Polski system prawny dopuszcza wykonywanie własnej działalności zarobkowej bez konieczności dokonywania jakiejkolwiek rejestracji w tym zakresie. Co jednak, jeśli przedsiębiorca chce prowadzić szerszy biznes? W takiej sytuacji musi on zarejestrować się w odpowiednim rejestrze. Od grudnia 2021 r. zmienił się przy tym sposób składania wniosków, zwłaszcza w odniesieniu do jednoosobowych działalności gospodarczych. CEIDG a Portal Przedsiębiorców - czym się różnią i który służy do założenia działalności?
Właściwy rejestr przy działalności gospodarczej
Zacznijmy od tego, że osoba fizyczna, której przychód należny nie przekracza w żadnym kwartale kwoty 10 813,50 zł (225% minimalnego wynagrodzenia za pracę, które w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto) i która w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziła działalności gospodarczej, nie musi w ogóle rejestrować swojej działalności. Mowa tu o tzw. działalności nierejestrowanej lub nieewidencjonowanej, która funkcjonuje już w Polsce od dłuższego czasu.
Zupełnie inaczej jest, jeśli działalność generuje przychód przekraczający kwartalny limit dla działalności nierejestrowanej – w tej sytuacji obowiązkowe jest dokonanie rejestracji przedsiębiorstwa. W Polsce istnieją 2 główne rejestry działalności gospodarczej – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz Krajowy Rejestr Sądowy (KRS).
Do CEIDG wpisywani są przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi – prowadzący jednoosobową działalność, a także wspólnicy spółek cywilnych, choć oczywiście dany przedsiębiorca ma prawo do zatrudniania innych osób i prowadzenia działalności na szeroką skalę. W przypadku KRS rejestrujemy działalność wykonywaną w formie spółek prawa handlowego (ale nie w formie spółki cywilnej), a także spółdzielni oraz fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą. Wybór właściwego rejestru nie zależy więc od woli przedsiębiorcy, lecz od formy prawnej prowadzonej przez niego działalności.
Aby można było w ogóle mówić o obowiązku zarejestrowania określonej działalności, powinna ona spełniać wymóg gospodarczy, tj. powinniśmy mówić, że w danym przypadku ma miejsce działalność gospodarcza. Zgodnie z art. 3 Prawa przedsiębiorców działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.
„Prowadzenie działalności gospodarczej może polegać również na wykonywaniu czynności zmierzających do zaistnienia czynności gospodarczych składających się na określony rodzaj działalności, takich jak poszukiwanie klientów, zamieszczanie ogłoszeń reklamujących działalność czy załatwianie spraw z nią związanych. Czynności te pozostają bowiem w ścisłym związku z działalnością usługową i zmierzają do stworzenia właściwych warunków do jej wykonywania. Nawet przynoszenie strat przez daną działalność zarówno przejściowo, jak i w dłuższych okresach, nie pozbawia jej statusu działalności gospodarczej. Należy bowiem liczyć się z możliwością nieuzyskania przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej, czyli poniesienia straty. Tym samym o zarobkowym charakterze działalności gospodarczej nie decyduje faktyczne osiągnięcie zysku, lecz zamiar jego osiągnięcia”.
Kto korzysta z CEIDG?
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej jest rejestrem przeznaczonym dla przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Wniosek o wpis do CEIDG można złożyć:
elektronicznie – przez serwis Biznes.gov.pl lub aplikację mObywatel,
w formie papierowej – osobiście w wybranym urzędzie gminy lub miasta albo listem poleconym z podpisem poświadczonym notarialnie (wniosek o założenie działalności – do 31 października 2026 r., pozostałe wnioski – do 31 października 2028 r.).
CEIDG zawiera w sobie podstawowe informacje o zarejestrowanych, ale także wykreślonych z rejestru przedsiębiorcach. Od samego początku można go było wykorzystywać do wprowadzania wszelkich zmian w zakresie wykonywanej działalności, w tym do jej zawieszania oraz likwidowania. Wpis do CEIDG i jego zmiany są bezpłatne. Dodatkowo w ramach tzw. 1 okienka CEIDG pozwala na sprawne rozpoczęcie jakiejkolwiek działalności gospodarczej.
