Wykonywanie niektórych zawodów wymaga ciągłego kontaktu z klientami. Czy w takich sytuacjach pracodawca może zobowiązać zatrudnionego pracownika do tego, aby podawał klientom swoje imię i nazwisko? Czy dane osobowe pracownika mogą być udostępniane przez pracodawcę? Czy pracownik ma prawo odmówić udostępniania swoich danych osobowych osobom trzecim? Dowiedz się więcej na temat.
Imię i nazwisko jako dane osobowe
Dane osobowe każdego człowieka podlegają ochronie prawnej bez względu na to, czy konkretna osoba jest zatrudniona w ramach stosunku pracy. W zakres takich informacji wchodzi oczywiście imię i nazwisko, które są cechami indywidualizującymi każdą osobę. W przypadku nawiązania stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego upublicznienie takich danych może być problematyczne dla każdego zatrudnionego, nie każdy bowiem chce, aby klienci firmy wiedzieli, jak nazywa się dana osoba. W dużej części branży podawanie imienia i nazwiska jest jednak koniecznością, ponieważ buduje pewną formę bezpieczeństwa w kontaktach biznesowych, a także pozwala pociągnąć do odpowiedzialności danego pracownika, jeśli popełni on błędy przy wykonywaniu swoich zadań.
Imię i nazwisko nie powinno być nikomu udostępniane bez zgody właściciela takich danych. Innymi słowy, jeśli dana osoba nie pozwoli nam na przekazywanie informacji o niej innym podmiotom, to nie wolno nam tego zrobić. W przeciwnym wypadku narażamy się na odpowiedzialność cywilną względem pokrzywdzonego. Może on żądać nie tylko zaniechania rozpowszechniania jego danych, ale także publicznych przeprosin oraz stosownego zadośćuczynienia za doznaną krzywdę.
„Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych może stanowić podstawę odpowiedzialności za naruszenie dóbr osobistych, jeżeli niezgodne z prawem przetworzenie tych danych skutkuje naruszeniem prawa do prywatności i dobrego imienia.
Bezprawność naruszenia dóbr osobistych jest wystarczającą przesłanką zasądzenia zadośćuczynienia w przypadku ich naruszenia działaniami władzy publicznej (art. 417 § 1 KC w zw. z art. 448 KC)”.
Dane osobowe pracownika
Pozostawanie w stosunku pracy ogranicza w istotny sposób ochronę danych osobowych zatrudnionego, w tym prawo do zachowania w tajemnicy jego imienia i nazwiska. Zgodnie bowiem z art. 221 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać podania takich danych od kandydata do pracy, a gdy zostanie on już zatrudniony, może również przetwarzać zgromadzone informacje. Powinno to następować jednak w obiegu wewnętrznym, tj. w ramach dokumentacji prowadzonej przez zakład pracy. W przypadku chęci opublikowania danych pracownika podmiotom spoza firmy konieczne staje się uzyskanie zgody zatrudnionego.
Przykład 1.
Pan Kamil pracuje jako magazynier. Jego przełożony chce, aby imię i nazwisko pracownika było widoczne na wszystkich dokumentach firmowych, które wiążą się z przyjmowaniem i wysyłaniem towarów. Zatrudniony wyraził zgodę na wykorzystanie jego danych osobowych. Czy pracodawca może umieszczać imię i nazwisko pracownika na dokumentach firmowych? Tak, ponieważ pan Kamil wyraził na to zgodę.
Okazuje się, że brak zgody pracownika na udostępnianie jego danych osobowych nie zawsze oznacza zakaz posługiwania się takimi informacjami przez pracodawcę. Sąd Najwyższy w wyroku z 19 listopada 2003 roku (sygn. akt I PK 590/02) stwierdził bowiem, że ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może więc posługiwać się danymi osobowymi zatrudnionego nawet wbrew jego woli lub bez wiedzy.
Przykład 2.
Pani Marcelina pracuje w znanej sieci fast food. Pracodawca poinformował wszystkich zatrudnionych, że każdy musi nosić plakietkę z imieniem i nazwiskiem, ponieważ taka jest odgórna polityka firmy. Kobieta nie zgadza się na takie rozwiązanie i złożyła na piśmie oświadczenie, że nie wyraża zgody na upublicznianie swoich danych. Pracodawca co prawda przyjął pismo pani Marceliny, ale i tak nakazał jej noszenie właściwej plakietki. Czy pracownica musi zaakceptować polecenie przełożonego? Tak, ponieważ jest to uzasadnione zadaniami firmy, jednocześnie podanie imienia i nazwiska zatrudnionej, które będzie widoczne dla klientów restauracji, nie powinno w żaden sposób naruszyć praw pani Marceliny.
Przykład 3.
Pani Patrycja jest szeregową pracownicą w dużej korporacji. Jej zadania nie obejmują kontaktu z osobami trzecimi, lecz skupiają się na pracy z dokumentami. Co jakiś czas kobieta musi jednak odbierać przesyłki adresowane do firmy. Pracodawca postanowił, że pani Patrycja powinna podawać swoje imię i nazwisko kurierom – co prawda nie jest to niezbędne do odbioru paczki, ale według zatrudniającego będzie dobrze świadczyć o kulturze pracowników. Pracownica nie chce zgodzić się na takie rozwiązanie – czy ma prawo odmówić poleceniu zatrudniającego? Tak, ponieważ charakter jej pracy nie powoduje konieczności podawania imienia i nazwiska osobom spoza firmy, nie wynika też z polityki firmy.
