Poradnik Przedsiębiorcy

JEDZ elektronicznie, czyli Jednolity Europejski Dokument Zamówienia

Od 18 kwietnia 2018 roku tzw. dokument JEDZ, czyli Jednolity Europejski Dokument Zamówienia Publicznego można składać tylko elektronicznie. Czym jest JEDZ i jakie obowiązki nakłada na wykonawców? 

Czym jest i kogo dotyczy Jednolity Europejski Dokument Zamówienia?

Jednolity Dokument Europejski Zamówienia (zwany dalej: JEDZ) to standardowy, ujednolicony formularz dla zamówień publicznych, których wartość przekracza progi unijne. Progi te są różne w zależności od przedmiotu zamówienia oraz rodzaju zamawiającego. Przykładowo, dla robót budowlanych progiem kwotowym zobowiązującym do wypełnienia JEDZ jest wartość 5 548 000 euro.

Progi określone są w:

  • Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń urzędowi publikacji Unii Europejskiej,

  • Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie określenia kwot wartości umów koncesji, od których uzależniony jest obowiązek przekazywania ogłoszeń urzędowi publikacji Unii Europejskiej.

JEDZ zastępuje różne i rozbieżne krajowe oświadczenia własne zamawiających, jednym standardowym formularzem ustanowionym na szczeblu europejskim. Formularz JEDZ jest dostępny w wielu językach.

Podmioty zobowiązane do złożenia JEDZ zamawiającym, to m.in.:

  • wykonawcy – w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia formularz JEDZ składa każdy z wykonawców,

  • podwykonawcy wskazani przez wykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia.

JEDZ zawiera następujące elementy:

  • Część I. Informacje dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia oraz instytucji zamawiającej lub podmiotu zamawiającego.

  • Część II. Informacje dotyczące wykonawcy.

  • Część III. Kryteria wykluczenia, np. wyroki skazujące, niewypłacalność, zaległości podatkowe.

  • Część IV. Kryteria kwalifikacji wyboru zamawiającego.

  • Część V. Ograniczenie liczby kwalifikujących się kandydatów.

  • Część VI. Oświadczenia końcowe.

Podsumowując, Jednolity Europejski Dokument Zamówienia jest narzędziem, które ułatwia uczestnictwo w zamówieniach publicznych. Jest on oświadczeniem dotyczącym kwalifikowalności, sytuacji finansowej i zdolności przedsiębiorstw, wykorzystywanym jako wstępny dowód we wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego powyżej unijnego progu.

Gdy przepisy krajowe na to pozwalają, ESPD (narzędzie do elektronicznej wysyłki JEDZ) może być również stosowany dla zamówień poniżej progu (małych zamówień) oraz w odniesieniu do koncesji (poniżej oraz powyżej progu), jeśli służy to uproszczeniu. Jednak nie jest to obowiązkiem, a możliwością.

Jakie obowiązki na wykonawców nakłada Jednolity Europejski Dokument Zamówienia?

W związku z tym, że JEDZ można składać tylko elektronicznie, przedsiębiorstwa-wykonawcy biorący udział w takich postępowaniach powinni posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Niewystarczający jest Profil Zaufany – bezwzględnie należy podpisywać dokumenty JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kolejnym obowiązkiem wykonawców związanym z JEDZ jest zaszyfrowanie swojej oferty (w sposób określony przez zamawiającego) i podanie klucza dostępu w treści wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w treści oferty. A elektroniczny dokument JEDZ powinien trafić na adres e-mail podany wcześniej przez zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

Wysyłając swoją ofertę, zamawiający powinien podać:

  • numer i nazwę postępowania, na które odpowiada,

  • swoje dane identyfikacyjne.

Powyższe informacje powinny zostać podane w formularzu w taki sposób, aby można było je odczytać bez konieczności odszyfrowywania oferty.

Wykonawca, który w postępowaniu bierze udział samodzielnie i nie polega na zdolności innych podmiotów w celu spełnienia kryteriów kwalifikacji, musi wypełnić jeden Jednolity Europejski Dokument Zamówienia.

Wykonawca, który bierze udział w postępowaniu samodzielnie, lecz polega na zdolności co najmniej jednego innego podmiotu, musi dopilnować, by instytucja zamawiająca lub podmiot zamawiający otrzymały jego własny Jednolity Europejski Dokument Zamówienia wraz z odrębnym JEDZ zawierającym stosowne informacje odnoszące się do każdego z podmiotów, na których wykonawca polega.

Grupy wykonawców biorące wspólnie udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia, powinny przedstawić odrębny Jednolity Europejski Dokument Zamówienia zawierający wymagane w zamówieniu informacje.

Elektroniczne narzędzie do wypełniania JEDZ

Aby ułatwić możliwość elektronicznej wysyłki JEDZ, Komisja Europejska stworzyła narzędzie, które pozwala na elektroniczne wypełnienie i wysłanie JEDZ. Nosi ono nazwę eESPD i odnajdziemy je pod linkiem https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=pl

Po wejściu na powyższą stronę wystarczy wybrać interesujący nas język, a następnie zaznaczyć odpowiednią opcję: „Jestem instytucją zamawiającą”, „Jestem podmiotem zamawiającym” lub „Jestem wykonawcą”.

Wykonawca może skorzystać z serwisu eESPD w celu:

  • wypełnienia formularza utworzonego przez zamawiającego,

  • ponownego wykorzystania formularza utworzonego wcześniej lub samodzielnego utworzenia nowego formularza.

Po wypełnieniu formularza wykonawca ma możliwość jego wydrukowania lub wyeksportowania w formacie xml. Tak przygotowany formularz, po jego podpisaniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, może zostać przekazany zamawiającemu.

Wygenerowany w serwisie eESPD plik xml powinien zostać zapisany przez wykonawcę na dysku lokalnym lub innym nośniku danych, ponieważ pliki nie są przechowywane w serwisie eESPD.