Poradnik Przedsiębiorcy

Czy przedsiębiorstwa powinny kolekcjonować certyfikaty?

Certyfikaty potwierdzające solidność, rzetelność i wiarygodność są coraz częściej dostępne i promowane jako wręcz niezbędny element budowania solidnej firmy. Czy są potrzebne przedsiębiorcy, aby zdobyć klientów i utrzymać się na rynku? Czy istnieją certyfikacje obowiązkowe? Sprawdźmy to!

Rzeczywiście możliwości zidentyfikowania i odznaczenia swojej działalności certyfikatem potwierdzającym różnorodne normy, umiejętności, kompetencje, cechy jest dzisiaj na wyciagnięcie ręki, zaś zakres objęty procesem certyfikacji jest nieograniczony. 

Choć większość certyfikatów jest dobrowolna, to istnieją branże, w których usługi czy wyroby zobligowane są do posiadania zidentyfikowanych certyfikatów.

Argumentacja 

Jednym z argumentów jednostek udzielających dobrowolnych certyfikatów jest potwierdzenie wiarygodności firmy. Według oferujących możliwość wystąpienia o certyfikat to wzmocnienie zaufania do firmy, co według zapewnień ma się przełożyć na możliwość zdobycia nowych kontraktów. Inni twierdzą, że bez posiadania certyfikatu trudniej nadążyć za konkurencją w walce o ciekawe kontrakty. Korzyści ze stosowania oznaczenia certyfikatem (odpowiednim logo) niejednokrotnie potwierdzone zostały w badaniach marketingowych. Ankietowani kierują się wyborem sprawdzonych marek i firm.

Firmy komercyjne przejęły rynek certyfikowania

Przeprowadzając analizę podmiotów, które udzielają innym podmiotom certyfikatów nasuwa się stwierdzenie, że nie są to instytucje państwowe czy samorządowe, ale firmy komercyjne. Chodzi tutaj o takie certyfikaty, które wzbudzają na rynku pozytywne myślenie wobec przedsiębiorcy posiadającego certyfikat. Warto jednak przeanalizować zasady otrzymywania certyfikatów i związane z tym płatności. Chociaż jednostki te jasno przedstawiają reguły otrzymania certyfikatu, konsumenci nie trudzą się, aby je poznać.

Jednostki nadające uprawnienia, certyfikaty i normy w oparciu o wymagania ustawowe i przepisy prawa

W Polsce, na podstawie ustawy z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji, funkcjonuje oznaczenie Polskich Norm, zgodnie z którymi wyroby spełniające ich wymagania oznaczane są na zasadzie dobrowolności znakiem zgodności z Polską Normą pod warunkiem uzyskania certyfikatu zgodności upoważniającego do takiego oznaczenia.

Wyłączne prawo do wyrażenia zgody na oznaczenie wyrobu znakiem zgodności z Polską Normą przysługuje krajowej jednostce normalizacyjnej.

Znak PN umieszczony na wyrobie to gwarancja, że został przeprowadzony proces oceny wyrobu na zgodność z właściwą Polską Normą (lub normami) i fakt ten jest potwierdzony certyfikatem. 

Ponadto umieszczenie znaku PN oznacza, że wyrób, usługa, system lub proces – których ten znak dotyczy gwarantuje jakość i bezpieczeństwo oraz jest wyrazem zaufania do wyrobu i jego producenta.

Doniosłość używania oznaczenia PN rośnie. Zważywszy, że funkcjonujące w obrocie prawnym przepisy karne i odpowiedzialność dla podmiotów, które oznaczają wyroby znakiem zgodności z Polską Normą bez uzyskania certyfikatu. Działania takie stanowią wykroczenie i zagrożone są karą grzywny. 

Tej samej karze podlega, kto oznacza znakiem zgodności z Polską Normą wyroby niespełniające odpowiednich wymagań Polskiej Normy lub deklaruje zgodność z Polską Normą wyrobów niespełniających tych wymagań.

Certyfikacja europejska

Na terenie Unii Europejskiej istnieją także pozarządowe jednostki, które zostały powołane do życia, w celu realizacji decyzji i założeń organów UE zmierzających do dbałości o to, aby w obrocie znajdowały się tylko wyroby bezpieczne dla zdrowia, życia i środowiska.

Tytułem przykładu jest tutaj symbol zgodności wyrobu z normami wyznaczonymi w dyrektywach Unii Europejskiej, którym jest znak CE.

Znak CE muszą uzyskać wszyscy polscy przedsiębiorcy, którzy chcą eksportować swoje towary do krajów Unii. Również dotyczy to przedsiębiorców spoza Unii, których towary trafią na rynek europejski.

Oznakowanie CE jest obowiązkowe tylko w przypadku produktów objętych unijnymi specyfikacjami zawierającymi wymóg zamieszczania oznakowania CE. Niektóre produkty podlegają jednocześnie kilku unijnym wymogom. Przed umieszczeniem oznakowania CE na produkcie należy upewnić się, że spełnia on wszystkie odpowiednie wymogi. Zabronione jest umieszczanie oznakowania CE na produktach, dla których specyfikacje UE nie istnieją lub nie wymagają umieszczenia oznakowania CE. 

Typowym przykładem takiego produktu, który podlega obowiązkowej certyfikacji przed ich wprowadzeniem do obrotu są wyroby medyczne. Brak certyfikacji wiąże się koniecznością poniesienia odpowiedzialności karnej. Kto wbrew obowiązkowi przeprowadzenia oceny zgodności wyrobu, dopuszcza do wprowadzenia do obrotu wyrobu bez przeprowadzenia tej oceny, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Na zasadzie dobrowolności, umożliwiono przedsiębiorcom, na podstawie przepisów RODO, możliwość uzyskania certyfikatu poświadczającego przestrzeganie przez przedsiębiorcę dobrych praktyk przetwarzania danych osobowych.

Posiadanie certyfikatu oznacza dla przedsiębiorcy możliwość wykazania przed klientami, że ich dane osobowe są chronione w sposób rzetelny. Lista podmiotów, które uzyskały certyfikat, ma być publikowana przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezesa UODO) na jego stronie internetowej. 

Podstawa prawna

  • Preambuła do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – Dz. Urz. UE L 119, s. 1.

  • Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych Dz.U.2019.1781 t.j.

  • Ustawa z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji, Dz.U.2015.1483 t.j.

  • Ustawa z dnia 20 maja 2010 r. o wyrobach medycznych, Dz.U.2020.186 t.j.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.