Do końca 2022 roku muszę założyć profil na PUE ZUS. Czy założenie profilu informacyjnego ZUS wymaga udania się osobiście do jednostki ZUS czy taki profil mogę założyć przez Internet? Czy oznacza to, że wszystkie deklaracje będę zobowiązany wysyłać przez PUE nawet jeśli posiadam program księgowy zintegrowany z ZUS?
Edward, Zielona Góra
Czym jest PUE ZUS?
PUE ZUS, czyli inaczej Platforma Usług Elektronicznych ZUS, to system internetowy, dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, udostępniany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. System ma na celu umożliwienie interesantom załatwiania spraw związanych z ZUS drogą online, bez konieczności wychodzenia z domu. Profil na PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Aby zarejestrować i potwierdzić profil, trzeba mieć skończone 13 lat. Mogą być więc dwie sytuacje: kiedy płatnik składek ma osobowość prawną np. jest spółką lub też tej osobowości nie posiada. W przypadku płatnika składek który jest:
- osobą fizyczną - osoba ta może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego). Przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę płatnik do konta PUE ZUS, gdy dane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które były podane w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP, PESEL).
- osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej - wówczas to podmiot musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego.
Platforma jest dostępna dla:
- przedsiębiorców będących płatnikami składek,
- ubezpieczonych – pracowników, zleceniobiorców itd.,
- świadczeniobiorców – emerytów, rencistów, itd.
Kto jest zwolniony z obowiązku zakładania konta na PUE ZUS?
Od 1 stycznia 2023 roku wszyscy płatnicy składek, będą mieli obowiązek posiadać konto na PUE ZUS. Nie będzie to już uzależnione od liczby zatrudnianych pracowników. Do końca 2022 roku obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Po zmianach obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie.
Założenie profilu informacyjnego ZUS
Osoby, które zdecydują się na założenie konta na portalu PUE ZUS, nie zawsze są zobowiązane do osobistej wizyty w ZUS. Z tego obowiązku będą zwolnione osoby, które mają profil zaufany ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny.
Możliwe są następujące sposoby rejestracji na portalu informacyjnym. Wymieniamy je poniżej.
Założenie profilu przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP)
Jednym ze sposobów założenia i zaufania profilu PUE jest wykorzystanie do tego celu login.gov.pl, w którym można użyć np. profilu zaufanego, e-dowodu. Ten sposób rejestracji na portalu informacyjnym został przeznaczony dla osób posiadających aktywny profil zaufany na portalu ePUAP. Nie wymaga on dodatkowej wizyty w ZUS.
Warto dodać, że profil zaufany (PZ) umożliwia załatwianie spraw urzędowych online i można go uzyskać bez wychodzenia z domu poprzez stronę www.gov.pl
Z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu
Ten typ rejestracji został przeznaczony dla osób dysponujących podpisem elektronicznym. Założenie profilu informacyjnego w taki sposób również odbywa się drogą elektroniczną i nie wymaga dodatkowej wizyty w ZUS.
Z wykorzystaniem bankowości internetowej
Sposób rejestracji przeznaczony dla użytkowników bankowości elektronicznej. Co istotne, nie każdy bank umożliwia tego typu rejestrację. Na ten moment rejestracji za pośrednictwem konta bankowego mogą dokonać klienci:
- PKO Banku Polskiego (iPKO, Inteligo),
- BOŚ Banku,
- Millennium,
- Citi handlowego,
- ING Banku Śląskiego.
W przypadku bankowości elektronicznej również nie jest konieczne wychodzenie z domu aby założyć z powodzeniem profil PUE ZUS. Aktualnie ZUS zawarł porozumienie w zakresie wykorzystywania serwisów transakcyjnych banku w procesie zakładania profilu na PUE ZUS tylko z wybranymi bankami. W przypadku braku możliwości rejestracji przy użyciu bankowości elektronicznej użytkownik jest informowany odpowiednim komunikatem. Treść komunikatu wskazuje na przyczynę błędu.
