Poradnik Przedsiębiorcy

Zamówienia publiczne i ich tryby postępowań

Organy administracyjne, aby mogły sprawnie funkcjonować, muszą brać czynny udział w obrocie gospodarczym, tj. nabywać towary i zlecać świadczenie usług. Jednak w związku z faktem, że instytucje publiczne rozdysponowują środki publiczne, dowolność w wyborze kontrahentów została bardzo ograniczona. Co do zasady wszystkie zamówienia publiczne muszą zostać poprzedzone postępowaniem przetargowym. 

Zamówienia publiczne cechuje znaczny formalizm – każdy etap postępowania o zamówienie publiczne, od wystawienia ogłoszenia o zamówienie po podpisanie umowy z wykonawcą, jest szczegółowo uregulowany w Ustawie Prawo zamówień publicznych (dalej jako PZP). Co więcej, każdy wykonawca, który posiada interes prawny, ma prawo odwołać się od decyzji instytucji zamawiającej. Skutkuje to niestety również wysoką przewlekłością tego postępowania. Czym więc dokładnie są zamówienia publiczne, jakie obowiązują w nich zasady oraz jakie są tryby ich udzielania? Wyjaśniamy w niniejszym artykule. 

Czym są zamówienia publiczne?

Instytucja zamówień publicznych została całościowo uregulowana w PZP. W art. 2 ust. 13 tej ustawy możemy odnaleźć definicję legalną pojęcia „zamówienia publicznego”. Należy je rozumieć jako odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem może być usługa, dostawa lub roboty budowlane.

Istotnym elementem definicji zamówienia publicznego jest odpłatność umowy. Udzielając zamówienia, instytucja zamawiająca musi zaplanować wydatkowanie środków finansowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy wydatkowanie to nastąpi bezpośrednio ze środków zamawiającego, przez kredytowanie zamówienia przez wykonawcę czy przez czasowe finansowanie zamówienia przez inny podmiot. Ważny jest również fakt, że ustawodawca nie określił w ustawie pochodzenia środków wydatkowanych przez instytucje zamawiające, co oznacza, że zamówienie publiczne nie musi być opłacane ze środków publicznych. Jeżeli dany podmiot ma takie możliwości, może wydatkować również środki, które sam wypracował w trakcie swojej działalności. 

Ważnym elementem procedury zamówień publicznych są zasady, które stanowią granice proceduralne i wyznaczają kierunek prowadzenia tych zamówień. PZP wyodrębnia kilka fundamentalnych zasad, są to:

  • zasada uczciwej konkurencji – postępowanie powinno być przeprowadzane w sposób zapewniający równość i poszanowanie interesów wszystkich wykonawców biorących udział w przetargu;

  • zasada równości – wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie powinny być traktowane na tych samych, równych zasadach;

  • zasada bezstronności i obiektywizmu – wprowadza zakaz dopuszczania do przetargów podmiotów związanych z instytucją zamawiającą;

  • zasada jawności – oznacza, że informacje i dokumenty z postępowania powinny być powszechnie dostępne;

  • zasada prymatu trybów przetargowych – przetarg nieograniczony i ograniczony mają pierwszeństwo w procedurach dotyczących zamówień przed innymi trybami.

Podstawowe tryby udzielania zamówień publicznych

Tryb udzielenia zamówienia publicznego to proces przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne. Każdy tryb określa konkretne warunki, które muszą spełniać zamawiający oraz wykonawcy, aby mogło dojść do zawarcia umowy. 

Podstawowymi trybami postępowań o zamówienia publiczne są: 

  • przetarg nieograniczony – w tym procesie prowadzenia zamówień brać udział mogą wszyscy zainteresowani wykonawcy;

  • przetarg ograniczony – aby wziąć udział w przetargu, wykonawcy najpierw muszą złożyć wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, natomiast oferty mogą składać jedynie wykonawcy zaproszeni do składania ofert.Przetargi nieograniczony i ograniczony mogą być stosowane we wszystkich przypadkach zamówień bez względu na wartość, rodzaj zamówienia czy inne kryteria określone w ustawie.

Aby określić, z jakiego trybu może skorzystać zamawiający, przede wszystkim musi zostać określony przedmiot zamówienia. Następnie należy wyznaczyć planowaną wartość zamówienia, czyli cenę danego towaru lub usługi, którą zamawiający będzie w stanie zapłacić. Po ustaleniu powyższego należy opisać warunki zamówienia. Zostają one uregulowane w tzw. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Jednym z najważniejszych elementów SIWZ są kryteria oceny oferty zamówienia oraz sposób oceny ofert. Trzeba jednak pamiętać, że tryby te są najbardziej sformalizowane – PZP nakłada na nie największe wymagania proceduralne. Dlatego, jeżeli dane zamówienie spełnia kryteria któregoś z pozostałych trybów zamówień, tzw. trybów uproszczonych, instytucje zamawiające w większości wypadków korzystają właśnie z nich.

Pozostałe tryby udzielania zamówień publicznych

Do katalogu trybów uproszczonych zaliczamy:

  1. Negocjacje z ogłoszeniem 

Negocjacje z ogłoszeniem to tryb, w którym po publicznym ogłoszeniu zamówienia instytucja zamawiająca zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych niezawierających ceny. Następnie zamawiający prowadzi z nimi negocjacje, po których zaprasza do składania wynegocjowanych ofert.

PZP reguluje również minimalną liczbę zaproszonych do składania ofert wstępnych wykonawców – musi być ich co najmniej pięciu, natomiast jeśli wartość zamówienia nie przekracza progu unijnego (tj. 144 tys. euro) – trzech.

