Poradnik Przedsiębiorcy

Ustrukturyzowana e-faktura w zamówieniach publicznych – ani pdf, ani skan!

Od 18 kwietnia 2019 r. podmioty biorące udział w zamówieniach publicznych będą miały obowiązek odbierania e-faktur. Co ważne, wystawcy faktur nie będą musieli pytać o zgodę na wysłanie elektronicznej faktury. To wystawca będzie decydował, czy chce wysłać fakturę elektroniczną, czy papierową, a odbiorca będzie musiał przyjąć każdą. Czym jest ustrukturyzowana e-faktura i kto będzie zobowiązany do jej przyjmowania oraz wysyłania?

Czym jest ustrukturyzowana e-faktura?

Obowiązek odbierania elektronicznej faktury przez niektóre instytucje publiczne został nałożony przez ustawę o e-fakturowaniu w zamówieniach publicznych.

Zgodnie z ustawą, ustrukturyzowana e-faktura to spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT (faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym).

Wymagania, o których mowa powyżej, to faktura w określonych standardach i strukturze, które pozwalają na skorzystanie z platformy elektronicznego fakturowania. Tymi standardami są normy unijne. Ustrukturyzowaniem jest budowa faktury w formacie xml.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna zawiera te same dane, które są wymagane przepisami ustawy o VAT oraz dane dodatkowe:

  • informacje o odbiorcy płatności oraz

  • wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Ponadto w ustrukturyzowanej e-fakturze mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.

Ustrukturyzowana e-faktura

E-faktura

E-faktura, która pozwala na automatyczne

przekazywanie i przetwarzanie danych w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez pracy człowieka lub z jego minimalnym udziałem.

Dokument w postaci obrazu graficznego (np. pliki PDF) wymagający udziału pracownika w procesie wprowadzania danych do systemu

księgowego.

Przeczytaj więcej o tym, czym jest faktura ustrukturyzowana.

Co to jest Platforma Elektronicznego Fakturowania?

Platforma Elektronicznego Fakturowania to platforma informatyczna, za której pomocą ma się odbywać odbiór i wysyłka ustrukturyzowanych e-faktur.

Celem PEF jest zapewnienie możliwości przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych między systemami informatycznymi przede wszystkim w obszarze zamówień publicznych.

Zamawiający ma obowiązek posiadania konta na platformie. Jest ono bezpłatne. Zamawiający musi je założyć przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Platforma Elektronicznego Fakturowania powinna zawierać dokumentację organizacyjno-techniczną platformy, zawierającą w szczególności:

1) opis funkcjonowania oraz korzystania z niej;

2) opisy, schematy, instrukcje i inne materiały dotyczące ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych;

3) wymagania techniczne i organizacyjne konta na platformie.

Ustrukturyzowana e-faktura - definicja

Za pośrednictwem polskiej platformy możliwy będzie odbiór i przesyłanie faktur elektronicznych w ramach całej Unii Europejskiej.

Kto i od kiedy jest zobowiązany do odbioru oraz wysyłania e-faktury?

Do odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej przesłanej za pośrednictwem platformy zobowiązany jest zamawiający biorący udział w zamówieniach publicznych.

Wykonawca ma tutaj swobodę wyboru, może wysłać zamawiającemu fakturę w formie papierowej lub elektronicznej za pośrednictwem PEF. Aby wysłać e-fakturę, wykonawca nie musi pytać o zgodę zamawiającego. Ma on obowiązek przyjąć każdy rodzaj faktury od wykonawcy.

Obowiązek odbioru e-faktur przesyłanych za pośrednictwem PEF nastąpi w odniesieniu do umów, które zostały zawarte od 18 kwietnia 2019 r. – w przypadku dużych zamówień publicznych. Jeżeli wartość zamówienia nie jest wyższa niż 30 000 euro – to obowiązek odbioru e-faktur rozpocznie się od 1 sierpnia 2019 roku.

Przy użyciu platformy możliwe będzie również wysyłanie i odbieranie dodatkowych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych: zlecenia dostawy (zamówienia), awiza dostawy, potwierdzenia odbioru, noty księgowej oraz faktury korygującej. Wymiana tych dodatkowych dokumentów będzie jednak możliwa tylko za zgodą drugiej strony transakcji.

Ustrukturowana e-faktura w serwisie wFirma.pl, czyli jak można wygenerować i wysłać e-fakturę z XML

Możliwość wysłania ustrukturyzowanej e-faktury stwarza serwis wFirma.pl. Za pośrednictwem tego serwisu można wysłać faktury, które spełniają wymogi unijne co do odpowiedniej struktury danych w postaci xml, zgodne z europejską normą.

Aby wysłać e-fakturę ustrukturyzowaną należy skorzystać z opcji: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ.

Ustrukturyzowana e-faktura - jak wystawiać?

Tak wystawiona faktura pod względem technicznym jest zapisywana w formacie xml zgodnie z unijnymi standardami ustrukturyzowanej e-faktury, natomiast „fizycznie” przybiera format pdf. Fakturę tę można wysyłać do Platformy Elektronicznego Fakturowania czy do systemów księgowych lub ERP kontrahentów.

Ustrukturyzowana e-faktura a unijne standardy

Ustrukturyzowana e-faktura – 8 najważniejszych informacji

  1. Ustrukturyzowana e-faktura to nie pdf, skan czy e-mail.

  2. Standard (struktura) dla e-faktury jest określany na podstawie normy europejskiej EN 16931-1:2017.

  3. Przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych jest istotnym krokiem ku pełnej elektronizacji obiegu dokumentów w fazie wykonywania zamówień publicznych.

  4. Zamawiający mają obowiązek odbierania e-faktur od 18 kwietnia 2018 r. (dla zamówień poniżej 30 000 euro – od 1 sierpnia 2019 r.).

  5. Wykonawcy mają prawo, ale nie obowiązek wysyłania e-faktur.

  6. E-faktura w ustawie o VAT to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, np. pdf, skan. Ustruktyryzowana e-faktura w zamówieniach publicznych to elektroniczna faktura w określonym standardzie EN 16931-1:2017.

  7. E-faktura według ustawy o VAT wymaga akceptacji odbiorcy, e-faktury w zamówieniach publicznych tego nie wymagają.

  8. Elektroniczna faktura ustrukturyzowana jest możliwa do wysłania w wFirma.pl