Poradnik Przedsiębiorcy

Uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej - jak wygląda procedura?

Uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej w czasach swobodnego przemieszczania się i możliwości osiągania korzyści (w tym finansowych) staje się  niezbędne do potwierdzenia miejsca opodatkowania osiągniętych dochodów. Warto wiedzieć, co powinien zawierać certyfikat rezydencji podatkowej i w jaki sposób można go pozyskać.

Zasada rezydencji

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej PDOF, osoby mające miejsce zamieszkania w Polsce podlegają nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Oznacza to, że zobowiązane są one do zapłaty podatku w Polsce od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę fizyczną, która:

  1. posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
  2. przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Do pobrania:

pdf
Wniosek o wydanie zaświadczenia o siedzibie dla celów podatkowych.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Wniosek o wydanie zaświadczenia o siedzibie dla celów podatkowych.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Ustawodawca nie wprowadził legalnej definicji centrum interesów osobistych i gospodarczych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 października 2018 r., nr 0112-KDIL3-2.4011.320.2018.1.JK, dokonał próby ich zdefiniowania, wskazując, iż:
Przez »centrum interesów osobistych« należy rozumieć wszelkie powiązania rodzinne, tzn. ognisko domowe, aktywność społeczna, polityczna, kulturalna, obywatelska, przynależność do organizacji/klubów, uprawiane hobby itp. Z kolei »centrum interesów gospodarczych« to przede wszystkim miejsce prowadzenia działalności zarobkowej, źródła dochodów, posiadane inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, polisy ubezpieczeniowe, zaciągnięte kredyty, konta bankowe itd.”.

Z kolei zgodnie z art. 3 ust. 1–2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zwanej dalej PDOP, podatnicy, jeżeli mają siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby lub zarządu, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów, które osiągają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zgodnie z powyższym kwestia ustalenia właściwej rezydencji stanowi podwaliny do wskazania kraju, w którym osiągnięte dochody będą podlegały opodatkowaniu, a co za tym idzie m.in. właściwego ustalenia stawki opodatkowania podatkiem dochodowym.

Certyfikat rezydencji podatkowej

Z kolei w myśl art. 5a pkt 21 PDOF i odpowiednio art. 4a pkt 12 PDOP, ilekroć jest mowa o certyfikacie rezydencji, oznacza to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.

W przypadku kiedy miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji zawierającym okres ważności, płatnik uwzględnia ten certyfikat w odniesieniu do płatności dokonanych w tym okresie. Natomiast gdy miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu ważności, a wskazującym rok podatkowy zagranicznego kontrahenta – płatnik uwzględnia ten certyfikat w odniesieniu do płatności dokonanych w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu.

W tym miejscu należy wskazać, iż nie istnieje jeden uniwersalny wzór certyfikatu rezydencji podatkowej, każde państwo określa własne wymogi zarówno co do wydania, jak i wzoru certyfikatu poświadczającego właściwą rezydencję podatkową.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (interpretacja z 12 czerwca 2008 r. – nr ITPB3/423-211/08/AM) podkreślił, iż:
„Definicja rezydencji w międzynarodowym prawie podatkowym wynika z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania od dochodu i majątku. Ponieważ umowy te nie określają obowiązującej formy zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub siedziby, certyfikat rezydencji nie zawsze wydawany jest na sformalizowanym druku, jak również nie musi wprost zawierać nazwy »certyfikat rezydencji«. Z treści tychże przepisów wynika, że certyfikat rezydencji powinien spełniać przynajmniej następujące warunki:

  • zostać wydany przez właściwą administrację podatkową,
  • określać miejsce rezydencji (miejsce zamieszkania bądź siedziby) podatnika dla celów podatkowych,
  • zawierać datę wydania certyfikatu i/lub datę, na jaką potwierdzana jest rezydencja podatkowa.

Zatem każde zaświadczenie wydane przez właściwą władzę podatkową (aktualne na dzień wypłaty), które potwierdza posiadanie przez dany podmiot rezydencji podatkowej tego państwa – jest wystarczające. (…) Zrozumiałym jest fakt braku określenia formy certyfikatu rezydencji, ponieważ nie sposób uregulować w polskim prawie podatkowym kwestii związanych z wydawaniem dokumentów urzędowych przez zagraniczne administracje podatkowe”.

Uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej w Polsce

Przepisy art. 306l ustawy Ordynacja podatkowa wskazują, iż organ podatkowy na wniosek podatnika wydaje zaświadczenie o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (certyfikat rezydencji). W przepisach podatkowych brak jest wskazania wzoru wniosku, a także jednoznacznego określenia, co taki wniosek powinien zawierać.

Z praktyki gospodarczej wynika, że podatnik, formułując wniosek o wydanie zaświadczenia o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych, winien kierować się informacjami, które docelowo zawiera określony wzór certyfikatu rezydencji podatkowej wydawany w Polsce.

Jednym z warunków jest złożenie (do właściwego ze względu na zamieszkanie lub siedzibę podatnika) wniosku o wydanie certyfikatu rezydencji podatkowej.

Innym warunkiem uzyskania certyfikatu rezydencji podatkowej jest legitymowanie się numerem PESEL lub NIP-em. W tym miejscu należy wskazać, iż identyfikatorem podatkowym jest -– art. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników – numer PESEL w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL, nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług.

Ponadto podatnik powinien wskazać, w jakim celu ubiega się o wydanie certyfikatu rezydencji podatkowej, a także na jaki okres powinien być on wystawiony. W tym miejscu należy podkreślić, iż podatnik może wnioskować o niezaznaczanie okresu, do kiedy certyfikat rezydencji podatkowej jest ważny. W ubiegłych latach certyfikaty rezydencji podatkowej mające wskazaną datę końcową mogły wprowadzać odbiorcę w błąd – nie było bowiem jasne, czy jest to data ważności certyfikatu, czy też ze wskazanym dniem podatnik utracił rezydencję podatkową w kraju wydania certyfikatu.

Podatnik, składając wniosek o wydanie zaświadczenia o posiadanej rezydencji podatkowej, powinien ponadto wskazać, w świetle której umowy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu wnioskuje o certyfikat rezydencji podatkowej.

Składając wniosek, podatnik może również wskazać, w jakiej ilości wnioskuje o wydanie certyfikatów rezydencji podatkowej. Warto by zdefiniował on też sposób odbioru zaświadczenia o posiadanej rezydencji podatkowej (osobiście, za pośrednictwem operatora pocztowego na wskazany adres lub przez pełnomocnika).

Na stronie wybranych urzędów skarbowych można pobrać i uzupełnić wniosek o wydanie zaświadczenia o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W przypadku, gdy właściwy organ podatkowy nie udostępnia gotowego wzoru, możesz posłużyć się poniższym.

Opłaty i czas oczekiwania

Za uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej należy wnieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Organ podatkowy zobligowany jest do wydania właściwego zaświadczenia dla wnioskującego w terminie nieprzekraczającym 7 dni.

W sytuacji, gdy wnioskującym o wydanie certyfikatu rezydencji podatkowej będzie pełnomocnik podatnika, zobowiązany jest on dołączyć ponadto umocowanie we właściwym zakresie oraz dokonanie opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa w wysokości 17 zł. Umocowanie powinno zostać sporządzone na formularzu PPS-1 Pełnomocnictwo szczególne. Należy zawrzeć w nim zakres tego pełnomocnictwa, np. wskazując w części E: złożenie wniosku, podpisanie go w zakresie wydania zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a także składanie wyjaśnień i odbiór certyfikatu rezydencji podatkowej.