Wykorzystywanie nowoczesnych technologii jest coraz popularniejsze również i w księgowości. Zauważyła to Unia Europejska, nakładając na państwa członkowskie przepisy wspomagające cyfryzację, w tym elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych. Sprawdźmy, co to oznacza w praktyce.
Elektroniczna faktura w zamówieniach publicznych - czym jest?
Faktura elektroniczna w zamówieniach publicznych to nie zwykły PDF, a ustrukturyzowany XML, który to format znamy już z obowiązkowych plików JPK_VAT.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna (e-faktura) w przeciwieństwie do faktur w zwykłym obrazie PDF pozwala na automatyczne przesyłanie i automatyczne przetwarzanie informacji z faktury w systemach finansowo-księgowych. Dzięki temu oszczędza się czas potrzebny na rozpoznanie faktury i minimalizuje ryzyko błędu w odczycie jej treści, a dzięki wspólnym unijnym standardom ułatwia się uczestniczenie przedsiębiorców w zagranicznych zamówieniach publicznych.
Aby wymiana elektronicznych faktur ustrukturyzowanych była możliwa Ministerstwo uruchomi platformę e-fakturowania tzw. PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). Dzięki niej umożliwi się odbieranie i wysyłanie e-faktur z biznesu (czyli ze strony przedsiębiorców) do instytucji publicznych (zamawiających). PEF musi działać na dzień 18 kwietnia 2019 roku.
Podstawa prawna elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych
Wspomniane unijne przepisy nakładające na Państwa członkowskie dostosowanie regulacji krajowych to Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. W odpowiedzi na zobowiązanie nałożone przez Unię, Polska dostosowała swoje prawo publikując Ustawę z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
Obowiązek przyjmowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych - kogo w praktyce dotyczy?
W pierwszej kolejności obowiązek obejmie instytucje publiczne, które od 18 kwietnia 2019 roku muszą być gotowe na przyjęcie faktur ustrukturyzowanych przy transakcjach powyżej 30 tysięcy euro. A od 1 sierpnia 2019 roku taki obowiązek będzie dla wszystkich transakcji w zamówieniach publicznych - bez względu na kwotę.
Wśród instytucji publicznych objętych powyższym obowiązkiem będą m.in.:
1. Jednostki sektora finansów publicznych:
-
Sejm, Senat, Prezydent RP, Rada Ministrów, ministrowie, wojewodowie, gminy, powiaty, województwa, związki gmin i powiatów,
-
jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych,
-
państwowe szkoły wyższe,
-
samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
-
państwowe lub samorządowe instytucje kultury, a więc np. teatry, opery, operetki, biblioteki, domy kultury, muzea,
-
Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i zarządzane przez nie fundusze,
-
Narodowy Fundusz Zdrowia,
-
Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,
-
państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych przepisów w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego.
2. Spółdzielnie, fundacje i stowarzyszenia, w zakresie, w jakim dysponują środkami publicznymi.
3. Jednostki wykonujące zadania o charakterze użyteczności publicznej:
-
państwowe jednostki organizacyjne, np. Poczta Polska,
-
komunalne jednostki organizacyjne,
-
jednostki zależne.
Jak wystawić fakturę elektroniczną ustrukturyzowaną?
Aby wystawić elektroniczną fakturę ustrukturyzowaną w systemie wfirma.pl wystarczy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ.
Tak wystawiona faktura posiadają automatycznie zapisany format elektronicznej faktury ustrukturyzowanej i pozwala na wysyłkę jej bezpośrednio do instytucji publicznej, na której rzecz przedsiębiorca dokonał sprzedaży.
Konsekwencje, jakie przyniesie elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych
Co wprowadzenie elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych oznacza w praktyce? Dla przedsiębiorców wprowadzone zmiany oznaczają zapowiedź przyszłości księgowości, a co za tym idzie możliwość wykorzystania zmian w celu podniesienia swojej konkurencyjności. Jeżeli bowiem instytucje publiczne dostosują swoje systemy finansowo-księgowe do przyjmowania faktur ustrukturyzowanych, to ze względów ekonomicznych będą preferować współpracę z przedsiębiorcami wystawiającymi e-faktury w formacie ustrukturyzowanym.
Dzięki temu otrzymując taką fakturę, zamawiający będzie miał ją już rozpoznaną, odczytaną elektronicznie i wstępnie zaksięgowaną bez angażowania do tego osób.
Dla zamawiających zmiany oznaczają konieczność przygotowania swoich systemów na elektronizację. To cyfrowe rozwiązanie przyczyni się do oszczędności pieniędzy i czasu dla obu stron procesu zamówień publicznych.
