Prowadząc działalność, niekiedy przestaje się zatrudniać pracowników. Czy w takim przypadku pracodawca nie jest już płatnikiem składek? Kiedy konieczne jest wyrejestrowanie płatnika składek z ZUS-u? Odpowiedź poniżej.
Płatnik składek
Płatnikiem składek może być każda osoba lub podmiot zobowiązany przepisami do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za siebie lub innych ubezpieczonych, z jakiegokolwiek tytułu. A więc może to być osoba, która sama zgłasza się do ubezpieczeń – jako prowadząca pozarolniczą działalność, ale może to być również pracodawca opłacający składki za zatrudnione osoby.
Jeżeli przedsiębiorca zakłada działalność gospodarczą poprzez złożenie druku CEIDG-1 w urzędzie miasta lub gminy, wówczas automatycznie jest zgłoszony do ZUS-u jako płatnik składek na druku ZUS ZFA (druk zgłaszający/zmieniający dane płatnika składek). Dzięki temu płatnik nie jest zobowiązany do samodzielnego składania formularza i dlatego część przedsiębiorców nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że są zarejestrowani jako płatnicy składek.
Natomiast sytuacja wygląda inaczej w przypadku spółek – tu ZUS automatycznie otrzymuje dane z KRS i urzędu skarbowego, na podstawie których sam sporządza dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek ZUS ZPA. Jednak gdy spółka nie zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, nie musi być zgłoszona w ZUS-ie jako płatnik składek. Takiego zgłoszenia może dokonać dopiero po zatrudnieniu pierwszego pracownika/zleceniobiorcy.
Wyrejestrowanie płatnika składek z ZUS-u
W przypadku działalności podlegających wpisowi do CEIDG wyrejestrowanie płatnika składek z ZUS-u odbywa się automatycznie po złożeniu wniosku w CEIDG o zamknięcie działalności.
Jeśli jednak chodzi o spółki, wyrejestrowanie płatnika składek zależy od momentu zakończenia współpracy z ostatnim pracownikiem/zleceniobiorcą. W sytuacji wyrejestrowania z ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego bądź wyłącznie ze zdrowotnego) ostatniej osoby, za którą spółka miała obowiązek rozliczać składki ubezpieczeniowe, należy wyrejestrować spółkę w ZUS-ie jako płatnika składek. Dokonuje się tego na druku ZUS ZWPA.
Przykład 1.
Spółka cywilna 15 kwietnia 2023 roku zakończyła współpracę z ostatnim zleceniobiorcą (nie zatrudnia już więcej osób). Spółka wyrejestruje go w ZUS-ie z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZWUA 16 kwietnia 2023 roku. Po tej dacie spółka nadal będzie prowadzić działalność, jednak nie będzie już za nikogo rozliczać składek do ZUS-u. Powinna zatem wyrejestrować się w ZUS-ie jako płatnik na druku ZUS ZWPA 16 kwietnia 2023 roku.
Nie trzeba wypełniać ZUS ZWPA, jeśli prowadzi się spółkę prawa handlowego, stowarzyszenie, fundację lub inną organizację społeczną albo zawodową zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W tym przypadku informacje o zawieszeniu i zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej zgłasza się odpowiednio na wniosku o zawieszenie lub zaprzestanie wykonywania pozarolniczej działalności. Informacje o zaprzestaniu prowadzenia działalności zgłasza się na wniosku NIP-8, po uprzednim wyrejestrowaniu z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą miało się obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych. Dane z KRS lub US zostaną przesłane do ZUS-u i na ich podstawie zostanie sporządzony z urzędu dokument ZUS ZWPA.
Jak wypełnić dokument ZUS ZWPA?
Dokument ZUS ZWPA jest prostym formularzem. Blok I to „Dane organizacyjne” i powinno tu być wypełnione tylko jedno z pól, w przypadku:
- wyrejestrowania płatnika składek – w polu 01 należy wpisać „X”;
- zgłoszenia korekty danych podanych we wcześniej złożonym wyrejestrowaniu płatnika ZUS ZWPA – w polu 02 wpisuje się „X”.
Natomiast pól 03 i 04 nie wypełnia się.
W bloku II wypełnia się „Dane identyfikacyjne płatnika składek”. Co istotne, dane te powinny być zgodne z tymi, które posiada ZUS, czyli podanymi w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA bądź jeżeli były korygowane – z druku ZUS ZIPA. Wprowadza się tu takie dane, jak:
- w polu 01 – numer NIP (nie oddzielając kreskami poszczególnych członów);
- w polu 02 – numer REGON nadany przez Główny Urząd Statystyczny (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”);
- pola 03–05 – wypełniane są wyłącznie przez płatników składek będących osobami fizycznymi:
w polu 03 – numer PESEL;
pola 04 i 05 – wypełnia się wyłącznie, jeśli nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich:
w polu 04 – wpisuje się: 1 – w przypadku dowodu osobistego, 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej;
w polu 05 – wpisuje się serię i numer dokumentu odpowiednio do kodu wpisanego w polu 04;
w polu 06 – wpisuje się nazwę skróconą płatnika;
pola 07–09 – wypełniane są wyłącznie przez płatników składek będących osobami fizycznymi:
w polu 07 – wpisuje się nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska należy oddzielić kreską);
w polu 08 – wpisuje się pierwsze imię płatnika składek;
w polu 09 – wpisuje się datę urodzenia płatnika składek (w formacie dzień/ miesiąc/ rok).
Blok III „Dane o wyrejestrowaniu płatnika składek” ma tylko dwa pola:
w polu 01 – wpisuje się trzyznakowy kod przyczyny wyrejestrowania:
111 – zaprzestanie prowadzenia pozarolniczej działalności;
115 – postanowienie sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego;
117 – zgon płatnika składek;
210 – zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej;
211 – wykreślenie z rejestru, ewidencji lub skreślenie z listy;
311 – decyzja właściwego organu o likwidacji płatnika składek będącego jednostką sektora finansów publicznych;
350 – wyrejestrowanie z ubezpieczeń ostatniej osoby, za którą płatnik miał obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych;
600 – inna przyczyna wyrejestrowania;
w polu 02 – wpisuje się datę, z jaką następuje wyrejestrowanie płatnika składek (w formacie dzień/ miesiąc/ rok).
Ostatnim blokiem jest blok IV „Oświadczenie płatnika składek”:
- w polu 01 – wpisuje się datę wypełnienia formularza (w formacie dzień/ miesiąc/ rok);
- w polu 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych składa się podpis jako płatnik składek albo składa go osoba upoważniona;
- w polu 03 – przystawia się pieczątkę płatnika składek (jeżeli się ją posiada).
Przykład 2.
Spółka z przykładu 1. powinna zatem wyrejestrować się w ZUS-ie jako płatnik na druku ZUS ZWPA, gdzie:
w bloku I zaznacza pole 01 wyrejestrowania płatnika składek;
w bloku III w polu:
01. – jako kod przyczyny wyrejestrowania płatnika składek spółka wpisze 350;
02. – jako datę wyrejestrowania – 6 października 2021 roku.
Wyrejestrowanie płatnika składek z ZUS-u często odbywa się automatycznie. Jednak czasami należy pamiętać o złożeniu w ZUS-ie odpowiedniego dokumentu, jakim jest ZUS ZWPA.
