Poradnik Przedsiębiorcy

Założenie profilu informacyjnego ZUS

Jestem zobowiązany do założenia profilu na PUE ZUS, ponieważ zatrudniam pracowników i powinienem wysyłać do ZUS dokumenty w wersji elektronicznej. Czy założenie profilu informacyjnego ZUS wymaga udania się osobiście do jednostki ZUS czy taki profil mogę założyć przez internet?

Edward, Zielona Góra

Czym jest PUE ZUS?

PUE ZUS, czyli inaczej Platforma Usług Elektronicznych ZUS, to system internetowy, dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, udostępniany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. System ma na celu umożliwienie interesantom załatwiania spraw związanych z ZUS drogą online, bez konieczności wychodzenia z domu. 

Z systemu mogą korzystać osoby, które:

  • ukończyły 18 lat,
  • założyły konto na PUE oraz
  • potwierdziły swoją tożsamość.

Platforma jest dostępna dla:

  • przedsiębiorców będących płatnikami składek,
  • ubezpieczonych – pracowników, zleceniobiorców itd.,
  • świadczeniobiorców – emerytów, rencistów, itd.

Płatnik składek zobowiązany jest do założenia profilu informacyjnego ZUS na portalu PUE ZUS, gdy do jego obowiązków należy przekazywanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej. Dla pozostałych grup osób założenie profilu informacyjnego ZUS jest dobrowolne.

Co do zasady konto na PUE ZUS powinny posiadać osoby fizyczne. W przypadku gdy płatnikiem składek jest:

  • osoba prawna lub 
  • jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,

to zobligowany jest on działać przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli bądź przez wyznaczonych pełnomocników.

Za nieposiadanie profilu informacyjnego ZUS pomimo obowiązku dostarczania dokumentów do ZUS w formie elektronicznej nie grożą sankcje. Jednakże pracodawca w takim przypadku nie będzie miał wglądu w zwolnienia lekarskie pracowników i nie będzie mógł prawidłowo rozliczać ich czasu pracy, a tym naraża się już na kary w razie kontroli inspekcji pracy.

Kto jest zwolniony z obowiązku zakładania konta na PUE ZUS?

Zwolnieni z obowiązku zakładania profilu informacyjnego ZUS są pracodawcy zatrudniający do 5 osób. Ci przedsiębiorcy są zobowiązani do poinformowania swoich pracowników o tym, że nie posiadają konta na PUE ZUS, co zmusza pracowników do dostarczania pracodawcy wydruków e-zwolnień lekarskich. Wydruki te generuje lekarz, który wystawił dane zwolnienie lekarskie.

Założenie profilu informacyjnego ZUS

Osoby, które zdecydują się na założenie konta na portalu PUE ZUS, nie zawsze są zobowiązane do osobistej wizyty w ZUS. Z tego obowiązku będą zwolnione osoby, które mają profil zaufany ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny.

Możliwe są następujące sposoby rejestracji na portalu informacyjnym. Wymieniamy je poniżej.

Założenie profilu przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP)

Ten sposób rejestracji na portalu informacyjnym został przeznaczony dla osób posiadających aktywny profil zaufany na portalu ePUAP. Nie wymaga on dodatkowej wizyty w ZUS.

Z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu

Ten typ rejestracji został przeznaczony dla osób dysponujących podpisem elektronicznym. Założenie profilu informacyjnego w taki sposób również odbywa się drogą elektroniczną i nie wymaga dodatkowej wizyty w ZUS.

Z wykorzystaniem bankowości internetowej

Sposób rejestracji przeznaczony dla użytkowników bankowości elektronicznej. Co istotne, nie każdy bank umożliwia tego typu rejestrację. Na ten moment rejestracji za pośrednictwem konta bankowego mogą dokonać klienci:

  • PKO Banku Polskiego (iPKO, Inteligo),
  • BOŚ Banku,
  • Millennium,
  • Citi handlowego,
  • ING Banku Śląskiego.

Przez założenie profilu niezaufanego

Sposób rejestracji przez profil niezaufany wiąże się z ograniczonym dostępem do portalu i brakiem możliwości zalogowania się do swojego konta. Korzystanie ze wszystkich funkcji wymaga bowiem posiadania profilu zaufanego. Dlatego po utworzeniu profilu płatnik (jako osoba fizyczna) powinien w ciągu 7 dni udać się z dokumentem tożsamości do placówki ZUS. Niedopełnienie tej formalności spowoduje usunięcie założonego profilu.

Co PUE ZUS oferuje przedsiębiorcom?

Dzięki profilowi informacyjnemu ZUS założonemu na portalu PUE ZUS przedsiębiorca:

  • przede wszystkim zyskuje wgląd w e-ZLA (elektroniczne zwolnienia lekarskie) swoich pracowników;
  • może weryfikować stan salda należności względem ZUS;
  • sprawdzać należne składki ZUS oraz dokonywać płatności;
  • zyskuje dostęp do osób ubezpieczonych zgłoszonych przez płatnika i podgląd wszystkich danych osoby ubezpieczonej;
  • ma możliwość korzystać z programu e-PŁATNIK;
  • zyskuje możliwość generowania i wysyłania do ZUS różnego rodzaju wniosków oraz deklaracji ZUS DRA;
  • może komunikować się z ZUS online oraz zyskuje wgląd w otrzymane pisma od ZUS.

Przy zakładaniu profilu na PUE i w razie wątpliwości dotyczących e-ZLA można skorzystać z pomocy pracowników ZUS, a także z informacji w broszurze udostępnionej przez ZUS  zawierającą instrukcję zakładania profilu informacyjnego.