Pełne imię i skrócone nazwisko pracownika
Firmy decydujące się na to, aby ich pracownicy podawali swoje dane osobom trzecim, dosyć często decydują się na zastosowanie alternatywnego rozwiązania. Chodzi tutaj mianowicie o upublicznianie pełnego imienia zatrudnionego oraz pierwszej litery jego nazwiska. Takie rozwiązanie jest w pełni akceptowalne i nie narusza dóbr osobistych pracownika. Z jednej strony pozwala na częściowe odsłonięcie informacji o zatrudnionym względem klienta firmy, z drugiej zaś anonimizuje jego pełne nazwisko. W przypadku gdy klient chciałby złożyć skargę na pracownika, będzie to możliwe i nie naruszy danych osobowych zatrudnionego. Tego rodzaju rozwiązania spotykamy bardzo często w sklepach, restauracjach i różnych punktach usługowych.
Czy pracownik musi wyrazić zgodę na upublicznienie jego imienia wraz z pierwszą literą nazwiska? Co do zasady tak, choć jeśli tego nie zrobi, to pracodawca i tak może samodzielnie wykorzystać jego dane – pod warunkiem, że będzie to uzasadnione potrzebami zakładu pracy.
Czy brak zgody na podanie imienia i nazwiska może uzasadniać zwolnienie z pracy?
Pracodawca może w uzasadnionych przypadkach korzystać z imienia i nazwiska swojego podwładnego, a także nakazać mu udostępnienie takich danych osobom trzecim. Jednak co, jeśli zatrudniony nie zgodzi się na takie rozwiązanie i nie wykona polecenia przełożonego? W przypadku gdy podanie imienia i nazwiska wynika z długotrwałej polityki firmy, teoretycznie możliwe jest zwolnienie danej osoby z pracy. Oczywiście mówimy tutaj o zwolnieniu w zwykłym trybie, tj. z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub za porozumieniem stron. Odmowa upublicznienia imienia i nazwiska przez pracownika nie powinna uzasadniać zwolnienia dyscyplinarnego, chyba że zatrudniony swoim zachowaniem dopuścił się ciężkiego naruszenia swoich obowiązków, np. obraził pracodawcę, gdy odmawiał wykonania takiego polecenia. Każdorazowo ocena podstaw zwolnienia wymaga zbadania okoliczności danej sprawy. Przykładowo, jeśli w danej firmie zatrudnieni pracownicy od lat podają swoje imiona i nazwiska osobom trzecim, to nowy pracownik nie powinien kwestionować takiej praktyki. Jeśli to zrobi, pracodawca może go zwolnić. Z drugiej strony, jeśli pomysł podawania danych osobowych pracowników jest świeży, to zatrudnieni nie muszą stosować się do polecenia przełożonego, a ten nie powinien mieć prawa do zakończenia stosunku pracy. Równie istotne dla oceny całej sprawy są pobudki pracodawcy – jeżeli zdecyduje się zwolnić pracownika, który odmówi upublicznienia swoich danych, to musi udowodnić, dlaczego w ogóle wystąpił z takim poleceniem wobec zatrudnionego i w jaki sposób miałoby to pomóc przy prowadzeniu działalności gospodarczej.
Przykład 4.
Pan Krzysztof jest managerem średniej firmy handlowej. Po niedawnym szkoleniu za granicą wpadł na pomysł, aby wszyscy pracownicy nosili plakietki z imieniem i nazwiskiem. Zdaniem mężczyzny pozwoli to zacieśnić więzi pomiędzy pracownikami i wpłynie na efektywność pracy całego zespołu, który liczy kilkadziesiąt osób. Zatrudnieni są sceptycznie nastawieni do tego pomysłu, a część z nich wyraźnie odmawia zastosowania się do nowych zasad. Do tej pory nikt nie stosował tego typu rozwiązań, choć firma działa na rynku od 23 lat. Pan Krzysztof oznajmił, że brak zgody na stosowanie plakietek będzie oznaczał zwolnienie z pracy. Czy w tym przypadku działanie managera jest zgodne z prawem? Co do zasady nie, ponieważ trudno będzie wykazać, że podawanie imienia i nazwiska przez wszystkich pracowników jest konieczne ze względu na interes firmy. Jeśli jakiś pracownik zostanie zwolniony z powodu odmowy upublicznienia swoich danych osobowych, to ma dużą szansę na skuteczne zakwestionowanie dokonanego zwolnienia przed sądem pracy.
Podsumowanie
Imię i nazwisko pracownika należą do danych osobowych chronionych prawem. Pracodawca ma prawo przetwarzać takie informacje nawet bez zgody zatrudnionego, o ile jednak jest to podyktowane potrzebami zakładu pracy. Upublicznienie imienia i nazwiska pracownika powinno następować za jego wyraźną zgodą. Wyjątkiem od tej zasady są usprawiedliwione zadania i obowiązki pracodawcy związane z prowadzeniem zakładu, gdy są niezbędne i nie naruszają praw oraz wolności pracownika, np. gdy wynikają z przepisów prawa. W niektórych przypadkach odmowa podania imienia i nazwiska przez pracownika może stanowić podstawę do rozwiązania stosunku pracy.
