Dobra reklama produktu i firmy to poważne wyzwanie dla producenta. Jednym ze sposobów na marketing w tym zakresie jest przekazywanie swoim klientom i kontrahentom towarów – w postaci próbek albo prezentów. Metoda ta z pewnością może być skuteczna, jednak zanim przedsiębiorca się na nią zdecyduje, powinien zapoznać się z zasadami jej ujmowania w kontekście podatku od towarów i usług – VAT.
Gratis – podatek VAT nie zawsze konieczny
Rozliczanie podatku od towarów i usług pozwala przedsiębiorcom obniżać – w większości przypadków – wydatki na firmowe zakupy o jego naliczoną wartość. Jednakże zasada ta działa także w drugą stronę – tzn. przedsiębiorca, sprzedając swoim kontrahentom usługi albo produkty, podatek VAT powinien do nich doliczyć.
Kiedy osoba prowadząca działalność decyduje się na przekazanie swoim kontrahentom próbek towaru albo różnego rodzaju prezentów, mających poprawić w ich oczach wizerunek firmy, najczęściej są to elementy jego asortymentu, przy którego nabyciu podatek VAT został odliczony. Właściwie więc takie przekazanie powinno zostać opodatkowane – a skoro prezent i próbka są zazwyczaj gratisem, koszt opłacenia podatku spoczywałby na przedsiębiorcy.
Na szczęście w ustawie o VAT kwestia przekazywania swoim kontrahentom próbek i prezentów o niewielkiej wartości dopuszcza ustępstwa od tego obowiązku. Przedsiębiorca nie będzie zatem musiał opodatkować takich przekazań i ponosić dodatkowych kosztów – pod warunkiem jednak, że spełni stawiane przez przepisy wymogi.
Definicja próbki i prezentu o małej wartości w ustawie o VAT
Aby mieć pewność, że przekazywane towary rzeczywiście będą – w oczach organów skarbowych – stanowiły próbki czy też prezenty o małej wartości, należy przyjrzeć się ich definicjom w ustawie o VAT.
Prezenty o małej wartości zostały opisane w art. 7 ust. 4 ustawy. Zgodnie z tym zapisem są to towary o określonej wartości, które podatnik przekazuje jednej osobie. Taka wartość nie powinna przekroczyć 10 zł netto, jeśli przekazanie nie jest nigdzie ewidencjonowane. Jednak, gdy prowadzona jest ewidencja pozwalająca na ustalenie, kto otrzymał dany prezent, to wartość takich gratisów w skali całego roku podatkowego nie może przekroczyć 100 zł netto.
Natomiast definicja próbek znajduje się w art. 7 ust. 7 ustawy. Pod tym pojęciem kryje się egzemplarz albo niewielka ilość towaru, która pozwala na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Przekazanie takiej próbki musi służyć promocji określonego towaru i nie powinno zaspokajać potrzeb odbiorcy. Wyjątkiem są tu sytuacje, kiedy zaspokojenie potrzeby jest nieuniknione w promocji danego produktu. Przykładem są m.in. książki czy płyty przekazywane pewnej grupie odbiorców w celach zrecenzowania. Można założyć, że otrzymując książkę, potrzeby odbiorcy zostaną w tym zakresie zaspokojone – będzie on mógł (bądź wręcz powinien) ją przeczytać. Dzięki temu jednak opinia o książce dotrze do szerszego grona odbiorców, a to z założenia ma skutkować zwiększeniem zainteresowania ofertą wśród pozostałych konsumentów.
Próbki i prezenty a KPiR
Przekazywanie klientom i kontrahentom próbek towarów albo prezentów o małej wartości może zatem zostać zwolnione z opodatkowania podatkiem VAT. Nie ma wtedy potrzeby ujmowania takiej operacji w prowadzonych rejestrach VAT. Jednakże konieczne może się okazać uaktualnienie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Dlaczego? Otóż przedsiębiorca nabywający towary czy materiały podstawowe, księguje je w swojej KPiR w odpowiedniej dla nich kolumnie – czyli 10. Jednakże w momencie, kiedy dojdzie do przekazania części asortymentu bezpłatnie klientom, przestaje on być towarem handlowym, z którego w wyniku sprzedaży uzyskany zostanie przychód. W tym momencie taki koszt należy zaliczyć do pozostałych wydatków ponoszonych w ramach działalności. Wartość prezentu czy próbki należy zatem skorygować w kolumnie 10, natomiast wprowadzić do kolumny przeznaczonej na inne koszty działalności – czyli 13.
