W związku z wejściem w życie przepisów dotyczących obowiązkowego systemu KSeF od lipca 2024 roku warto przeanalizować nie tylko przepisy dotyczące wystawiania e-faktur, ale również przepisy odnoszące się do korygowania gdy występują braki formalne e-faktury. W poniższym artykule omówimy wpływ braków formalnych na ważność e-faktury.
Obowiązek wystawiania e-faktur
Na obecnym etapie stosowanie e-faktur ma charakter dobrowolny. Przepisy dotyczące obowiązkowego systemu e-faktur zostały uchwalone, jednak zaczną obowiązywać od 1 lipca 2024 roku. Nasza poniższa analiza będzie opierać się już na nowych regulacjach.
Jak wynika z treści art. 106ga ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W świetle nowych przepisów faktura elektroniczna oraz papierowa będą stanowić wyjątek od reguły i będą wystawiane tylko w ściśle określonych przypadkach.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego (art. 106gb ustawy o VAT).
W myśl art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Powyższe oznacza zatem, że e-faktura jest wystawiana oraz odbierana wyłącznie poprzez KSeF. Doręczanie i wysyłanie w innej formie może mieć miejsce wyłącznie w przypadku awarii systemu KSeF – co również zostało uregulowane w nowych przepisach – jednak przypadek ten nie będzie przedmiotem naszej analizy.
Braki formalne e-faktury
Zmianie nie ulegnie treść art. 106e ustawy o VAT, który określa jakie elementy składowe są wymagane dla e-faktury. Zatem analogicznie jak w przypadku faktur papierowych czy elektronicznych mogą pojawiać się błędy natury formalnej.
W pierwszej kolejności wskażmy, że błąd formalny może wykluczyć prawidłowe doręczenie e-faktury. Przykładowo w sytuacji, gdy w treści e-faktury nie będzie wskazanego żadnego NIP-u, taka faktura nie zostanie skutecznie przesłana do KSeF.
To z kolei powoduje, że w myśl nowych przepisów taka faktura zostanie uznana za niewystawioną. Niewystawiona faktura nie wywołuje skutków podatkowych i nie może też zostać skorygowana. W takim przypadku podatnik będzie musiał ponownie wysłać e-fakturę do systemu.
Inny błąd formalny może polegać np. na wpisaniu błędnego NIP czy też błędnego adresu kontrahenta. Taka faktura będzie mogła zostać skorygowana, ponieważ przepisy dotyczące e-faktur utrzymują w mocy art. 106j ustawy o VAT dotyczący faktury korygującej.
Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą.
Faktura korygująca powinna zawierać:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
- określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej
- – w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Zwróćmy zatem uwagę, że nowe przepisy dopuszczają wystawienie korekty e-faktury w razie stwierdzonych błędów formalnych. Faktura korygująca będzie musiała jednak zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną w KSeF.
Faktura korygująca może zawierać dodatkowo wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” oraz przyczynę korekty.
Jak wynika wprost z treści art. 106j ust. 4 ustawy o VAT, fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej. W konsekwencji poprawienie błędów/braków formalnych e-faktur odbywa się poprzez korektę faktury, która wystawiona jest poprzez system KSeF.
Poprawienie braków formalnych przy pomocy noty korygującej
Zgodnie z aktualnie obowiązującym art. 106k ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki (z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15), może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Nota korygująca jest również fakturą i dla swojej ważności wymaga akceptacji wystawcy faktury. Wskazuje ona treść korygowanej informacji oraz treść prawidłową. Przepisy dotyczące not korygujących nie naruszają przepisów dotyczących wystawiania faktur korygujących.
Co jednak istotne, w przyszłym stanie prawnym art. 106k ustawy o VAT dotyczący not korygujących zostanie uchylony.
Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF: „W projekcie rezygnuje się z rozwiązania stosowania not korygujących – wystawianych w KSeF i poza KSeF – przez nabywców. Propozycja ta jest wynikiem uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji publicznych projektu, gdzie wskazywano na nadmiarowość takiego rozwiązania – zbyt wiele dokumentów księgowych. Po zmianach bez względu na przyczynę konieczności zmiany danych na fakturze będzie wystawiana faktura korygująca. Jednocześnie należy oczekiwać, że wprowadzenie e-fakturowania i rozwinięcie procesu digitalizacji rozliczeń u podatników przyczyni się do ogólnej poprawy jakości danych wprowadzanych na fakturach, które to dane dotychczas z uwagi na błędy podlegały poprawianiu na podstawie wystawianych przez nabywców not korygujących”.
W świetle powyższego w nowym stanie prawnym nie będzie już możliwe wystawienie noty korygującej ani poprzez KSeF, ani poza tym systemem.
Podsumowując, wskażmy, że braki formalne e-faktury będą mogły zostać poprawione wyłącznie poprzez fakturę korygującą, która będzie zawierać numer identyfikacyjny KSeF oraz będzie wystawiana również poprzez system KSeF. Przestaną natomiast obowiązywać przepisy dotyczące wystawianych przez nabywcę not korygujących.
