W związku z tym w miejsce zmarłego klienta wchodzi przedsiębiorstwo w spadku, a co za tym idzie, umowa w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych pozostaje w mocy. Nie dochodzi do zmiany zobowiązań biura wobec klienta, w dalszym ciągu musi ono prowadzić jego księgowość, rozliczać podatki, sporządzać deklaracje czy prowadzić kadry. Nie ulegają zmianie także pełnomocnictwa do występowania w imieniu przedsiębiorcy przed organami skarbowymi. Na dobrą sprawę nic w tej kwestii nie ulega zmianie.
Co, gdy firma przechodzi w ręce spadkobierców?
Zarówno, gdy dochodzi do wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego, jak i wtedy, gdy zarząd taki nie został powołany, przedsiębiorstwo zmarłego ulega likwidacji. Spadkobiercy mogą kontynuować działalność poprzednika prawnego, ale już jako nowa firma, która przejęła jego składniki majątkowe zarówno te materialne, jak i niematerialne.
Śmierć klienta biura rachunkowego w powyższej sytuacji oznacza, że dochodzi do zakończenia współpracy, a tym samym do wygaśnięcia obowiązków księgowych wobec przedsiębiorstwa. Jeżeli spadkobiercy będą chcieli prowadzić dalszą współpracę z biurem, muszą zawrzeć nową umowę oraz wystawić nowe pełnomocnictwa.
Śmierć klienta biura rachunkowego – obowiązki księgowego
Wygaśnięcie umowy ze zmarłym klientem sprawia, że biuro rachunkowe musi rozliczyć się z dotychczasowej współpracy wobec spadkobierców przedsiębiorcy.
Przede wszystkim biuro powinno złożyć następcom prawnym klienta sprawozdanie z dotychczasowej obsługi księgowej. Przepisy prawa nie wskazują na konkretną formę takiego dokumentu, nigdzie nie znajdziemy również rządowego formularza. Oznacza to, że forma sprawozdania jest dowolna. Jego treść powinna odnosić się do całego okresu trwania umowy o świadczenie umówionych usług księgowych, ze szczególnym uwzględnieniem ostatnio dokonywanych czynności.
Wygaśnięcie umowy powoduje również konieczność wypowiedzenia wszelkich pełnomocnictw złożonych do tej pory w urzędach administracyjnych, w szczególności w urzędzie skarbowym oraz ZUS-ie. W innym wypadku organy te w dalszym ciągu mogłyby przesyłać wszelkie pisma do biura rachunkowego, mimo że umowa została już zakończona, co mogłoby generować niepotrzebne problemy prawno-podatkowe.
Na koniec biuro rachunkowe musi dokonać zwrotu wszystkich przekazanych przez zmarłego klienta oryginałów dokumentów. Chodzi tu o faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty, deklaracje podatkowe, deklaracje ZUS, ewidencje, rejestry VAT, księgi podatkowe lub księgi rachunkowe, dokumentację kadrowo-płacową, pozwolenia i koncesje, umowy z kontrahentami, korespondencję, a także dokumentację związaną z prowadzonym postępowaniem podatkowym lub sądowym.
Z czynności przekazania dokumentów należy sporządzić protokół, wymieniając w nim wszystkie przekazane dokumenty. Protokół powinien podpisać księgowy wydający dokumentację oraz osoba ją odbierająca.
W przypadku gdy spadkobiercy zmarłego klienta nie obierają dokumentów księgowych, biuro rachunkowe nie może dokonać ich zniszczenia. A przynajmniej nie od razu. Biuro, aby nie przysporzyć sobie problemów prawnych, musi odczekać okres przedawnienia zobowiązań podatkowych klienta (co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Dopiero po tym czasie można pozbyć się dokumentacji księgowej klienta.