Tryb negocjacji z ogłoszeniem można stosować, gdy zachodzi przynajmniej jedna z poniższych okoliczności:

  • pierwotny przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony bądź dialog konkurencyjny nie doprowadził do wyboru wykonawcy (wszystkie oferty zostały odrzucone), natomiast warunki zamówienia nie zostały zmienione w istotny sposób;

  • charakter dostaw, usług lub robót budowlanych oraz związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie wyceny zamówienia;

  • nie ma możliwości odgórnego określenia szczegółowych cech przedmiotu zamówienia w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego;

  • przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych – zamawiane roboty nie mogą mieć na celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;

  • wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych określonych na dany rok – w 2019 r. podstawowy próg wynosi 144 tys. euro (620 885 zł).

  1. Dialog konkurencyjny

W trybie dialogu konkurencyjnego, po publicznym ogłoszeniu o zamówienie, instytucja zamawiająca przeprowadza z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, po czym zaprasza ich do składania ofert.

Aby móc przeprowadzić dialog konkurencyjny, zamawiający musi zaprosić do udziału w nim co najmniej pięciu wykonawców, jeżeli zaś wartość zamówienia nie przekracza progu unijnego (tj. 144 tys. euro) – trzech.

Tryb ten można stosować, gdy zachodzi przynajmniej jedna z poniższych okoliczności:

  • nie jest możliwe udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego, z powodu braku możliwości opisania przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 i 31 PZP;

  • cena nie jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.

  1. Negocjacje bez ogłoszenia

Jest to tryb udzielania zamówień, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy jedynie z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert.

Minimalna liczba wykonawców, których zamawiający musi zaprosić do udziału w postępowaniu to pięciu. Jeżeli jednak zamówienie ma specjalistyczny charakter, zamawiający może się ograniczyć do zaproszenia dwóch wykonawców. 

Tryb ten można stosować, gdy zachodzi przynajmniej jedna z poniższych okoliczności:

  • w pierwotnym postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego nie zostały złożone żadne oferty bądź wszystkie z nich zostały odrzucone, natomiast warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;

  • zamawiający przeprowadził konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia, w którym zostało wyłonionych przynajmniej dwóch wykonawców;

  • przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, niemających na celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;

  • występuje pilna potrzeba udzielenia zamówienia o charakterze nieprzewidywalnym i niezawinionym przez zamawiającego.

  1. Zamówienie z wolnej ręki

Zamówienie z wolnej ręki jest postępowaniem o zamówienie, w którym negocjacje toczą się z jednym wybranym wykonawcą. 

Aby móc skorzystać z trybu zamówienia z wolnej ręki, musi wystąpić jedna z poniżej opisanych okoliczności: 

  • z przyczyn technicznych przedmiot zamówienia może być wykonany jedynie przez konkretnego wykonawcę, np. w przypadku zamówienia w zakresie działalności twórczej;

  • przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie zwycięzcy do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki;

  • występuje pilna potrzeba udzielenia zamówienia o charakterze nieprzewidywalnym i niezawinionym przez zamawiającego; 

  • w pierwotnym postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego nie zostały złożone żadne oferty bądź wszystkie z nich zostały odrzucone, zaś warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;

  • w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50 proc. wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, o ile ich wykonanie jest konieczne;

  • w przypadku udzielenia w okresie poprzednich 3 lat dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących maksymalnie 50 proc. wartości zamówienia podstawowego. Przy czym zamówienie to musi polegać na powtórzeniu tego samego rodzaju świadczenia; 

  • możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności danego wykonawcy, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym danego wykonawcy;

  • zamówienie na dostawy jest dokonywane na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów Ustawy o giełdach towarowych;

  • zamówienie jest udzielane przez placówkę zagraniczną w rozumieniu przepisów Ustawy o służbie zagranicznej, o ile wartość zamówienia jest niższa od progów unijnych.

  1. Zapytanie o cenę

Jest to tryb, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców, a następnie zaprasza do składania ofert tych wykonawców, którzy zaoferowali najlepsze warunki. Dodatkowo warunkiem jest, że przedmiotem zamówienia mogą być jedynie dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. Natomiast wartość zamówienia nie może przekraczać progów unijnych. 

Minimalna liczba wykonawców, którym zamawiający musi wysłać zaproszenia, wynosi pięć. W sytuacji zaś, gdy mniej niż dwóch z wybranych wykonawców złoży oferty, postępowanie zostaje unieważnione.

  1. Licytacja elektroniczna

Licytacja elektroniczna jest to procedura, w której zamówienia udziela się za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej. Wykonawcy w tym trybie mogą składać swoje oferty wiele razy w formie tzw. postąpienia (tak, jak ma to miejsce w klasycznej licytacji). Oferty te podlegają automatycznej klasyfikacji.

Zamówienia publiczne i ich tryby – podsumowanie

Zgodnie z powyższym, aby instytucja publiczna dokonała zamówienia, czy to na towary, usługi czy roboty budowlane, musi najpierw przygotować ogłoszenie o zamówienie publiczne. Wymaga ono określenia przedmiotu zamówienia, kryteriów wyboru ofert oraz sposobu oceny złożonych ofert. Co ważne, zamawiający musi uważać, aby każde realizowane przez niego zamówienie było zgodne z zasadą jawności, uczciwej konkurencji, równości oraz bezstronności i obiektywizmu. 

Jak widać, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest mocno sformalizowane, co nie powinno dziwić, gdyż instytucje publiczne zazwyczaj operują ogromnymi kwotami, liczonymi w setkach tysięcy lub milionach złotych. W przypadkach szczególnych lub w sytuacjach, gdy wartość zamówień nie jest względnie wysoka (nie przekracza progów unijnych), instytucje zamawiające mogą skorzystać z trybów uproszczonych, dzięki czemu zarówno zamawiający, jak i wykonawcy oszczędzają czas, a co za tym idzie również pieniądze.