Do końca roku 2012 na podatnikach spoczywał obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych w celu prawidłowego rozliczenia wybranych - określonych w ustawie o VAT - zdarzeń gospodarczych. Począwszy od roku 2013 ustawodawca pozostawił podatnikom pewną dowolność w ich sporządzaniu. Natomiast od roku następnego pojęcie faktury wewnętrznej całkowicie zniknie z przepisów ustawy o VAT.
Dowolność wystawiania faktur wewnętrznych do końca 2013 roku
Kwestia wystawiania faktur wewnętrznych została uregulowana w art. 106 ust. 7 ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią tego typu dokument można wystawiać w przypadku:
czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy (m.in. nieodpłatna dostawa towarów, nieodpłatne świadczenie usług),
wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz
świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca.
Co ważne, za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą zbiorczo czynności dokonane we wskazanym okresie. Faktury wewnętrzne mogą być również wystawiane dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Brak faktur wewnętrznych w 2014
W związku z nowelizacją ustawy o VAT uchylony zostanie art. 106, czego konsekwencją będzie wprowadzenie nowych regulacji w tym zakresie (art. 106a-106q), które nie odniosą się do kwestii faktur wewnętrznych.
Tego typu rozwiązanie ma na celu dostosowanie polskich przepisów do unijnych dyrektyw, a także zlikwidowanie niektórych obowiązków obciążających podatników, a co za tym idzie - likwidację zbędnej biurokracji.
Charakter niektórych transakcji wciąż ma zobowiązywać podatnika do rozliczenia podatku VAT, co oznacza, że nadal konieczne będzie jego wyliczanie. Wszelkich obliczeń, niezbędnych do określenia należności podatkowej, podatnik będzie mógł jednak dokonać bezpośrednio na fakturze pierwotnej, otrzymanej od kontrahenta np. przy imporcie usług czy transakcji WNT.
Przez wzgląd na fakt, że faktury wewnętrzne były wykorzystywane w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów lub nieodpłatnego świadczenia usług, podatnik nie posiada żadnego dokumentu, który byłby podstawą zapisów księgowych. Dlatego też w celu naliczenia podatku należałoby sporządzić dokument wewnętrzny, który umożliwi dokonanie odpowiednich wyliczeń i będzie stanowił jednoczenie dowód księgowy, pozwalający na ujęcie zapisów w prowadzonych ewidencjach.