Od 13 grudnia 2021 roku wniosków elektronicznych dotyczących jednoosobowej działalności (założenie, zmiana, zawieszenie, wznowienie, wykreślenie) nie składa się już na stronie ceidg.gov.pl. Usługi te przeniesiono do serwisu Biznes.gov.pl, czyli tzw. Portalu Przedsiębiorców – przedsiębiorcy korzystają tam z Konta Przedsiębiorcy.
Dla kogo przeznaczony jest Portal Przedsiębiorców?
Możliwość składania wniosków (np. o zmianę kodów PKD) przez dawną stronę CEIDG została wyłączona. Oczywiście sama Centralna Ewidencja istnieje nadal i spełnia wszelkie zadania rejestrowe, tak jak miało to miejsce do tej pory. Wnioski elektroniczne obsługuje jednak Portal Przedsiębiorców – Biznes.gov.pl.
Portal działa pod adresem biznes.gov.pl i co do zasady przejął wszystkie funkcje oferowane swego czasu przez elektroniczną wersję CEIDG. Dzięki niemu możemy zarejestrować nową firmę, dokonać zmian w już istniejącym przedsiębiorstwie oraz wyszukiwać innych przedsiębiorców działających w Polsce. Serwis ten określa się mianem informacyjno-usługowego i oferuje coraz szerszy zakres e-usług związanych z obowiązkami prawnymi i podatkowymi przedsiębiorców.
Korzystanie z Portalu Przedsiębiorców jest darmowe, podobnie jak zakładanie działalności gospodarczej, jej zawieszanie czy likwidacja. W tym zakresie również obowiązuje zasada 1 okienka – poprzez portal można dokonać wielu czynności urzędowych bez konieczności odwiedzania różnych instytucji (np. urzędu skarbowego, ZUS lub GUS). Portal jest punktem dostępu do e-usług dla przedsiębiorców, w tym do CEIDG. Główne 3 filary portalu to:
- usługi, które pomagają przedsiębiorcom realizować sprawy przez internet;
- aktualne treści o obowiązujących przepisach prawa, wymaganych procedurach i formalnościach związanych z zakładaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej w Polsce oraz Unii Europejskiej;
- Centrum Pomocy Przedsiębiorcy, czyli eksperci, którzy odpowiadają na pytania dotyczące prowadzenia firmy.
Na chwilę obecną przedsiębiorcy korzystający z portalu oprócz możliwości zakładania, zawieszania, zmiany, likwidowania działalności gospodarczej oraz wyszukiwania innych podmiotów gospodarczych mogą także:
- złożyć wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami lub względem ZUS,
- uzyskać dokument potwierdzający status podatnika VAT,
- złożyć do UODO zawiadomienie o odwołaniu dotychczasowego i wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych,
- złożyć oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium Polski.
Portal nie służy natomiast do rejestracji spółek handlowych. Od 1 lipca 2021 r. wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się wyłącznie elektronicznie – przez Portal Rejestrów Sądowych.
CEIDG a Portal Przedsiębiorców
CEIDG pozostaje oficjalnym rejestrem przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Od końca 2021 roku elektroniczne wnioski o założenie, zmianę, zawieszenie czy likwidację jednoosobowej działalności składa się jednak przez Portal Przedsiębiorców – Biznes.gov.pl (Konto Przedsiębiorcy); papierowy wniosek o założenie firmy przyjmie urząd gminy do 31 października 2026 r., a pozostałe wnioski – do 31 października 2028 r. Spółki handlowe rejestruje się w KRS przez Portal Rejestrów Sądowych. Głównym zadaniem portalu jest unifikacja usług oferowanych polskim przedsiębiorcom oraz udzielanie wsparcia w zakresie poradnictwa prawno-gospodarczego.