Przez założenie profilu niezaufanego
Ostatnią metodą jest założenie profilu niezaufanego. Rejestracja przez profil niezaufany wiąże się z ograniczonym dostępem do portalu i brakiem możliwości zalogowania się do swojego konta. Korzystanie ze wszystkich funkcji wymaga bowiem posiadania profilu zaufanego. Dlatego po utworzeniu profilu płatnik (jako osoba fizyczna) powinien w ciągu 7 dni udać się z dokumentem tożsamości do placówki ZUS w celu potwierdzenia swojej tożsamości okazując dowód lub paszport. Pracownik ZUS na podstawie okazanego dokumentu tożsamości potwierdzi autentyczność wprowadzonych danych (zaufa profil), wyszuka role i przypisze je do profilu.
Co ważne aby uzyskać dostęp do funkcjonalności portalu przeznaczonych dla płatnika składek, należy do jednostki ZUS dostarczyć pisemne pełnomocnictwo wydane przez płatnika. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba zakładająca profil jest jednocześnie płatnikiem tzn. prowadzi własną działalność pozarolniczą, wtedy pracownik ZUS na podstawie numeru NIP przypisze rolę płatnika do profilu.
Niedopełnienie tej formalności spowoduje usunięcie założonego profilu i procedurę trzeba będzie przejść ponownie.
Co PUE ZUS oferuje przedsiębiorcom?
Dzięki profilowi informacyjnemu ZUS założonemu na portalu PUE ZUS przedsiębiorca:
- przede wszystkim zyskuje wgląd w e-ZLA (elektroniczne zwolnienia lekarskie) swoich pracowników;
- może weryfikować stan salda należności względem ZUS;
- może sprawdzać należne składki ZUS oraz dokonywać płatności;
- zyskuje dostęp do osób ubezpieczonych zgłoszonych przez płatnika i podgląd wszystkich danych osoby ubezpieczonej;
- ma możliwość korzystać z programu e-PŁATNIK;
- zyskuje możliwość generowania i wysyłania do ZUS różnego rodzaju wniosków oraz deklaracji ZUS DRA;
- może komunikować się z ZUS online oraz zyskuje wgląd w otrzymane pisma od ZUS.
- może zgłosić lub wprowadzić korektę dokumentu RUD za pomocą kreatora, który ułatwia wypełnienie i umożliwia import listy wykonawców oraz umów.
Aby móc wysyłać przez PUE wnioski, pisma i dokumenty (w tym dokumenty ubezpieczeniowe) należy mieć profil zaufany ePUAP bądź podpis elektroniczny (potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym).
Przy zakładaniu profilu na PUE i w razie wątpliwości dotyczących e-ZLA można skorzystać z pomocy pracowników ZUS, a także z informacji w broszurze udostępnionej przez ZUS zawierającą instrukcję zakładania profilu informacyjnego.
System Wfirma a Profil PUE ZUS
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na użytkowanie nowoczesnych programów do księgowości i kadr. Jednym z takich systemów jest wFirma.pl, który jako jeden z nielicznych programów na rynku, jest w pełni zintegrowany z ZUS. System ten umożliwia wysyłkę deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych bezpośrednio do ZUS bez potrzeby posiadania dodatkowych programów.
Wysyłka deklaracji z systemu wFirma odbywa się w dwóch prostych krokach. Wystarczy z poziomu zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE zaznaczyć wybraną deklaracje » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.
Choć posiadanie profilu PUE ZUS od 2023 roku jest obowiązkowe to w kwestii samej wysyłki deklaracji ZUS nic się nie zmienia. Nadal płatnicy użytkujący programy typu wFirma mogą wysyłać deklaracje bezpośrednio z systemu. Nie zwalnia ich to jednak z obowiązku założenia profilu na PUE ZUS.
