Poradnik Przedsiębiorcy

Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

Wykorzystywanie nowoczesnych technologii jest coraz popularniejsze również i w księgowości. Zauważyła to Unia Europejska, nakładając na państwa członkowskie przepisy wspomagające cyfryzację, w tym elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych. Sprawdźmy, co to oznacza w praktyce.

Elektroniczna faktura w zamówieniach publicznych - czym jest?

Faktura elektroniczna w zamówieniach publicznych to nie zwykły PDF, a ustrukturyzowany XML, który to format znamy już z obowiązkowych plików JPK_VAT.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna (e-faktura) w przeciwieństwie do faktur w zwykłym obrazie PDF pozwala na automatyczne przesyłanie i automatyczne przetwarzanie informacji z faktury w systemach finansowo-księgowych. Dzięki temu oszczędza się czas potrzebny na rozpoznanie faktury i minimalizuje ryzyko błędu w odczycie jej treści, a  dzięki wspólnym unijnym standardom ułatwia się uczestniczenie przedsiębiorców w zagranicznych zamówieniach publicznych.

Aby wymiana elektronicznych faktur ustrukturyzowanych była możliwa Ministerstwo uruchomi platformę e-fakturowania tzw. PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). Dzięki niej umożliwi się odbieranie i wysyłanie e-faktur z biznesu (czyli ze strony przedsiębiorców) do instytucji publicznych (zamawiających). PEF musi działać na dzień 18 kwietnia 2019 roku.

W październiku 2018 roku zaczęła funkcjonować platforma miniportal e-zamówień (jak wyjaśnia Urząd Zamówień Publicznych ma ona funkcjonować do czasu uruchomienia PEF).

Podstawa prawna elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych

Wspomniane unijne przepisy nakładające na Państwa członkowskie dostosowanie regulacji krajowych to Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. W odpowiedzi na zobowiązanie nałożone przez Unię, Polska dostosowuje swoje prawo pracując nad Projektem ustawy o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych.

Zgodnie z proponowanym projektem ustawy o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych już od 18 kwietnia 2019 roku polskie instytucje publiczne muszą być przygotowane do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych przesłanych przez przedsiębiorców.

Obowiązek przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych - kogo w praktyce dotyczy?

W pierwszej kolejności obowiązek obejmie instytucje publiczne, które od 18 kwietnia 2019 roku muszą być gotowe na przyjęcie faktur ustrukturyzowanych przy transakcjach powyżej 30 tysięcy euro. A od 1 sierpnia 2019 roku taki obowiązek będzie dla wszystkich transakcji w zamówieniach publicznych - bez względu na kwotę.   

Wśród instytucji publicznych objętych powyższym obowiązkiem będą m.in.:

1. Jednostki sektora finansów publicznych:

  • Sejm, Senat, Prezydent RP, Rada Ministrów, ministrowie, wojewodowie, gminy, powiaty, województwa, związki gmin i powiatów,

  • jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych,

  • państwowe szkoły wyższe,

  • samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,

  • państwowe lub samorządowe instytucje kultury, a więc np. teatry, opery, operetki, biblioteki, domy kultury, muzea,

  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i zarządzane przez nie fundusze,

  • Narodowy Fundusz Zdrowia,

  • Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,

  • państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych przepisów w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego.

2.   Spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia, w zakresie, w jakim dysponują środkami publicznymi.

3.   Jednostki wykonujące zadania o charakterze użyteczności publicznej:

  • państwowe jednostki organizacyjne, np. Poczta Polska,

  • komunalne jednostki organizacyjne,

  • jednostki zależne. 

Konsekwencje, jakie przyniesie elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

Co wprowadzenie elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych oznacza w praktyce? Dla przedsiębiorców wprowadzone zmiany oznaczają zapowiedź przyszłości księgowości, a co za tym idzie możliwość wykorzystania zmian w celu podniesienia swojej konkurencyjności. Jeżeli bowiem instytucje publiczne dostosują swoje systemy finansowo-księgowe do przyjmowania faktur ustrukturyzowanych, to ze względów ekonomicznych będą preferować współpracę z przedsiębiorcami wystawiającymi e-faktury w formacie ustrukturyzowanym.

Dzięki temu otrzymując taką fakturę, zamawiający będzie miał ją już rozpoznaną, odczytaną elektronicznie i wstępnie zaksięgowaną bez angażowania do tego osób.

Dotychczas stosowana faktura w formacie PDF nie spełnia wymogu elektronicznej faktury ustrukturyzowanej określonej w unijnej dyrektywie w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych przy wyborze systemów fakturujących należy zwrócić uwagę na to czy system księgowy umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz czy jest połączony z PEF! 

Dla zamawiających zmiany oznaczają  konieczność przygotowania swoich systemów na elektronizację. To cyfrowe rozwiązanie przyczyni się do oszczędności pieniędzy i czasu dla obu stron procesu zamówień publicznych.