Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura wystawiona na błędny podmiot - jak poprawnie skorygować błędy?

Opodatkowana podatkiem VAT działalność gospodarcza powinna być dobrze udokumentowana. Pomimo jednak dokładania starań, przy tworzeniu dokumentów mogą pojawiać się błędy. Jednym z nich może być wpisanie niewłaściwego kupującego podmiotu. Jak wówczas należy powinna zostać poprawiona faktura wystawiona na błędny podmiot? Odpowiadamy w artykule!

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Na wstępie należy wskazać, że faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Potwierdza on nabycie określonych towarów i usług lub też otrzymanie zaliczki. Ponadto jest nierozerwalnie związany z powstaniem obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnego dokumentu lub zawiera on błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania go poprzez wystawienie faktury korygującej.

Fakturę korygującą zgodnie z art.106j ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług, wystawia się w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1;
  • udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1;
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4;
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Fakturę korygującą wystawia się więc m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Tym samym istotą faktur korygujących jest korekta dokumentów pierwotnych tak, aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych w danym okresie rozliczeniowym. Zauważyć należy, że prawo wystawienia faktury korygującej przysługuje wyłącznie sprzedawcy i dotyczy sytuacji, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą.

W myśl art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, faktura korygująca powinna zawierać:

  • nazwę: FAKTURA KORYGUJĄCA albo adnotację: KOREKTA;
  • numer kolejny oraz datę wystawienia dokumentu;
  • dane zawarte w pierwotnej fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    • określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
    • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
  • przyczynę korekty;
  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
  • w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Podsumowując – faktury korygujące są specyficznym rodzajem dokumentów. Ich istotą jest korekta faktur pierwotnych, a celem wystawienia – doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Faktura korygująca w systemie VAT ma zatem taką samą wartość dowodową jak faktura wystawiona pierwotnie.

Potwierdzenie odebrania faktury korygującej

Stosownie do art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenie podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie takiego potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano. Należy podkreślić, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej pełni istotną rolę w systemie podatku od towarów i usług opartym na metodzie fakturowej, gdyż zapobiega nieuzasadnionym obniżkom podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku u dostawcy.

Faktura wystawiona na błędny podmiot - jak skorygować błędy?

W przypadku gdy faktura wystawiona na błędny podmiot zostanie przekazana na rzecz niewłaściwego odbiorcy, powinna być korygowana na zasadach wskazanych w art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT. Korekta takiej faktury jest uzależniona od tego, jaki podmiot ja otrzymał. W celu zobrazowania problemu posłużymy się przykładami.

Przykład 1.

Podatnik prowadzący dużą hurtownię spożywczą dokonał 15 lutego sprzedaży towarów na rzecz swojego kontrahenta prowadzącego sklep spożywczy. Towar został dowieziony do sklepu wraz z wystawioną fakturą. Kupujący zwrócił uwagę, iż faktura została wystawiona na niewłaściwy podmiot. Kontrahent 18 lutego zwrócił się z prośbą wystawienie faktury korygującej do hurtowni. Podatnik wystawił fakturę korygująca 5 marca i dostarczył ją do podatnika prowadzącego sklep, który potwierdził jej odbiór.

W takim przypadku podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w lutym. Korekta została dostarczona jeszcze przed terminem złożenia deklaracji VAT-7. Obowiązek podatkowy powstał bowiem w momencie otrzymania towaru. Błąd został zauważony i  została otrzymana przed terminem złożenia deklaracji rozliczającej podatek VAT.

Przykład 2.

Podatnik prowadzący sklep internetowy dokonał sprzedaży innemu czynnemu podatnikowi podatku od towarów i usług, jednak sporządzając fakturę pomylił się i wystawił ją na niewłaściwego podatnika. Faktura została wysłana pocztą do błędnie wpisanego odbiorcy. Odbiorca po otrzymaniu faktury poinformował sprzedawcę, iż otrzymał błędną fakturę. Natomiast odbiorca towarów upomniał się o fakturę. Jak powinna zostać skorygowana faktura wystawiona na błędny podmiot?

W takim przypadku należy wystawić fakturę korygującą dla podatnika, który błędnie na niej widniał (korekta do zera). Natomiast faktyczny odbiorca towarów otrzymał fakturę wystawioną na siebie. W tym przypadku istotne jest otrzymanie potwierdzenia otrzymania dokumentu od odbiorcy faktur. W praktyce bywa to czasem bardzo trudne. Podatnicy, na których została wystawiona błędna faktura, zwykle nie chcą odebrać faktury korygującej.

W takim przypadku niestety nie można dokonać anulowania wystawionej faktury. Celem uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej jest przede wszystkim powiązanie prawa do obniżenia podatku należnego z obowiązkiem obniżenia podatku naliczonego przez nabywcę. W przypadku braku takiego potwierdzenia nie można mieć pewności, czy otrzymujący nieprawidłową fakturę dokona skorygowania podatku naliczonego, jeśli błędnie go odliczył.

Przykład 3.

Podatnik prowadzący sklep internetowy dokonał sprzedaży na rzecz innego podatnika. W wyniku pomyłki wystawiono fakturę na rzecz niewłaściwego podatnika. Pracownik dokonał wysyłki kurierem towaru wraz z fakturą do podatnika widniejącego na fakturze. Podatnik nie odebrał przesyłki i wróciła ona wraz z fakturą do sprzedawcy.

W takiej sytuacji faktura wystawiona na błędny podmiot może zostać anulowana. Towar wraz z fakturą wrócił do sprzedawcy i nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego, ponieważ odbiorca jej nie otrzymał.